Care e cari WuBookers, diciamo sempre che Zak di WuBook è il gestionale perfetto per vari tipi di strutture: hotel indipendenti, piccole catene alberghiere, B&B, case vacanza, affittacamere e appartamenti turistici. Realtà simili tra loro poiché fanno parte dello stesso settore, eppure diverse, perché ognuna ha esigenze e criteri specifici. Se poi pensiamo che molte operano in Paesi differenti, europei e non, il quadro si complica ulteriormente.

Dunque, in che modo un unico software riesce a soddisfare le necessità di tutti e con quali garanzie per gli albergatori? Lo abbiamo chiesto ad Alberto Zagni, Sales Manager di WuBook Spagna e ad Arianna Della Santa, Team Manager Italia.  

Zak di WuBook, PMS ideale per tutti i tipi di strutture

“Posso dire che Zak, il PMS di WuBook, è davvero ideale per qualsiasi struttura turistica che voglia automatizzare e semplificare la sua gestione”, spiega subito Zagni. Le funzionalità del software sono infatti pensate per ottimizzare tutti i processi tipici delle realtà alberghiere, dalle prenotazioni, all’assegnazione degli alloggi, alle pulizie. Un programma completo che supporta davvero il lavoro di hotelier e property manager, alleggerendo l’operatività quotidiana.
“I servizi che Zak comprende sono indispensabili per quasi tutti i tipi di strutture”, prosegue Della Santa, “inoltre, la configurazione è abbastanza versatile e questo ci dà la possibilità di adattarlo facilmente a ogni cliente”. Proprio la flessibilità è uno dei maggiori punti di forza del PMS.  

Non si tratta di un pacchetto unico e rigido, ma di una piattaforma cloud all-in-one che, grazie al suo formato modulare e modulabile, lascia a ogni gestore la libertà di scegliere e utilizzare solo le funzionalità necessarie. “È possibile anche iniziare con meno funzionalità per abituarsi al loro uso e, col tempo, aggiungerne di nuove per progredire nella semplificazione operativa e amministrativa della struttura”, precisa Zagni. “Abbiamo cercato di progettare Zak in modo da offrire features flessibili e automatizzabili, che potessero supportare la crescita e la diversificazione delle strutture e delle loro attivitá”.

Funzionalità ad hoc per hotel, piccole catene, B&B e altre strutture ricettive

Modulari sì, ma anche specifiche: le funzionalità di Zak rispondono perfettamente alle esigenze di hotel, piccole catene, B&B e altre tipologie di realtà turistiche. I B&B, per esempio, hanno bisogno di un’interfaccia semplice e veloce che non sia sovraccarico di informazioni. “E anche di un planner, altrettanto semplice, che li aiuti a gestire in modo rapido un’operatività meno complessa rispetto ad altre strutture”, aggiunge Zagni.  

Secondo la sua esperienza, maturata in WuBook ma consolidata in ruoli precedenti, ciascun albergatore ha necessità peculiari. Gli hotel e le strutture di medie dimensioni devono poter disporre di un PMS un po’ più completo rispetto ai B&B, con un channel manager multicanale e, in alcuni casi, anche di un gestionale per piccoli bar o ristoranti.
Le catene invece cercano un controllo multi-property centralizzato e reportistica solida, per poter gestire tutte le operazioni sempre in modo facile ma alla luce di dati piú complessi.

“Se invece guardiamo agli appartamenti turistici e al vacation rentals”, prosegue, “scopriamo che invece la gestione deve adattarsi a caratteristiche completamente diverse per quanto riguarda la varietá anche geografica delle strutture, la durata media del soggiorno (che dipende dalla destinazione) e le comunicazioni con gli ospiti, meglio se automatizzate”. Dato che spesso queste strutture non hanno una reception, il sistema deve essere disponibile su app da cellulare o tablet per garantire la massima efficienza.Infine, anche per gli ostelli il gestionale deve potersi adattare a un’operatività rapida e a vendite particolari, come quelle dei dormitori (stanze condivise) e per i gruppi (anche numerosi).

Ad ogni struttura le sue features

Con l’aiuto di Zagni e Della Santa, proviamo a riepilogare le features native di Zak o integrabili più richieste da ogni struttura, suddivise in prioritarie e secondarie.

Tipo di struttura	Funzionalità necessarie	Funzionalità secondarie
B&B e piccole pensioni: strutture familiari con 3-10 camere, gestione spesso diretta del proprietario, focus su servizio personalizzato e colazione inclusa.	– Planner semplificato con vista rapida delle prenotazioni; – App per telefono e tablet; – Gestione del database clienti con note personalizzate per ogni ospite; – Check-in/check-out flessibile; – Reportistica di base per controllare l’occupazione e gli introiti; – Creazione pagina web semplice; – Possibilità di collegare un – Payment Gateway in modo che il cliente paghi direttamente online; – Channel Manager per gestire le OTA; – Booking Engine personalizzabile per prenotazioni dirette.	– Moduli avanzati di revenue management; – Possibilitá di effettuare prenotazioni per gruppi: Integrazione del POS per il bar/ristorante;  – Gestione multi-property; – Modulo per le statistiche per analizzare prodotti specifici in periodi specifici.
Hotel di medie dimensioni (20-100 camere): strutture con uno staff piú grande, che gestisce servizi aggiuntivi come il ristorante.	– PMS completo con gestione multi-utente che garantisce sicurezza nell’accesso; – Channel Manager avanzato per gestire varie OTA; – Sistema di gestione ristorante integrato per clienti interni ed esterni; – Gestione dell’housekeeping con assegnazione della pulizia delle camere, mantenimento e servizio “lost and found”; – Reportistica dettagliata per analizzare le performance ed eventuale forecasting; – Booking Engine personalizzabile per prenotazioni dirette; – Invio di Report istituzionali (come Istat e Schedine Alloggiati); – Gestione della fatturazione; – Modulo preventivi personalizzati.	– CRM; – Gestione pacchetti e multitariffa.
Catene Alberghiere e Gruppi: hotel con più proprietà, vacation rentals che hanno la necessità di processi standardizzati, controllo centralizzato, reporting consolidato.	– Gestione multi-property attraverso un’interfaccia centralizzata e multi-user; – Reportistica dettagliata per tutte le proprietà; – Gestione centralizzata di tariffe e disponibilità; – Sistema di prenotazioni online multiproprietá e geolocalizzato in varie destinazioni;  – Controlli di accesso gerarchici per diversi livelli di management; – Standardizzazione workflow e procedure.	– Personalizzazione massima; – Sito web completo; – Gestione ristorante.
Appartamenti e Case vacanza: proprietà per soggiorni lunghi, gestione spesso remota, pulizie a rotazione, focus sull’autonomia degli ospiti.	– Gestione soggiorni lunghi; – Accesso per proprietari; – Sistema automatizzato di comunicazione con gli ospiti; – Pianificazione pulizie e manutenzione; – Gestione depositi cauzionali e servizi extra; – Integrazione con Airbnb e portali di vacation rentals; – Integrazione con  fornitori di codici, smart locks, ecc.;  – Channel Manager per gestire le OTA;  – Invio di Report istituzionali (come Istat e Schedine Alloggiati); – Gestione check-in/check-out rapidi e automatizzati	– Statistiche per food and beverage; – Gestione ristorante.
Ostelli e Budget Hotels con prezzo competitivo, alta rotazione dell’ospite, servizi base e gestione ottimizzata dovuta a margini ridotti.	– Sistema di gestione letti in dormitori condivisi; – Gestione check-in/check-out rapidi e automatizzati; – Integrazione con portali specializzati (come Hostelworld e Booking.com per ostelli); – Analisi fatturazione, ADR e RevPar; – Sistema di gestione e prenotazione gruppi e walk-in; – Gestione servizi extra a pagamento (colazione, lockers, laundry, ecc.).	– CRM.

Le richieste più frequenti delle strutture e come risponde Zak

Al di là delle specificità di ogni singola struttura, esistono funzionalità o richieste piuttosto comuni, trasversali a tutte. Entriamo più nello specifico delle più frequenti per capire come possono migliorare l’operatività alberghiera.

1. Il Channel Manager

“Credo che il servizio in assoluto più richiesto sia il Channel Manager”, riflette Della Santa, “il perché è semplice: il 90% delle strutture è in vendita su differenti OTA e il Channel Manager di Zak permette di gestire prezzi e disponibilità da un’unica interfaccia”. Le OTA generano spesso il 70-80% delle prenotazioni per la maggior parte delle strutture, dunque questa funzione è particolarmente cruciale per la loro sopravvivenza. Automatizzare l’aggiornamento in tempo reale dei calendari tra le varie piattaforme – che è ciò che fa il Channel Manager di Zak – evita overbooking costosi e garantisce visibilità quasi immediata.

2. Configurazione rapida delle camere e delle tariffe

Un’altra necessità molto comune è quella di essere operativi il prima possibile, soprattutto nel caso in cui si passi da un PMS precedente a Zak, per non perdere continuità operativa.  “I clienti sono anche mossi dalla necessità di non perdere visibilitá perché la concorrenza potrebbe avvantaggiarsi della loro assenza”, racconta Zagni. Dunque, è importante rispondere con configurazioni veloci e semplici: caricare l’inventario e la scheda tecnica delle camere con foto, impostare tariffe multiple e flessibili, settare la disponibilità del calendario pronta per essere inviata alle OTA. L’obiettivo, assicurato dalla facilità di utilizzo di Zak, è essere online e funzionanti nel minor tempo possibile, anche con setup basilari da completare in un secondo momento.

3. Il Booking Engine

Il Booking Engine per il sito web è essenziale, perché consente di ridurre il costo di distribuzione delle OTA del 15-20% e mantenere il controllo della relazione con gli ospiti.
Cosa chiedono le strutture? Risponde Zagni: “Un booking engine responsive, personalizzabile e facilmente integrabile nel sito esistente. Noi generiamo uno script che in pochi secondi si integra con tutte i siti web”.

4. Gestione dei pagamenti e della fatturazione

Secondo le stime del team, l’80% dei nuovi clienti vuole gestire e avere visibilitá dei pagamenti e dei documenti fiscali. L’automazione amministrativa è essenziale per ridurre il carico burocratico e garantire trasparenza finanziaria in tempo reale. Le funzioni più richieste includono: payment gateway, fatturazione elettronica e download di liste di fatture e pagamenti da inviare al commercialista. “Le strutture hanno bisogno di tracciare entrate e uscite per la gestione quotidiana”.

5. Obblighi normativi e invio report istituzionali

“Spesso viene richiesto anche l’invio alle autorità di report istituzionali”, interviene Della Santa. In generale, infatti, albergatori e property manager si aspettano un collegamento con le autorità competenti per l’invio automatico della documentazione prevista per legge o fini statistici. E anche su questo, Zak non delude.

6. Accessibilità da mobile e in remoto da qualunque dispositivo

Spesso chi gestisce l’attività non risiede nello stesso luogo in cui si trova la proprietà. L’app  di Zak permette di creare nuove prenotazioni, effettuare check-in/check-out (è dotato anche di uno scanner per il documento del cliente) e, in generale, di accedere alle funzionalità del PMS da qualunque dispositivo. “L’accesso al sistema da ovunque garantisce il monitoraggio continuo senza vincoli fisici alla reception e in totale tranquillitá”, specifica Zagni.

7. Reportistica e statistiche

E continua: “La maggior parte dei clienti che ci contrattano ha bisogno di controllare le performance per prendere decisioni data-driven e ottimizzare i prezzi. I report più richiesti includono tassa di occupazione, RevPAR, canali di provenienza delle prenotazioni e forecast futuro”: la reportistica dettagliata di Zak facilita analisi e previsioni.

Gli altri vantaggi offerti da Zak per le strutture ricettive

In aggiunta a quelle evidenziate, il sistema prevede la possibilità di integrare servizi esterni come il self check-in, riuscendo così a rispondere in modo efficace ai bisogni di strutture sia piccole che piú strutturate.
Rimanendo sul piano tecnico, è importante citare anche l’adozione di protocolli PCI/DSS compliant, gli aggiornamenti automatici del sistema e i backup programmati per la sicurezza dei dati.
Anche l’automazione e la personalizzazione sono aspetti importanti dell’esperienza di Zak, ma uno dei principali punti di forza è “l’assistenza tecnica multilingue, professionale e veloce”, assicura Zagni. Un servizio che supera le normali aspettative di un customer care: “Non si tratta solo di un supporto tecnico, ma di avere un team di persone competenti sempre pronte ad aiutarti. I nostri consulenti non aiutano gli albergatore solo nel risolvere dubbi riguardanti l’uso del software, ma li orientano nella gestione generale, se richiesto”.

E per quanto riguarda costi di attivazione e piani di pagamento? “L’abbonamento è modulare e ogni struttura può scegliere quali servizi attivare”, specifica Della Santa. “Ci piace considerarci un partner strategico con soluzioni che crescono insieme al business dei clienti, adattandoci alle specifiche esigenze di ogni segmento”, puntualizza Zagni.
Per questo sono nate soluzioni commerciali diverse, come il modello “Try Before You Buy”, che include demo personalizzate e un ambiente di prova dove testare il prodotto; un programma fedeltà con vantaggi per clienti storici e accesso anticipato a nuove funzioni; una strategia “Value-Based Pricing” che adatta il valore alle specifiche esigenze di ciascuno.

E per l’estero? Zak oltre l’Italia e la Spagna

WuBook serve strutture presenti su vari Paesi e, per questo, dispone di strumenti e funzioni che interpretano le esigenze di ciascun mercato locale, come:

• il payment gateway per Regione (Stripe per l’Europa, MercadoPago per LATAM, Redsys per la Spagna, ecc.)
• l’adesione alle normative fiscali di ogni Paese (STN Italia, INE Spagna, GDPR Europa);
• la compliance della privacy (GDPR, CCPA, LGPD), anch’essa adattata alla normativa dei vari Paesi;
• i modelli di fatturazione diversificati per i vari Paesi.

Non dimentichiamo poi che anche ogni zona ha delle OTA più in vista di altre (HRS è molto forte in Germania, Agoda in Asia, Casas Rurales in Spagna, e così via): è fondamentale quindi avere un ventaglio di collegamenti del Channel Manager molto ampio perché ogni mercato richiede connessioni diverse.
“Il nostro approccio geolocalizzato”, sintetizza Zagni, “mantiene un’ottica tecnologica globale con specializzazione locale”. Cosa significa? Che ogni struttura può accedere a funzionalità necessarie generiche, ma anche a un setup personalizzato nella lingua del suo mercato di appartenenza, con configurazioni specifiche per il suo Paese, in conformità alle normative locali”.

Funzionalità in cantiere, per un’offerta ancora più puntuale

Di fronte a un mercato dinamico e multi sfaccettato come quello turistico, anche il PMS deve necessariamente evolversi. Ecco perché abbiamo dedicato un momento anche agli sviluppi futuri, per capire in quale direzione si sta muovendo il Team di sviluppo e perché.
“Stiamo testando un nuovo modulo dedicato al Vacation Rental”, anticipa Della Santa, “abbiamo sviluppato specifiche funzioni per questo target come gli accessi dedicati ai proprietari degli appartamenti, la visibilità delle statistiche e anche la possibilità di emettere un documento specifico legato alla recente direttiva DAC7”.

“Tra le novità in fase di sviluppo e di studio”, completa Zagni. “Stanno anche migliorando le funzionalità di automazione, specialmente per il check-in online e la comunicazione con gli ospiti”. Ottime premesse per un PMS ancora più completo ed efficiente.

5 buoni motivi per scegliere Zak

Prima di salutarci, abbiamo chiesto ad Alberto Zagni e ad Arianna Della Santa di dirci quali sono, secondo loro, le ragioni per cui una struttura dovrebbe preferire Zak ad altri PMS presenti in commercio.
Secondo Zagni il segreto sta in diversi fattori. “Primo, la semplicità d’uso”. Mentre altri gestionali richiedono settimane di formazione, con Zak una struttura inizia a lavorare già dal primo giorno. Secondo, l’integrazione completa: “Non vendiamo solo un PMS, ma un ecosistema integrato. PMS, Channel Manager, Booking Engine, Yield Management, tutto comunica perfettamente senza dover gestire altri suppliers”.
Terzo, la flessibilità commerciale grazie al sistema che cresce davvero con il business del cliente. “Inoltre, c’è la questione del supporto in lingua locale. Parlare con un servizio clienti che risponde sempre nella tua lingua e che in un massimo di due ore risolve i tuoi dubbi non é da tutti”.

Su questo è d’accordo anche Della Santa, che afferma: “La nostra assistenza è impeccabile”. A suo parere, oltre agli elementi evidenziati dal collega, ne va aggiunto un quinto: “I nostri prezzi sono contenuti e non abbiamo vincoli contrattuali: gli stagionali, ad esempio, pagano solo per i mesi in cui lavorano”.
Un vantaggio non da poco che si somma a quelli emersi fino qui e che confermano quanto Zak sia davvero il PMS perfetto per hotel, catene alberghiere, B&B, case vacanza e strutture ricettive in genere.