Care e cari WuBookers, oggi affrontiamo un argomento di grande interesse sia per gli albergatori sia per i clienti: l’overbooking in hotel. Ne parleremo dal punto di vista della struttura ricettiva cercando di capire quali strumenti adottare per limitare i potenziali problemi.

Che cos’è l’overbooking

L’overbooking o “sovra prenotazione” è una pratica molto diffusa nel traffico aereo e talvolta utilizzata anche nel settore alberghiero. Consiste nella possibilità di vendere (nel caso degli alberghi) più stanze di quelle realmente disponibili per una determinata data. L’overbooking può essere consentito dalle strutture ricettive, al fine di tutelarsi dalle cancellazioni che sanno essere “fisiologiche” su una certa data.

Cosa succede in caso di overbooking

L’overbooking è un tipo di vendita priva di una legislazione specifica. Questo però non solleva i gestori del turismo dalle possibili responsabilità.

Un hotel che applica l’overbooking e ha davanti un cliente rimasto senza camera, deve garantire una soluzione di pari livello a quanto effettivamente prenotato in base agli articoli 1175 e 1375 del Codice Civile. Il cliente, ricevuta la contro proposta, potrà decidere di accettare la sostituzione offerta, oppure potrà rifiutarla, ottenendo la restituzione della caparra versata.

Chi ci guadagna?

Dal punto di vista del cliente, l’overbooking è una pratica accettabile a patto di ricevere una compensazione adeguata o superiore alla nostra prenotazione. 

Ma per gli albergatori, siamo certi che si tratti di una mossa così vantaggiosa?

Se ad applicare l’overbooking è una struttura molto grande, come una catena alberghiera, la cosa può avere senso, perché le soluzioni alternative saranno sicuramente praticabili. Ad esempio l’hotel manager potrà offrire al cliente una camera migliore allo stesso prezzo o spostare il cliente in una struttura vicina.

La pratica, a nostro avviso, è da evitare per le realtà piccole che vogliono giocarsi la carta del rapporto familiare col cliente. 

I vantaggi e gli svantaggi dell’overbooking

Detto ciò ecco questi sono i vantaggi che un albergo può trarre dalla pratica dell’overbooking:

• Massimizzare le entrate e i profitti;
• Raggiungere il 100% di occupazione, compensando le cancellazioni e i clienti che non si presentano;
• Ottimizzare i costi di gestione assicurandosi la vendita di tutte le stanze.

Qui invece gli svantaggi a cui bisogna prestare molta attenzione:

• Rischio di non soddisfare le aspettative del cliente con un possibile aumento delle recensioni negative;
• Rischio di dover restituire l’eventuale caparra versata;
• Possibilità di dover sostenere costi elevati per trovare una soluzione alternativa accettabile;
• Perdita di possibili entrate dai walk-in. Walk-in è il termine tecnico che gli addetti del settore, danno ai viaggiatori di passaggio.

È bene sapere che…

Alla luce di ciò, se un albergatore vuole utilizzare questa tecnica, deve tenere in considerazione vari elementi come:

• Il numero delle camere disponibili;
• Il rapporto tra i “no-show” e le prenotazioni confermate in base ad un’analisi degli anni precedenti;
• Il rapporto tra i  “no-show” e le prenotazioni garantite con caparra o con carta di credito, sempre su base di un’analisi storica;
• Il numero di possibili cancellazioni su base storica;
• La durata media delle prenotazioni previste;
• I potenziali walk-in;
• Le quantità di overbooking in base alla tipologia di stanza.

Gestire l’overbooking grazie al Channel Manager

Un albergato prudente che non vuole mettere a rischio la propria credibilità, ha oggi la possibilità di gestire al meglio la pratica dell’overbooking, limitando anche i danni delle cancellazione dell’ultimo momento. Questo è possibile grazie al Channel Manager.

Il Channel Manager è uno strumento, o soluzione tecnologica, con il quale è possibile gestire facilmente e contemporaneamente l’offerta e la vendita delle camere di una struttura ricettiva da più piattaforme di prenotazione.

Il Channel Manager è in grado di aggiornare in tempo reale e, automaticamente, le disponibilità di camere o appartamenti su tutte le piattaforme di vendita a cui è collegato. Quando qualcuno prenota una stanza, il Channel Manager aggiorna la disponibilità su tutti i siti web, sia che si tratti del proprio sito di vendita, sia una OTA o un Metasearch. In questo modo non dovrai fare cambiamenti manuali.