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Gestione del ristorante dell’hotel: consigli e strumenti utili

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Cari e care WuBookers, cambiare la destinazione d’uso del ristorante interno al vostro hotel è un pensiero che forse avete maturato anche voi a un certo punto della vostra carriera. E sicuramente avrete avuto ottime ragioni per farlo. Si tratta infatti di una realtà che aggiunge complessità – e costi – alla struttura, ma che se ben gestita può avere anche un impatto molto positivo, sia in termini economici che di ritorno di immagine. In questo articolo abbiamo raccolto qualche consiglio peroccuparvi al meglio del ristorante dell’hotel, fornendo un servizio aggiuntivo alla vostra clientela e creando un’occasione di guadagno in più per voi.

Differenze tra un ristorante indipendente e il ristorante di un albergo

Anche se molto simili (entrambi offrono servizi di ristorazione), un ristorante indipendente e quello di un albergo differiscono in almeno tre aspetti fondamentali: 

  • orari: spesso la cucina del ristorante è anche l’unica cucina della struttura. Questo significa che, oltre a soddisfare le ordinazioni della sala, potrebbe dover rispondere anche a chi richiede un servizio in camera, a qualunque ora. Il che comporta un’apertura prolungata, spesso anche di 24 ore su 24; 
  • ordini: dal primo punto deriva anche il secondo, ovvero la necessità di coordinare le diverse “comande” anche negli orari di punta, organizzando alla perfezione la cucina per evitare che si creino disservizi o malumori tra gli ospiti o lo staff;
  • logistica: oltre alla sala adibita al pasto, gli ospiti dell’hotel potrebbero voler mangiare anche in altri luoghi della struttura: in camera, appunto, ma anche in veranda o a bordo piscina. Una logistica così flessibile, prevede un servizio altrettanto adattabile e pronto.

Oltre a questo, il ristorante dell’hotel – se gestito internamente e non in outsourcing – concorre all’economia generale della struttura. Pertanto la sua gestione prevede la collaborazione con tutti gli altri dipartimenti per garantire la sostenibilità e il raggiungimento degli obiettivi di business: una potenziale difficoltà che un locale indipendente, invece, non ha. 
Proprio per ragioni di business, potrebbe essere necessario attrarre tipi di clienti diversi: non solo coloro che alloggiano già in struttura, ma anche persone esterne. Un ulteriore livello di distinzione rispetto a quanto avviene in un ristorante normale, con cui di fatto un ristorante alberghiero si trova a competere.

gestione ristorante hotel sala
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Consigli per gestire il ristorante dell’hotel e farlo funzionare

Gli esempi virtuosi di hotel con ristorante integrato sono molti. Secondo un’elaborazione della Guida Michelin per Il Sole 24 Ore, infatti, il 36% dei locali segnalati dalla celebre guida sono collegati ad alberghi (139 stellati su 385). 
Certo, si tratta di eccellenze, che però danno la misura di un fenomeno in espansione, come confermato anche dalle parole di Sergio Lovrinovich, direttore della Guida Michelin Italia.  Nello stesso articolo sopra menzionato, infatti, Lovrinovich definisce il fine dining degli hotel un trend in crescita che, iniziato da alcune strutture boutique di nicchia, si sta diffondendo anche tra le catene internazionali per soddisfare le aspettative di una clientela sempre più preparata ed esigente. 
Per questo è importante saper gestire l’offerta nel migliore dei modi, a partire dalla sua comunicazione.

Identità: fai del tuo ristorante un brand

Il primo passo per valorizzare il tuo ristorante è comunicarlo bene. Una veste grafica e un’identità curate sono fondamentali per trasmettere la tua offerta a tutta la clientela e guidarne così la percezione.
Alla fine saranno i piatti a parlare per te, ma senza un’adeguata comunicazione di marca sarà difficile attirare ospiti interni ed esterni nel tuo locale. Assicurati quindi di avere definito in che modo il ristorante deve presentarsi e di aver disposto tutto il materiale necessario: se ha un nome proprio, potrebbe essere utile creare un’insegna e una segnaletica interna all’hotel; prepara quindi i biglietti da visita e personalizza il menù. Anche le divise del personale, gli arredi e il tovagliato possono essere brandizzati, senza trascurare la giusta coerenza con il resto dell’hotel per non tradirne lo stile e l’atmosfera, soprattutto se sono aspetti apprezzati dai tuoi clienti.

gestione personale ristorante hotel

Personale qualificato: il tuo fiore all’occhiello

Di sicuro saprai già quanto il personale di un albergo può fare la differenza, sia per la soddisfazione dei clienti, che per l’organizzazione interna.
Poter contare su professionisti qualificati assicura infatti un servizio migliore per chi sceglie la tua struttura, limitando imprevisti e possibili intoppi all’attività, compresa quella del ristorante.
Uno chef con esperienza nel settore alberghiero, e uno staff altrettanto preparato, garantiscono il corretto funzionamento della cucina e della sala, nonché la gestione fluida di eventuali ordinazioni fuori orario o fuori programma.

Diversificazione della proposta: da ristorante a ristobar

Il ristorante classico non è l’unica formula con cui proporre un servizio di Food&Beverage ai tuoi clienti e nel settore non mancano soluzioni più informali come Cocktail o Lounge Bar.
In questi casi, l’offerta alla carta è molto semplificata, mentre è più ricca quella di snack e drink, anche elaborati. Si tratta di una proposta molto apprezzata soprattutto dalla clientela straniera e che, in generale, non è priva di vantaggi, anche economici. 
Ovviamente, prima di lanciarsi in una trasformazione del proprio ristorante in un ristobar, è importante conoscere il proprio target e il contesto in cui ci si trova: se la tua clientela è prevalentemente familiare, sarà difficile che venga attratta da un locale per aperitivi. Se poi nella tua zona bar e pub si sprecano, mantenere aperto il tuo ristorante potrebbe non essere una cattiva idea per offrire qualcosa di diverso.

Trattamenti speciali e sconti: dai valore ai tuoi clienti

Un cliente già acquisito costa meno di uno da acquisire. E allora perché non sfruttarlo al massimo con una strategia promozionale ad hoc? Ad esempio, potresti riconoscere uno sconto speciale per il tuo ristorante a tutti gli ospiti che prenotano un soggiorno direttamente dal tuo sito. A seconda dell’orario di arrivo, potresti poi tentarli con una mail in cui li informi di aver riservato per loro – senza impegno – un tavolo al ristorante dell’hotel, qualora desiderassero rifocillarsi prima di iniziare la vacanza.

Ogni occasione è buona per fare upselling e cross selling, compresa la colazione. Se i tuoi ospiti hanno previsto la colazione in hotel, cerca di offrire un servizio impeccabile e di alta qualità, ricordandogli che potrebbero vivere la stessa esperienza anche a pranzo o a cena: sarà più facile convincerli se avranno già avuto un assaggio, gradito, di ciò che proponi.

gestire la colazione nel ristorante di un hotel

Visibilità e reputazione: fatti vedere per farti scegliere

Se sei intenzionato ad attirare clientela da fuori, è necessario comunicare comunicare comunicare! Online e offline. 

Sito internet e social network sono i primi strumenti da attivare per raccontare anche al mondo esterno cosa possono trovare all’interno della struttura: il menù, le proposte del giorno, ma anche le ricette speciali, il personale e gli ospiti. Come ci insegnano alcuni dei film più famosi ambientati in hotel, la vita di un ristorante alberghiero è fatta di tanti momenti e, se ben confezionati, hanno tutti il potenziale per conquistare nuovi clienti. 

Non dimenticare poi i portali specializzati, come The Fork o TripAdvisor e soprattutto non sottovalutare le recensioni: gestisci i commenti positivi e negativi senza timore, sono ottime opportunità per mostrare chi sei e come sei oltre la semplice promozione.

E offline? Organizzare eventi speciali – come serate a tema o feste aperte al pubblico – può assicurare una buona visibilità anche verso persone che ancora non ti conoscono.   Anche nel mondo analogico vale poi la regola del fare rete: crea relazioni con fornitori, partner e realtà vicine, compresi eventuali altri ristoranti. Un mutuo scambio di visibilità non può che giovare a te e a loro.

Software di gestione di hotel e ristorante: Kylix di WuBook

Gran parte di quello che abbiamo detto sin qui non potrebbe funzionare se alla base non ci fosse un sistema di gestione del ristorante integrato con il PMS dell’hotel a facilitare tutte le attività. 

Un esempio? Zak, il gestionale per alberghi e strutture ricettive di WuBook, che comprende anche il modulo per l’operatività del ristorante. Grazie a questo strumento, puoi automatizzare e velocizzare il lavoro di tutti sfruttando diverse funzionalità, come: 

  • creare menù digitali raggiungibili tramite QR code dai tuoi ospiti, facili da modificare e stampabili; 
  • associare i tavoli alle camere della tua struttura e collegare la cassa del ristorante alla fatturazione delle camere, per un’attribuzione più rapida dei pasti e dei relativi costi; 
  • gestire agilmente le prenotazioni dei clienti esterni, sempre all’interno dello stesso sistema, compresi gli ordini take away; 
  • creare e configurare diverse aree del tuo ristorante (bar, veranda, piscina) e assegnare a ciascuna un menù digitale diverso; 
  • variare la distribuzione dei tavoli in base alle prenotazioni; 
  • inoltrare la comanda direttamente dalla sala alla cucina senza doverla scrivere a mano su fogli dispersivi e poco pratici;
  • attivare accessi differenziati per lo staff, in modo che ciascuno acceda solo alle parti di sua competenza.
software gestione comande ristorante hotel

Con Zak anche l’esperienza del cliente migliora: puoi impostare l’ordine di uscita della comanda ristorante, così puoi orchestrare il servizio in base alla situazione reale riducendo l’attesa per gli ospiti più impazienti. Inoltre, per evitare file al momento del pagamento, puoi calcolare rapidamente il conto individuale o frazionare il totale in parti uguali per il numero degli ospiti. 

E per valutare l’andamento nel tempo o pianificare l’attività con anticipo? Con il Report pasti e le statistiche dettagliate puoi farti subito un’idea del lavoro previsto (e di quante forniture servono) e avere una panoramica immediata e precisa di come sta andando il ristorante nel periodo di tuo interesse, comparando anche momenti diversi o filtrando per parametri specifici.

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I vantaggi di gestire un hotel con ristorante

Per quanto la gestione del ristorante dell’hotel non sia priva di difficoltà, è altrettanto vero che i vantaggi non mancano. In estrema sintesi:  

  • un’offerta più ampia, per attirare e accontentare clienti diversi, comprese eventuali agenzie con cui creare pacchetti vacanza completi di pasti; 
  • potenzialità di guadagno più alte, soprattutto se l’offerta è studiata rispetto al contesto e al pubblico; 
  • maggiori occasioni di visibilità anche per la struttura alberghiera: dalla clientela locale e straniera può infatti derivare un buon passaparola.

E con gli strumenti giusti, anche questo settore può essere gestito in modo coerente e coordinato al resto dell’hotel, a beneficio di tutta la struttura.

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