Cari e care WuBookers, oggi ci occupiamo di una delle restrizioni più utilizzate dai gestori di strutture ricettive: il minimum stay o soggiorno minimo. Una condizione che – se ben studiata e applicata – comporta diversi vantaggi per l’albergo, sia di natura economica che organizzativa, e può essere apprezzata anche dai clienti. 
Esistono però anche alcune controindicazioni che è bene conoscere per evitare mosse controproducenti: vediamole insieme.

Minimum stay: di cosa si tratta e a cosa serve

Il minimum stay, spesso abbreviato in Min Stay o MinLOS (Minimum Lenght Of Stay), consiste nel vincolare la durata della prenotazione a un periodo di soggiorno minimo, definito in numero di notti e attivabile in date specifiche a scelta dell’albergatore.
Un caso tipico è il minimum stay di due notti, che prevede che chi alloggia in struttura in certi giorni possa farlo solo per due notti consecutive o più. 
Si tratta quindi di quella che in gergo viene chiamata una “restrizione”, perché di fatto limita la libertà di prenotazione degli utenti che, ad esempio, potrebbero voler acquistare solo una notte. 

Applicabile sia alle prenotazioni dirette, ovvero quelle che avvengono tramite il sito dell’albergo o del B&B, sia a quelle indirette (provenienti da altri canali, come le OTA grazie al channel manager collegato), il minimum stay è spesso correlato a una promozione, come sconti e tariffe speciali. 
Questo serve a invogliare i clienti e rendere più appetibile una soluzione che, almeno in teoria, produce diversi vantaggi per il gestore dell’albergo. 

Vantaggi del minimum stay

Perché impostare il minimum stay? Il motivo principale è presto detto: il soggiorno minimo impone agli ospiti un pernottamento di una certa lunghezza. Una permanenza più lunga può favorire la possibile aggiunta di servizi ancillari e comporta sicuramente una ottimizzazione dei costi di gestione della camera, comprese pulizie e servizio di biancheria. I pernottamenti di una sola notte, al contrario, rischiano di pesare sulla struttura, che si deve comunque fare carico di tutto l’iter di housekeeping management, con opportunità di upselling e cross selling ridotte. 

Altra ragione importante per attivare questo tipo di restrizione è il suo valore in termini di marketing. Associato a offerte e promozioni estemporanee può infatti generare interesse e attirare una clientela in cerca di soluzioni convenienti. Proprio la convenienza potrebbe rivelarsi un’ulteriore leva commerciale, stimolando la stessa clientela a prolungare il soggiorno anche oltre le date previste grazie al risparmio ottenuto. 

In sintesi, il minimum stay rappresenta un utile strumento di revenue management che – se inserito in una strategia di prezzi più ampia – può portare a ritorni economici non indifferenti. E tuttavia, non è esente da possibili controindicazioni.

Svantaggi del minimum stay

Il primo potenziale ostacolo all’efficacia del minimum stay è la percezione da parte dei clienti, la cui libertà di scelta viene limitata. Per evitare che il numero minimo di notti venga visto come una forzatura è necessario presentarlo bene, non solo con incentivi promozionali, ma anche con comunicazioni esplicite e implicite. In questo senso, è importante esporre sui propri canali di prenotazione le ragioni legate all’impostazione di un soggiorno minimo e/o muoversi anche per via indiretta tramite la tecnologia.
Ad esempio, potresti inserire un messaggio sul sito che spiega che, per via della richiesta elevata in un determinato periodo, il pernottamento in hotel è vincolato alla prenotazione di un certo quantitativo di giorni. Un’informazione che potrebbe essere trasmessa anche dal pannello di prenotazione sul tuo sito: all’inserimento della data di arrivo da parte del cliente, il sistema potrebbe restituire automaticamente quella di partenza calcolata sulla base del minimum stay previsto, “bloccando” così parzialmente le possibilità di modifica dell’utente. 

Un eccesso di vincoli tariffari può inoltre portare a una perdita di visibilità e ranking sulle piattaforme OTA. Troppe restrizioni possono infatti influire sulla frequenza con cui la tua struttura viene proposta tra i risultati di ricerca di Booking e di altri portali, soprattutto se non soddisfa le condizioni previste dagli utenti. Un effetto negativo, a cui bisogna prestare attenzione.  
Quindi quando è meglio applicare il minimum stay?

Quando usare il minimum stay: esempi di applicazione

Ogni struttura ha offerte e strategie diverse e ogni caso è a sé. Tuttavia, ci sono alcune situazioni ricorrenti che possono fornire qualche valido esempio di utilizzo del minimum stay. 

Una di queste riguarda l’alta stagione o i periodi di richiesta elevata, come festività o giorni in corrispondenza di fiere ed eventi importanti.
In questi casi, la struttura potrebbe attivare il minimum stay per un numero di notti utile a coprire l’arco di tempo più gettonato, evitando così buchi nel planning e massimizzando il ritorno della vendita delle camere. Pensiamo a un hotel di Milano durante la Fashion Week o il Salone del Mobile, oppure a un albergo di mare o montagna nella settimana di Ferragosto: vincolare la prenotazione a un certo numero di notti riduce i cosiddetti one-night stayers (gli ospiti da una sola notte) e l’eccessiva parcellizzazione delle disponibilità, che potrebbe a sua volta scoraggiare chi cerca un alloggio per più tempo. 

Il calendario è un indicatore importante anche per chi ha poche stanze da offrire – e vuole ottimizzarne la gestione – o quando si passa da un periodo di alta a uno di bassa stagione. Certo, la quantità di notti fisse deve essere comunque ragionevole e giustificata, lo dicevamo poco fa, però in alcuni casi può aiutare ad allungare la permanenza anche un po’ oltre il picco della domanda. 

Tutto questo è valido ed efficace, però, solo se supportato da adeguate strategie di yield e revenue management, basate sull’analisi dello storico delle prenotazioni. Queste infatti potranno dirci qual è il periodo di maggiore affluenza e quale invece andrebbe incentivato maggiormente. Potremmo persino scoprire che, per alcuni momenti dell’anno, non abbiamo bisogno di alcuna restrizione perché le camere “si vendono da sole” o che è più conveniente variare l’offerta, mantenendo solo alcune stanze libere da vincoli. Dove ricavare questi dati? Dal tuo PMS, ovviamente.

Come gestire il minimum stay da WuBook

Zak, il PMS per hotel di WuBook, permette infatti di impostare diverse restrizioni e ricavare i dati di andamento nel tempo, da utilizzare per le proprie strategie di offerta. Grazie ai moduli di gestione delle impostazioni integrati Tabla e Sytar è possibile ricavare una visione dettagliata dei singoli giorni/camera (Tabla) o effettuare modifiche massive sui lunghi periodi (Sytar).
Il primo è quindi molto comodo per l’operatività quotidiana, mentre il secondo risulta particolarmente utile per le impostazioni stagionali o annuali di tariffe e restrizioni.
Inoltre, la visualizzazione amichevole e personalizzabile rende entrambi gli strumenti facili da usare, anche dalla app mobile. 

Una volta impostato, il minimum stay interessa qualunque giorno della prenotazione: sia esso il check-in o il secondo giorno o persino l’ultimo. Il sistema prenderà quindi il valore più alto di soggiorno minimo presente in tutte le date selezionate dall’ospite e controllerà se questo è superiore alla durata della prenotazione, applicandolo di conseguenza.

Lo storico dei dati è sempre accessibile attraverso la reportistica, che permette di fare diverse verifiche: ad esempio, è possibile controllare periodo per periodo la durata media dei soggiorni prenotati; oppure, a partire dal totale delle prenotazioni ricevute, vedere quante – in percentuale – sono state di un solo giorno, o di due e così via. Una visione completa e dettagliata dunque che, abbinata a una varietà di limiti e condizioni tariffarie, garantisce agli albergatori diverse possibilità di manovra.

Altre restrizioni possibili con WuBook

Il minimum stay non è infatti l’unica restrizione esistente e di certo non è l’unica che è possibile gestire con WuBook. Le altre, altrettanto importanti, sono: 

• Max stay: il contrario del minimum stay, impone una durata massima ad ogni soggiorno;  
• Anticipo Minimo: consente di creare tariffe con scontistiche per chi prenota con un certo anticipo rispetto alla data di arrivo. L’anticipo può essere espresso in ore, giorni, mesi o persino anni e permette di impostare offerte con sconti “Early Booking”;
• Anticipo Massimo: consente di creare una tariffa “Last minute”, che riserva uno sconto a chi prenota al massimo uno o due giorni prima dell’arrivo, o limita le prenotazioni per soggiorni troppo lontani;
• Min Stay Arrival: meno restrittivo del Min Stay, prevede una durata minima per ogni pernotto che comincia nella data interessata, e solo in quella;
• Max Stay Arrival: come il Min Stay Arrival, ma con una durata massima; 
• Chiusura agli arrivi: serve a impedire che ci siano arrivi su un dato giorno/camera. Così facendo, la camera non sarà chiusa, ma rimarrà disponibile per soggiorni che cominciano prima della data impostata;
• Chiusura alla partenza: evita che ci siano partenze in un preciso giorno/camera. Anche in questo caso, la camera non sarà chiusa, ma potrà essere impegnata per pernottamenti che finiscano dopo quella data;
  Lo scopo della chiusura al check-in e della chiusura al check-out è di scegliere con precisione “chirurgica” in quale giorno consentire gli arrivi e le partenze. Un esempio? Ipotizziamo che una struttura stagionale della Romagna voglia solo soggiorni di sette notti da sabato a sabato. La restrizione Min Stay non consente di impostare questo vincolo, perché mettere min stay=7 non obbliga in alcun modo a fare cominciare e finire il soggiorno proprio di sabato. Per ottenere questo risultato si imposta la chiusura al check-in e la chiusura al check-out su tutti i giorni della settimana da domenica a venerdì e si lascia libero da restrizioni solo il sabato;
• Chiusura della vendita: quando viene impostata, il giorno/camera non può essere venduto e non è nemmeno possibile prenotare soggiorni in periodi che includano la data chiusa;
• Modificatore di disponibilità: è una delle restrizioni più potenti garantite da Zak perché permette di modificare la reale disponibilità delle camere. Attraverso questo parametro è possibile definire infatti una disponibilità maggiore o minore di quella che hai fisicamente nella tua struttura. In questo modo, è possibile riservare alcuni alloggi da immettere sul mercato sotto data, oppure aumentarli per compensare il dato storico delle cancellazioni su un certo periodo;
• No OTA: se attivo, chiude la vendita del giorno/camera su tutti i canali del channel manager, lasciandola però aperta sul tuo Booking Engine di Zak.

E se un cliente, una volta in struttura, non rispetta le restrizioni quindi, ad esempio, lascia la camera prima del tempo nonostante il minimum stay? In questo caso, per tutelarsi dall’ipotetico danno, è consigliabile lavorare con le regole di cancellazione, prevedendo un sovrapprezzo qualora si verificassero certe condizioni. Le penali verranno riportate, oltre che in fase di prenotazione, anche nel voucher di prenotazione dell’ospite, che rappresenta un contratto tra l’albergatore e l’ospite a tutti gli effetti di legge.
Ma questa è un’altra storia…