Cari e care WuBookers, quando si tratta di scegliere il PMS per hotel sappiamo che entrano in gioco tanti fattori. Il mercato offre infatti diverse alternative e capire quale sia quella più adatta non è sempre facile. Per questo, abbiamo raccolto i principali aspetti che è bene considerare e alcuni consigli pratici per fare la scelta giusta.

5 caratteristiche da ricercare nel PMS

Abbiamo già visto nel dettaglio cosa significa PMS e come funziona, ma per chi ancora non lo sapesse è bene ricordare che il Property Management System è un software gestionale fondamentale per ogni hotel e struttura ricettiva. Da qui infatti è possibile gestire in modo automatico e veloce numerose attività tra cui: l’impostazione delle tariffe, il check-in e il check-out, la configurazione delle camere e l’organizzazione del personale, solo per citare qualche esempio. Ma come scegliere quello giusto? Ecco le 5 caratteristiche che dovresti valutare, secondo noi, prima di acquistare un PMS.

1. Facilità di utilizzo: interfaccia e accessibilità

Il primo aspetto che ti invitiamo a considerare è la facilità di utilizzo. Indipendentemente da quanto ci sai fare con la tecnologia è importante che il software sia amichevole e intuitivo per agevolare il lavoro di tutti. Ricorda infatti che probabilmente non sarai l’unica persona a usarlo e non tutti hanno la stessa dimestichezza con i programmi digitali. Preoccupati quindi sia degli aspetti grafici, come il design e l’interfaccia, sia di quelli operativi: fare o annullare determinate operazioni dovrebbe essere piuttosto semplice per agevolare il lavoro di tutti ed evitare di creare confusione e disservizi. In questo senso, anche l’accesso al PMS dovrebbe essere garantito in ogni momento e da qualunque dispositivo per permettere verifiche e interventi estemporanei: una funzionalità che solo le soluzioni in cloud possono assicurare.

2. Completezza: funzionalità a tutto tondo

Lo dicevamo all’inizio: un gestionale per hotel è sempre di più uno strumento di lavoro a 360°, che risponde alle esigenze quotidiane degli albergatori non solo quando si tratta di organizzare l’attività, ma anche in fase di vendita e post-vendita delle camere e dei servizi ancillari. 
Per questo è sempre meglio scegliere un gestionale per hotel tutto in uno, che comprenda anche: 

• il Channel Manager, ovvero il programma che permette di inviare, gestire e aggiornare i prezzi delle camere anche sulle altre piattaforme di prenotazione, come OTA e simili; 
• il Booking Engine, il sistema di prenotazione integrato al tuo sito web che ti permette di ricevere prenotazioni dirette. In alcuni casi, come quello di Zak, il PMS di WuBook, puoi creare il tuo sito web direttamente dal software di gestione; 
• lo Yield Management, il software per controllare e gestire automaticamente i prezzi delle camere in base alle prenotazioni ricevute, aumentando le entrate dell’hotel; 
• il software per la gestione del ristorante, con cui associare i tavoli agli ospiti, addebitare i costi dei pasti e tenere sotto controllo le prenotazioni dei clienti esterni.

Ovviamente questo non esaurisce le funzionalità di un PMS, che di per sé dovrebbe rispondere a esigenze legate all’housekeeping management, alla creazione di preventivi e fatture automatici, alla reportistica sull’andamento del business, fino alla disposizione di tasse di soggiorno e all’invio degli alloggiati alle autorità competenti.

3. Compatibilità: l’integrazione con altri software

Per quanto completo, un PMS rimane pur sempre un software dedicato alla gestione delle strutture ricettive e non è detto che riesca a esaurire ogni aspetto delle loro attività. Non solo: al momento dell’acquisto del PMS, potrebbero esserci altri programmi già in uso, come un CRM per l’anagrafica degli ospiti, o un sistema di e-mail marketing alberghiero per l’invio di comunicazioni promozionali. È essenziale quindi che il gestionale sia integrabile agli altri software evitando a chi li utilizza eventuali passaggi manuali, dispersivi e a rischio di errore.
In alcuni casi, i programmi esterni sono funzionali all’operatività dell’hotel: pensa ad esempio ai dispositivi per l’accesso alle camere da remoto. Un buon PMS dovrebbe potersi sincronizzare agilmente con le principali soluzioni sul mercato per facilitare anche questa parte dell’attività.

4. Aggiornamenti costanti: release e funzionalità al passo coi tempi

Immateriale non significa immutabile, anzi. È importante che il PMS che sceglierai di usare sia aggiornato costantemente per garantire la sicurezza dei dati conservati e delle operazioni svolte al suo interno.
Non solo, se sei in questo settore da un po’, certamente avrai notato che anche le norme fiscali cambiano nel tempo, così come la tassazione o in generale gli iter burocratici previsti dalle amministrazioni. Ad esempio, in Italia e altrove, è prevista l’introduzione della fatturazione elettronica, diversa per ogni paese; mentre in Francia, fatture, pagamenti o prenotazioni devono rimanere in memoria senza possibilità di cancellarli, e così via. Ecco quindi un altro buon motivo per accertarti che il programma sia conforme alla legislazione fiscale del posto.

5. Assistenza: l’importanza del supporto post-vendita

E una volta installato, sai a chi rivolgerti in caso di necessità? Ti consigliamo di porti (e porre) questa domanda prima di attivare qualunque servizio. Anche se programmato e testato a dovere, come tutti i software anche il PMS può presentare malfunzionamenti momentanei o potresti riscontrare tu qualche difficoltà di utilizzo.
Capire quali sono – se ci sono – le forme di assistenza post-vendita e in che modo puoi entrare in comunicazione con la casa madre che ha sviluppato il programma (aprendo un ticket online, o tramite mail oppure attraverso un numero di telefono dedicato?), ti può velocizzare in caso di necessità e può farti propendere per una soluzione o un’altra. 
Anche la presenza di video tutorial online può essere un plus da non trascurare: sono sempre disponibili e puoi guardarli quando vuoi condividendoli con i colleghi.

Oltre le funzionalità: consigli pratici per scegliere il PMS giusto

Finora abbiamo visto gli aspetti del PMS da considerare per fare la scelta giusta. Ma, al di là delle funzionalità specifiche, ci sono alcuni accorgimenti che è bene adottare in fase di valutazione. Noi ti suggeriamo di: 

• analizzare i tuoi bisogni. Ricorda che il PMS deve servire prima di tutto a te e al tuo staff. Parti da questo e verifica quali sono le operazioni che potrebbero essere alleggerite grazie all’uso della tecnologia e quali invece no. Solo così eviterai di fare scelte avventate e sfrutterai a dovere tutte le potenzialità del software;  
• definire la spesa che puoi sostenere. Anche il PMS rientra nelle spese legate alla tua attività e, come tale, deve essere sostenibile: prima di affrontarne il costo, assicurati che la struttura possa permetterselo, valutando anche piani tariffari dilazionati nel tempo; 
• verificare la scalabilità. Dopo aver fotografato i tuoi bisogni attuali, cerca di prevedere quelli futuri: il PMS può aiutarti anche un domani o ti costringe a cambiare sistema per far fronte alle nuove esigenze? E quali potrebbero essere? 
• confrontare più opzioni. Le alternative a tua disposizione sono davvero tante: confrontarle ti aiuterà a mettere a fuoco ciò di cui hai davvero bisogno e cosa conta di più per te. Ad esempio, potresti preferire una soluzione internazionale o una sviluppata in Italia, con un servizio clienti in italiano e una conoscenza approfondita del settore e delle sue necessità specifiche.  
• testare diverse soluzioni. Come fai a capire se ti trovi bene con un software se non puoi testarlo? Prima di fare la tua scelta, ti suggeriamo di provare almeno per un po’ il sistema che vorresti acquistare e raccogliere le impressioni del tuo Staff (l’usabilità è il primo requisito, ricordi?).

Zak, il software di WuBook che risponde a tutte le esigenze

Se cerchi una soluzione affidabile e completa o stai valutando di cambiare il tuo sistema di gestione, Zak potrebbe fare al caso tuo. 
Oltre ad assicurare tutto ciò che abbiamo visto sin qui, il nostro software consente di: 

• ottemperare in automatico agli obblighi previsti dalle autorità di polizia e di statistica (in Italia, invio report Alloggiati e ISTAT), diversi non solo per paese, ma anche da regione a regione;
• realizzare verifiche veloci e complete sui dati rilevanti delle prenotazioni “in casa”; 
• effettuare il check-in online, creando percorsi di navigazione intuitivi anche per l’utente finale; 
• integrare i gateway di pagamento utilizzati o scelti dagli albergatori come Stripe, Nexi, Paypal, prevedendo metodi di garanzia delle prenotazioni conformi alla direttiva europea PSD2; 
• ottenere la certificazione di sicurezza PCI per la gestione dei dati delle carte di credito;
• analizzare l’andamento e le prestazioni fornendo una reportistica completa sui relativi parametri (come l’ADR, Average Daily Rate, e il RevPAR, Revenue Per Available Room). 

Inoltre, per quanto riguarda le condizioni commerciali, il modulo base del nostro PMS è gratis per sempre, mentre per tutti gli altri moduli puoi attivare in qualunque momento la prova gratuita per 15 giorni: perché aspettare?