Care e cari WuBookers, oggi ripassiamo insieme uno dei termini fondamentali e più frequenti per chi lavora nel turismo. Parliamo infatti di booking engine per hotel e strutture ricettive: un tema utile sia per chi è nuovo del settore, sia per chi ha già una certa esperienza ma vuole conoscere meglio strumenti e opportunità.

Booking engine: definizione e funzionamento

Il booking engine è un software che consente di ricevere prenotazioni dirette online, ovvero senza l’ausilio di portali di vendita esterni, e senza i relativi costi di commissione. Tramite il booking engine, che letteralmente significa “motore di prenotazione”, l’albergatore ha infatti la possibilità di impostare inventario e tariffe, e metterli a disposizione dei potenziali clienti evitando ulteriori intermediazioni. Si tratta, in un certo senso, di un calendario interattivo aggiornato in tempo reale, che facilita l’incontro diretto tra domanda e offerta. 

Questo sistema, molto potente e avanzato, assolve a diverse funzioni. Tramite il booking engine dell’hotel, della casa vacanza o del B&B, gli utenti online possono infatti:

• cercare la sistemazione più adatta a loro, selezionando diverse opzioni come date del viaggio, occupancy (ovvero il numero di persone per fascia di età, come adulti e bambini), tipo di alloggio ed eventuali servizi extra; 
• confrontare le diverse soluzioni sulla base dei prezzi e delle diverse tipologie proposte automaticamente dal sistema; 
• effettuare la prenotazione online, in totale autonomia e in tutta sicurezza, secondo le condizioni previste dall’albergatore e senza costi aggiuntivi; 
• ricevere una mail con la conferma e i dettagli della prenotazione, comprese date, alloggio e termini di cancellazione; 
• mettersi in contatto con la struttura tramite modulo di richiesta online per ottenere maggiori informazioni o preventivi ad hoc.   

Ma come si raggiunge e dove si utilizza il booking engine?

Come usare il booking engine

Una volta configurato, il booking engine può essere utilizzato in diversi modi. 
La pratica più comune è di inserirlo nel sito della struttura: integrato tramite uno script o con un pulsante (ad esempio “Prenota ora”), che apre un collegamento esterno, su una pagina a parte, dove l’utente potrà verificare la disponibilità, scegliere la camera e pagare in modo semplice e immediato.
Oltre a questo, è possibile usare lo stesso link anche nei propri canali social, come Meta ad esempio, attraverso un pulsante di prenotazione che porta direttamente al booking engine. Oppure può essere inviato tramite mail o WhatsApp, per rispondere alle richieste di clienti interessati. 
Insomma, le possibilità sono numerose, tutte percorribili contemporaneamente e vantaggiose.

I vantaggi di un booking engine

L’installazione di un booking engine produce notevoli vantaggi:

1. Non ci sono costi di intermediazione
La prenotazione diretta tramite booking engine permette di ottenere un margine di guadagno più alto dalla vendita. Non ci sono, infatti, costi da sostenere nei confronti dei vari portali di prenotazione indiretta, come le OTA e i metasearch. 

2. La disponibilità e i prezzi sono sempre aggiornati
Grazie al booking engine la disponibilità delle camere o delle case vacanza è sempre aggiornata. Questo è possibile perché il sistema tiene traccia, in tempo reale, delle prenotazioni sia su OTA, sia sul tuo sito web, con tanto di disponibilità e prezzi sincronizzati in tempo reale.

3. Permette di diversificare l’offerta
La prenotazione diretta permette di diversificare l’offerta, proponendo ai clienti pacchetti aggiuntivi, come servizi interni ed esterni alla struttura, tariffe personalizzate e sconti, in base al periodo o alla necessità. Inoltre consente di fidelizzare i clienti incentivandoli a soggiornare nuovamente in struttura.

4. Si ottiene una conversione più alta
I siti web di alberghi o case vacanze sprovvisti di booking engine hanno un tasso di conversione più basso, ovvero producono meno vendite. L’utente è costretto infatti a compiere più passaggi prima di concludere la transazione: dovrà chiamare o scrivere una mail per conoscere disponibilità e tariffe, attendere una risposta, valutare la proposta e quindi confermare. Questo può scoraggiare alcune persone, spingendole verso strutture dotate di sistemi di consultazione e acquisto più veloci. 

5. I pagamenti sono sicuri 
L’integrazione con gateway di pagamento sicuri garantisce la sicurezza dei pagamenti sia lato utente – fondamentale per costruire una relazione di fiducia – sia lato albergatore, evitando frodi e problemi legati alle transazioni. 

6. Si risparmia (e si fa risparmiare) tempo
Ottenere vendite dirette attraverso il booking engine significa non solo agevolare la ricerca per gli ospiti (che possono valutare, decidere e pagare nel modo e nel momento che preferiscono, senza dover attendere l’operatore della struttura); ma anche velocizzare le operazioni per la Reception, che può limitarsi a controllare ed eventualmente modificare le prenotazioni ricevute, senza doverle registrare da zero.

Come scegliere il tuo booking engine: le caratteristiche da considerare

Se stai pensando di integrare il tuo sito web con un booking engine, devi sapere che non tutti i software di prenotazione sono uguali. Oltre ai vantaggi elencati sopra, un buon sistema deve sempre soddisfare le seguenti caratteristiche.

Garantire un’esperienza di acquisto semplice e intuitiva

Gli utenti devono poter raggiungere facilmente il form di prenotazione e, in fase di checkout, devono riuscire a prenotare una stanza senza incorrere in pagine che non si caricano o link che non funzionano. Questo infatti potrebbe spazientirli o renderli insicuri, portandoli ad abbandonare il sito. Dunque è importante assicurare prestazioni eccellenti e un’interfaccia intuitiva su tutti i device. Il sistema di prenotazione infatti deve essere responsive, ovvero adattabile a tutti i dispositivi (tablet, cellulari, ect.) in modo da consentire le prenotazioni anche da mobile.

Assicurare un alto livello di personalizzazione

Tra gli aspetti fondamentali per scegliere un booking engine adatto al proprio hotel c’è anche il margine di personalizzazione consentito, in termini di aspetto, contenuti e strategia commerciale. Partiamo da quest’ultima: è essenziale poter impostare offerte speciali, pacchetti e sconti da attivare e disattivare a seconda dell’occupazione e della stagione. 
Anche il look & feel della piattaforma deve essere personalizzabile e rispecchiare la brand identity della struttura ricettiva, per assicurare coerenza comunicativa.Da non trascurare poi la possibilità di impostare il sistema di prenotazione in più lingue, per soddisfare anche la clientela internazionale.

Consentire l’integrazione con altri strumenti tecnologici

Il booking engine non è l’unico strumento utile alla gestione ottimale della proprietà e delle vendite. Tra gli altri ci sono anche il PMS per l’hotel e il channel manager che permettono, rispettivamente, di governare la struttura in tutti i suoi aspetti e di proporla sui canali di distribuzione terzi. È quindi fondamentale che tutti questi tool comunichino tra loro e si trasmettano dati in tempo reale per evitare disservizi o ostacoli all’attività.

Rispettare tutte le norme di sicurezza e privacy

Infine, è indispensabile che il booking engine rispetti tutte le norme in materia di sicurezza e privacy degli utenti. Il primo requisito riguarda la tecnologia certificata SSL, un sistema crittografato che protegge i dati sensibili e le transazioni economiche dei clienti. 
A questo si aggiungono poi il protocollo PCI DSS relativo alla sicurezza dei pagamenti online; la direttiva  europea PSD2, che impone standard e procedure per la tutela degli acquirenti; e la SCA, la doppia autenticazione forte che limita le truffe.

5 buoni motivi per scegliere il Booking Engine di WuBook

Ora che sai come funziona un booking engine e ne conosci vantaggi e caratteristiche principali, vogliamo soffermarci su Zak, il Booking Engine di WuBook, che si distingue per numerose features e qualità.

1. Adattabile e multiuso

La prima riguarda le possibilità di utilizzo. Zak può essere infatti collegato al sito della struttura, qualunque sia la tecnologia con cui è sviluppato, oppure essere integrato con un minisito completo, costruito tramite l’apposita funzionalità di WuBook. In questo modo, oltre al motore di prenotazione, è possibile sfruttare anche il posizionamento organico dei contenuti e ottenere maggiore visibilità online.

2. Personalizzabile in ogni aspetto

Anche la personalizzazione è massima a partire dalle 8 colorazioni diverse e dalla possibilità di inserire un’immagine di sfondo e il logo della struttura, per restituire un’immagine coesa agli utenti che lo navigano. Per quanto riguarda la fruizione e l’usabilità, si può scegliere quali delle 18 lingue disponibili abilitare e quali valute, se mostrare i prezzi arrotondati e se visualizzare le informazioni sulla tassa di soggiorno oppure no. Il contact form, ovvero il modulo di contatto per la richiesta informazioni, può inoltre essere arricchito con tutti i principali strumenti di comunicazione della struttura in aggiunta alla mail, ovvero telefono, SMS, Facebook Messenger, WhatsApp, Viber, Telegram, Wechat, Instagram.

3. Funzionalità avanzate e modificabili a piacere

Oltre a questo, l’albergatore ha massima libertà anche per quanto riguarda il listino e può:

• impostare un limite massimo al numero di camere vendute in una sola prenotazione;
• attivare il filtro per occupancy e, quando attivato, disabilitare le occupancy diverse dagli adulti;
• definire l’orario di check-in;
• mostrare tutte o solo una parte delle tariffe create;
• vendere tutte le camere o solo alcune tra tutte quelle presenti;
• creare o meno pacchetti vacanza e/o codici sconto;
• impostare diverse regole di cancellazione su diversi periodi e scegliere quali metodi di garanzia richiedere; 
• prevedere servizi extra;
• impostare messaggi personalizzati (ad esempio, di benvenuto, conferma prenotazione, disponibilità assente, e così via); 
• aggiungere costi obbligatori. 

4. Perfetto per le multiproprietà

Grazie al widget Multiproperty, i potenziali ospiti possono scegliere in quale struttura della stessa catena o della medesima gestione preferiscono soggiornare, prima di atterrare sulla pagina di selezione delle camere. Un sistema importante che permette di mostrare tutte le possibilità presenti in un certo territorio e, allo stesso tempo, monitorare camere o appartamenti di strutture differenti. In questo modo puoi tenere sotto controllo tutte le disponibilità delle proprietà, senza dispersioni.

5. Offerte e prenotazioni integrate

Come abbiamo accennato, non tutte le prenotazioni dirette vengono fatte subito dal booking engine ed è possibile che qualcuno abbia bisogno di un preventivo formale prima di procedere all’acquisto. In questi casi, Zak offre una soluzione particolarmente efficiente perché collega il preventivo alla pagina di prenotazione, già impostata sulla camera e sulle date oggetto della richiesta. Così il cliente non avrà bisogno di rifare la ricerca dall’inizio e, in caso di accettazione, potrà procedere seguendo i passaggi forniti dal software. 

Come avrai capito, in generale il booking engine è un sistema davvero utile per chi gestisce una o più strutture ricettive. Il Booking Engine di Zak, in particolare, ti permette di sfruttare al massimo tutte le occasioni di vendita e stare al passo con la platea dei competitor ogni giorno più aggressiva.