Cari e care WuBookers, se vi diciamo “outsourcing alberghiero” cosa vi viene in mente?
Probabilmente vi stupirà sapere che molte delle attività di cui vi occupate direttamente potrebbero essere gestite secondo questa modalità. O magari ricorrete già a soluzioni simili, ma potreste fare ancora di più per migliorare l’efficienza e ridurre i costi della vostra struttura. Ripassiamo allora di cosa si tratta e in che modo può essere sfruttato da hotel e non solo. 

Outsourcing per hotel: di cosa si tratta

“Outsourcing” significa letteralmente “esternalizzazione” ed è una pratica molto diffusa in ambito alberghiero. Sono numerose infatti le realtà, di medie ma anche grandi dimensioni, che decidono di appaltare alcune attività a società esterne, mono o multi servizi.
Quali attività? Quelle che non costituiscono il fulcro principale del business (ovvero l’occupazione delle camere), ma che sono funzionali e strettamente connesse ad esso. 
Affidandosi a team esterni, l’albergatore si assicura che il lavoro venga svolto correttamente senza però farsi carico del personale dedicato, che rimane alle dipendenze di un’azienda terza.

I servizi più richiesti in outsourcing nell’hospitality

Tra le attività più richieste rientra ad esempio la gestione delle pulizie e della lavanderia, spesso affidate a professionisti che non sono direttamente assunti dall’hotel ma di cui l’hotel non può fare a meno. Ed è proprio da queste che iniziamo la nostra rassegna sull’outsourcing alberghiero.

Pulizie e Housekeeping Management

Appaltare pulizie e Housekeeping Management significa poter contare su governanti e camerieri ai piani specializzati, gestiti in tutto e per tutto dall’impresa che eroga il servizio. Garantire il decoro e l’igienizzazione profonda delle camere e degli spazi comuni e mantenere un’immagine sempre impeccabile è imprescindibile, ed è uno dei principali motivi per cui molte strutture optano per questa soluzione. 
Attrezzatura e prodotti utilizzati, così come il rifornimento di frigobar e kit di cortesia, rientrano spesso negli accordi ed evitano un’ulteriore fonte di stress al personale interno che può così concentrarsi su altre attività strategiche o manageriali. 

Lavanderia e noleggio biancheria

Strettamente correlato alla pulizia delle camere, c’è la fornitura di biancheria igienizzata per il letto e per i bagni. Per le strutture che non intendono acquistare tutti i set di servizio e quelli di ricambio (comprese coperte, piumini e quant’altro), esistono imprese di lavanolo che offrono il noleggio, il lavaggio e la riconsegna ciclica della biancheria pulita direttamente in sede, secondo orari e giorni concordati.

Reception e segreteria

Receptionist preparati possono fare la differenza quando è il momento di trattare con gli ospiti di persona o telefonicamente. Nonostante sia sempre più diffusa la prenotazione online, direttamente dal sito dell’hotel o tramite le OTA, è vero che il desk di accoglienza rimane un punto di riferimento fondamentale per check-in e check-out, ma anche per la gestione di reclami e segnalazioni. 

Alcune società di Facility Management offrono proprio servizi di back-office in outsourcing, con staff multilingue che può occuparsi della segreteria e dell’accoglienza dei clienti, ma anche del centralino, della contabilità e della ricezione della corrispondenza.

Vallet e facchinaggio

Non è insolito, soprattutto per le realtà più grandi, il ricorso a “valletti” e facchini professionisti. Nel primo caso, si tratta di figure che si occupano delle operazioni di parcheggio e riconsegna delle automobili dei clienti, presso aree di sosta di proprietà dell’albergo o convenzionate.
I facchini invece sono incaricati di accogliere i clienti in entrata e in uscita, aiutandoli anche con il carico e scarico dei bagagli in stanza e sul mezzo di trasporto.
Cortesia, affidabilità e puntualità sono sicuramente tra i requisiti di entrambi questi profili.

Servizi informatici

Se ci pensi bene, anche quando decidi di dotare la tua struttura di un PMS per hotel che non hai sviluppato “in casa” stai optando per un servizio in outsourcing.
Si tratta di una soluzione pratica e conveniente, soprattutto considerando che molti dei sistemi gestionali come quello sviluppato da WuBook sono testati sulle reali esigenze di settore e offrono un’assistenza affidabile e precisa. 
Non solo: questi applicativi possono essere integrati anche con altri sistemi avanzati, tra cui la domotica legata al self check-in che automatizza l’accoglienza dell’ospite. Un ulteriore step nell’ottica del risparmio, dal momento che il cliente potrà accedere alla camera/appartamento senza bisogno di personale dedicato.

L’alternativa all’outsourcing informatico sarebbe realizzare tutti i software e i programmi di cui hai bisogno in autonomia, grazie al supporto di tecnici specializzati interni. Ammortizzare i costi di queste risorse potrebbe però richiedere molto tempo e generare soluzioni personalizzate di difficile gestione o aggiornamento. 

Altri servizi ordinari e straordinari

La manutenzione delle aree verdi, l’intrattenimento per gli adulti e l’animazione per i bambini: i servizi complementari che possono essere acquistati dagli hotel sono davvero tanti.
E mentre alcuni possono essere attivati anche temporaneamente, ad esempio solo in alta stagione (pensa ai trainer per palestre e aree sportive o agli assistenti ai bagnanti per la piscina e la spiaggia privata); altri invece possono essere necessari sempre, come il servizio di transfer dall’aeroporto alla struttura o la vigilanza non armata nelle ore notturne.

Perché optare per servizi in outsourcing

L’esternalizzazione dei servizi solleva gli albergatori dalla gestione diretta di parte del personale che, pur rispondendo ai requisiti previsti dalla struttura, fa capo in primo luogo alla società intermediaria.
Questo si traduce in diversi vantaggi di tipo pratico ed economico, tra cui:

• staff qualificato e formato secondo gli standard concordati;
• fornitura di strumenti e attrezzatura specifica inclusa;
• organizzazione e burocrazia a carico della società che fornisce il servizio, compresa eventuale gestione dei turni e delle pratiche amministrative;
• maggiore disponibilità di tempo, tuo e del personale interno, da dedicare alle altre attività di gestione dell’hotel;
• tempi (e quindi costi) ottimizzati grazie a una maggiore efficienza generale;
• flessibilità nell’erogazione del servizio e soluzioni tagliate su misura per il singolo hotel.

Se questi sono i benefici che stai cercando, ti suggeriamo di considerare una o più delle soluzioni descritte.