Cari e care WuBookers, come sapete bene, vendere le camere è solo uno dei tanti compiti di cui un albergatore deve occuparsi nel suo lavoro. Prima e dopo, infatti, c’è una lunga serie di operazioni che inizia con la promozione dell’hotel e termina con la raccolta delle recensioni degli ospiti, passando per la gestione del personale e della struttura stessa. Pensare di fare tutto questo in autonomia e senza un supporto adeguato sarebbe fallimentare. Per fortuna, la tecnologia offre un valido aiuto e il PMS per hotel è esattamente ciò che serve: ecco come funziona e perché non è possibile farne a meno.

PMS per hotel: significato e chi può usarlo

PMS è un acronimo inglese che sta per “Property Management System”, ovvero: sistema di gestione della proprietà. Un PMS è dunque un software che aiuta alberghi, B&B e strutture ricettive in genere a svolgere tutte le attività ordinarie e straordinarie: dalla definizione delle tariffe, all’assegnazione delle camere, alla pianificazione delle pulizie. 
Si tratta di uno strumento fondamentale che automatizza numerosi passaggi interni ed esterni, riducendo così margine di errore e possibili disservizi, massimizzando e velocizzando il lavoro di tutti.

Sì, perché il PMS può essere adoperato da tutte le principali figure che operano all’interno di un hotel: non solo il direttore generale, ma anche front-office e back-office, ciascuno secondo le proprie esigenze e mansioni.

Come funziona un PMS

Come altri software, anche il PMS può funzionare con due tecnologie alternative: in cloud o in locale (“on-premise” in gergo).
Il sistema on-premise prevede l’installazione dell’applicativo su un computer presente in hotel, da cui sarà possibile utilizzare il PMS.
Chi opta per questa soluzione, quindi, dovrà preoccuparsi di avere un server in sede sufficientemente capiente e sicuro, per proteggere i dati personali e sensibili del proprio database di contatti. L’accesso al PMS, inoltre, non dipenderà dalla connessione internet, ma sarà limitato al computer su cui è stato installato. 

Per tutta questa serie di vincoli operativi, oggi si tende a preferire soluzioni in cloud, ovvero salvate in rete e raggiungibili tramite Wi-fi.
Il PMS in cloud, infatti, può essere adoperato da più persone contemporaneamente e da tutti i dispositivi, compresi smartphone, tablet e computer portatili, in ogni momento. I sistemi in cloud sono inoltre più veloci e spesso programmati per essere integrati con altri software.

In entrambi i casi, il PMS potrà essere configurato per garantire l’esecuzione di numerose operazioni di tipo base o avanzato, a tutti i livelli di gestione dell’hotel. 

Funzionalità commerciali e operative

Definire prodotti e prenotazioni e impostare prezzi e tariffe è una delle funzionalità di base che un PMS dovrebbe assicurare. A queste si aggiunge la programmazione delle variabili di trattamento e delle politiche di cancellazione e di occupazione delle camere.
Dal sistema automatico è possibile ottimizzare anche le derivazioni di prezzo a partire da quello standard – con le relative restrizioni – e creare offerte e opzioni personalizzate per i diversi clienti e partner, come agenzie e aziende. 

Attraverso il planner, ovvero il calendario delle prenotazioni aggiornato in tempo reale interno al PMS, sarà facile inoltre avere una panoramica dello stato delle sistemazioni e valutare eventuali nuove attività promozionali.

Agevolare i compiti di chi sta alla reception è uno dei principali vantaggi derivanti da un gestionale per hotel. Arrivi e partenze possono essere processati molto più agilmente tramite il software, che infatti consente di pianificare il numero di camere e le prenotazioni, di archiviare i dati dei clienti in entrata e di inviarne automaticamente comunicazione alle autorità competenti. Un check-in più veloce fa risparmiare tempo al personale e agli ospiti, migliorando l’efficienza generale della struttura.

Funzionalità organizzative

Proprio l’efficienza è il principio guida del PMS anche quando si tratta dell’organizzazione delle attività. 

L’Housekeeping Manager dell’hotel e i vari addetti possono utilizzarlo per controllare lo stato delle camere e organizzarne la pulizia, annotando eventuali interventi di manutenzione straordinaria o esigenze particolari. Le notifiche consultabili dai dispositivi mobili semplificano la vita di tutto lo staff che così ha un quadro sempre aggiornato sulle condizioni delle camere e sulla loro disponibilità. 

Funzionalità amministrative e reportistica

Oltre a quelle più strettamente operative, un buon PMS prevede di solito anche una serie di funzionalità di tipo amministrativo e legate al controllo di gestione, progettate per facilitare il lavoro del back-office e della direzione.
Tra queste rientrano ad esempio la registrazione automatica dei pagamenti, anche in più valute, e sicuramente la generazione di report dedicati a: 

• tasso di occupazione: nel caso di Zak, il PMS di WuBook, questo si trova in una sezione interamente dedicata alle Statistiche; 
• andamento delle prenotazioni, per verificare ogni giorno le camere vendute;  
• fatturato totale, generato dalla vendita delle camere, e comprensivo di IVA e commissioni OTA, degli extra e dei pasti, senza la tassa di soggiorno; 
• produzione generata dalle camere vendute, incluse IVA e commissioni OTA, esclusi extra, pasti e tassa di soggiorno;
• durata media dei soggiorni, ovvero il numero medio di pernottamenti a persona;

Dal PMS dovrebbe inoltre essere sempre possibile consultare la lista di tutti i pagamenti (ricevuti, programmati, rimborsati), i flussi di cassa con le relative chiusure, l’elenco delle prenotazioni pagate e/o non pagate e il riepilogo dei documenti emessi.  
E queste sono solo alcune delle funzionalità di base di un PMS, che può essere integrato con sistemi complementari per l’aggiornamento delle tariffe tra le varie OTA (Channel Manager), o per la gestione dei pagamenti e delle prenotazioni all’interno del proprio sito web.

Zak: il PMS di WuBook in cloud

Come avrai intuito, Zak è il PMS di WuBook che permette di fare tutto quanto descritto sin qui con alcune specificità distintive, sviluppate proprio a partire dai bisogni di albergatori e gestori del settore hospitality. 

Conformità PCI (Payment Card Industry)

Siamo pienamente certificati per il trattamento di informazioni di identificazione personale e dati sensibili, come le carte di credito. Ma, oltre alla certificazione, da sempre abbiamo un approccio molto attento alle questioni legate alla sicurezza della nostra tecnologia e, di conseguenza, della tua clientela. 

Rilevamento di overbooking 

Zak rileva in modo proattivo gli overbooking del tuo hotel e offre anche un potente strumento per risolverli: calcolerà automaticamente il modo migliore per riassegnare le tue stanze togliendoti rapidamente dall’impiccio. 

Dashboard Intelligente 

La Dashboard di Zak ti ricorda le attività più importanti, prioritizzando per te quelle più urgenti, così non le perdi mai di vista. 

Zak Team 

Puoi decidere chi vede cosa e quali azioni può compiere, per circoscrivere l’utilizzo del PMS all’interno del tuo team a seconda dei ruoli. 

Online Check-in 

Invita i tuoi clienti a compilare comodamente i loro dati personali online, su richiesta: ti garantirà un’amministrazione più efficace e check-in più veloci. 

Rilevamento intelligente 

Zak rileva automaticamente molti eventi importanti, come prenotazioni che richiedono un cambio di camera, opzioni in scadenza, clienti duplicati, criticità sugli aggiornamenti del Channel Manager e così via. Raggruppando tali informazioni sulla tua dashboard avrai sempre modo di consultarli e risolverli.  

Gestione di 80 tipologie di camere

L’elevata diversificazione delle tipologie di camera non ci crea alcun problema. Con Zakpuoi gestire fino a 80 tipi di stanze diversi, intesi come “doppia”, “tripla”, “suite”, ecc.

Compatibilità con altri software

Il nostro gestionale si può connettere alla stampante termica per la stampa in cucina degli ordini del ristorante o a una stampante fiscale ed è compatibile con altri software, dal CRM ai sistemi per l’apertura automatica delle porte. 

E per chi abilita il servizio di invio all’SDI tramite Zak, effettuiamo anche la conservazione sostitutiva delle fatture.

Evoluzione e assistenza

Il mercato cambia e, con lui, anche Zak, che si evolve con aggiornamenti e innovazioni continue. Il nostro servizio clienti, attivo 7 giorni su 7, garantisce un’assistenza qualificata e puntuale. Inoltre, trattandosi di un sistema in cloud, potrai decidere di aggiungere pacchetti e funzionalità in modo graduale, senza essere legato a strutture fisiche.  

I vantaggi di un Property Management System per hotel 

Riepilogando, qualunque sarà la tua scelta, se gestisci una struttura alberghiera non puoi fare a meno di un PMS in cloud per almeno 6 ottime ragioni:

1. velocizza e razionalizza il lavoro di tutti
2. è accessibile sempre e su ogni dispositivo
3. fornisce dati di andamento e reportistiche dettagliate 
4. si collega ai principali strumenti di lavoro, in linea con le norme vigenti
5. semplifica la prenotazione diretta sui tuoi canali, favorendola
6. centralizza la gestione di prezzi e tariffe su quelli delle OTA

In sintesi, è una tecnologia potente e sofisticata che ti permette di avere sempre tutto sotto controllo e di offrire un servizio di qualità ai tuoi ospiti presenti e futuri.