Cari e care WuBookers, tra le operazioni più delicate della gestione di un albergo c’è sicuramente la definizione del listino e delle sue variabili nel corso dell’anno. Impostare tariffe e prezzi per un hotel per massimizzare il profitto richiede infatti capacità strategiche, analitiche e di adattamento, oltre che i giusti supporti tecnologici. 
Difficile sì, ma non impossibile: vediamo insieme cosa considerare quando si tratta di far mettere mano al portafoglio ai nostri clienti.

Tariffe e prezzi: differenze e cose da sapere

Anche se nel parlare comune sono spesso usati come sinonimi, prezzi e tariffe non sono la stessa cosa. Il prezzo è infatti il valore economico a cui vendiamo una specifica sistemazione in un determinato giorno dell’anno. Il prezzo può variare a seconda del tipo di alloggio: camera matrimoniale, singola, suite, luxury, e così via. 
La tariffa, invece, include le condizioni e i servizi che accompagnano il prezzo.
Ad esempio: il costo della stanza doppia per la notte del 15 agosto è di 100,00 euro.
La tariffa potrà essere: “NO REF HOTEL BEDS”, ovvero comprensiva solo di pernottamento con prenotazione non rimborsabile. 

Oltre alla non rimborsabile, tra le proposte più comuni ci sono anche la Early Booking, la Last Minute e la Long Stay. Per ciascuna, nonché per le eventuali altre che deciderà di impostare, l’hotel Manager dovrà prevedere una variazione di trattamento e di prezzo, con le relative restrizioni o agevolazioni.
Tornando all’esempio della “NO REF HOTEL BEDS”, possiamo ipotizzare che sarà una tariffa con un costo inferiore rispetto a quella standard, ma con una disponibilità limitata nel tempo. In questo modo, chi prenota solo 15 o 7 giorni prima della data di check-in non visualizzerà la promozione e sarà quindi portato a scegliere la tariffa base, tendenzialmente più alta. Al contrario, chi prenota con mesi di anticipo verrà invogliato dallo sconto, con conseguente beneficio anche per l’albergatore, che potrà organizzare con tutta calma l’occupazione delle camere.  

Il rapporto tra prezzo e tariffa dovrà quindi essere calcolato per creare un’offerta che sia allo stesso tempo allettante per i potenziali ospiti e sostenibile per chi gestisce l’hotel. 
Per farlo, è essenziale individuare tre parametri fondamentali: il prezzo massimo, il minimo e quello ideale, in gergo Rack rate, Bottom rate e BAR.

La definizione del prezzo: Rack rate, Bottom rate e BAR

La Rack rate è il prezzo più alto al quale sia plausibile (non impossibile) vendere una camera: è frutto di buon senso e conoscenza del proprio mercato, quindi è un’indicazione di massima più che altro soggettiva, che può essere smentita da eventi eccezionali come concerti o una cancellazione all’ultimo momento per un Capodanno tutto esaurito. 
La Bottom rate, al contrario, è il prezzo minimo accettabile per una stanza, sotto al quale venderla risulterebbe antieconomico. Questo prezzo può essere proposto durante i periodi di bassa stagione o di scarsa richiesta, e può essere utilizzato come strategia per aumentare le prenotazioni e riempire la struttura.
La BAR (Best Available Rate), infine, rappresenta il prezzo più conveniente che un albergo può offrire in un dato momento, e può variare in base alla stagionalità, alla disponibilità delle camere e ad altri fattori. Si tratta, in un certo senso, del miglior prezzo in specifiche date e condizioni.  

Come hotel Manager, è importante considerare questi tre valori nell’impostazione delle tariffe per le camere, per attrarre il maggior numero di clienti e massimizzare il fatturato. 
Non ci sono numeri assoluti uguali per tutti e molto dipende dalla tipologia di struttura e da valutazioni economiche più ampie, come il calcolo dei costi variabili (lavanderia, acquisto di prodotti e materie prime, ecc.) e di quelli fissi (personale, mantenimento della struttura, ecc.). 

Ma queste non sono le uniche informazioni di cui hai bisogno per impostare la tua strategia.

Gli altri fattori da considerare per la creazione del tariffario

Se ci segui da un po’, sai già che siamo grandi sostenitori delle analisi e della raccolta dei dati, che in molte occasioni possono fornirci spunti e soluzioni preziose. E questo è uno di quei casi. Oltre alle spese, infatti, nella definizione di prezzi e tariffe per il tuo Hotel (o B&B o altra struttura ricettiva), dovrai tenere conto della tua offerta, del calendario, della concorrenza e dello storico delle prenotazioni.

La tua offerta specifica

Di quante camere disponi? Di quali tipologie? Quale pubblico ti interessa raggiungere e cosa si aspetta da un soggiorno come quello che proponi? Quali sono le attrazioni turistiche o i servizi extra che potresti offrire in aggiunta alla camera in ottica di upselling e cross selling e quali i difetti che dovresti minimizzare? Partire da chi sei e cosa proponi, valorizzando al massimo i tuoi punti di forza, è sempre il primo passo per strutturare un listino adeguato.
Ricorda infatti che gli ospiti non sanno quanto ti costa mantenere una stanza, ma sanno quanto costa a loro prenotarla e giudicheranno la cifra sulla base della loro opinione personale. Quando questa gioca a tuo favore, puoi permetterti di mantenere prezzi più alti per le camere perché in linea con il percepito della tua clientela.

Il calendario e la stagionalità

Difficilmente questo è un aspetto trascurato dagli albergatori, ma ripeterlo non guasta: la stagionalità può fare la differenza quando si tratta di impostare tariffe efficaci. Lo stesso vale per eventi locali, come fiere, festività e ricorrenze, comprese quelle straordinarie, come concerti ed eventi sportivi.
In luoghi o anni particolari il calendario può essere molto fitto, ma uno strumento di Yield management per hotel progettato a dovere può aiutare. Con ZYM, lo Yield Manager software di WuBook, ad esempio, se viene fissato un evento e le prenotazioni per quella data cominciano a fioccare improvvisamente, il prezzo delle camere aumenta in automatico secondo la regola stabilita, senza dover aspettare che l’albergatore “distratto” se ne renda conto e provveda manualmente.

La concorrenza e il mercato

Se non sai cosa fa il tuo vicino, come fai a farti scegliere dalla sua stessa clientela? Studiare i competitor andrebbe fatto ciclicamente, non solo per accertarti di essere competitivo, ma anche perché potrebbero nascere idee a cui non avevi pensato e che qualcun altro sta già mettendo in pratica. L’obiettivo ultimo non è copiare il tariffario altrui, né creare una strategia di prezzi al ribasso, ma avere consapevolezza di ciò che altre strutture con le tue stesse caratteristiche (posizione, livello, servizi, ecc.) propongono e adeguare la tua offerta di conseguenza. 

Monitorare la concorrenza manualmente, però, sarebbe impossibile! E tool gratuiti come l’Indice dei prezzi di Trivago sono utili, ma spesso poco dettagliati. Verificare i prezzi dei tuoi concorrenti e tenere d’occhio le tendenze di mercato è invece molto semplice con il Rate Checker, il software di WuBook che ti consente dicontrollare le strategie altrui, registrando automaticamente le variazioni online, per adeguare rapidamente anche il tuo inventario. 

Lo storico delle prenotazioni

Se gestisci una struttura da qualche tempo, avrai certamente raccolto i dati di andamento, magari anche grazie all’aiuto di un buon PMS. Ecco, questo è il momento giusto per andarle a riprendere e fare un esercizio di interpretazione e previsione sulle prenotazioni future.
Ad esempio, tra le funzionalità di Zak di WuBook ci sono anche le Statistiche, da cui ricavare un quadro completo sul venduto anno su anno. 

I parametri indicati sono: 

• camere disponibili
• camere vendute
• tasso di occupazione camere (espresso in percentuale)
• posti letto disponibili
• posti letto venduti
• tasso di occupazione dei posti letto
• numero medio di persone per camera
• durata media del soggiorno, produzione (fatturato) delle camere
• produzione extra
• produzione dei pasti 
• produzione media per camera venduta (ADR)
• produzione media per camera disponibile (RevPAR)
• numero medio di giorni tra la data di prenotazione e la data del check-in (ovvero la finestra di prenotazione)
• i dati sulla provenienza dei clienti, sulla percentuale di cancellazioni ricevute e sui pasti consumati.
  

E per focus più specifici, ogni dato può essere filtrato per camera o per gruppi di camere. Con tutte queste informazioni a disposizione, potrai sicuramente iniziare a ragionare sulla migliore strategia di prezzo e tariffa per il tuo hotel, modificandola e adattandola secondo ciò che tu o il tuo Revenue Manager riterrete più opportuno.

Impostare tariffe e prezzi per hotel: 4 esempi di strategia

Non ci sono numeri assoluti validi per tutti, lo dicevamo, e non ci sono strategie uniche.
La parola d’ordine è diversificare e queste sono solo alcune delle tecniche a cui fare riferimento: 

• Prezzi aperti o flessibili (“open pricing strategy” in inglese), ovvero la possibilità di aumentare o diminuire i prezzi in base alla domanda e alla disponibilità delle camere. Questa strategia viene spesso utilizzata in combinazione con il sistema dei prezzi dinamici, che consiste nell’adeguamento dei prezzi in tempo reale in base alla domanda. 
• Valore aggiunto: secondo questo approccio, l’aggiunta di servizi o benefici extra può aumentare il valore percepito dai clienti e quindi la loro disponibilità a pagare un prezzo più elevato. Nel contesto di un hotel, una strategia di prezzi come questa potrebbe includere la colazione a buffet, l’accesso a una piscina o a una palestra, o la possibilità di utilizzare un parcheggio gratuito.
• Sconti e offerte speciali, da applicare sui prezzi delle camere per determinate categorie di clienti, come i membri di un circolo o gli studenti; o per specifiche situazioni, come le prenotazioni effettuate con largo anticipo o in caso di soggiorni di lunga durata. Attenzione però a non esagerare: il rischio di essere percepiti come una struttura “cheap” e il possibile danno di immagine che ne deriverebbe sono dietro l’angolo!
• Per segmento di mercato: una strategia di prezzi come questa potrebbe prevedere prezzi più elevati per le camere di lusso rispetto a quelle standard, o prezzi diversi per i clienti business rispetto a quelli che viaggiano per turismo. L’obiettivo è quello di adattare l’offerta alle esigenze e alle aspettative dei diversi segmenti di mercato.

Da non trascurare poi tutto il mondo delle OTA, a cui potresti fornire lo stesso tariffario visibile sul tuo sito (dove cercherai di “dirottare” più prenotazioni possibile); oppure solo alcune tariffe che ti consentono migliori margini di fatturato e guadagno, anche alla luce delle commissioni previste dalle varie piattaforme. 

In tutti i casi, l’impostazione delle tariffe e dei prezzi di un hotel si basa su diverse strategie di Revenue management ed è condizionata da fattori molteplici e mutevoli nel tempo.
Una pratica sicuramente non facile da gestire e per cui esistono figure specializzate, ma che può essere intrapresa anche dalle realtà più piccole, soprattutto se dotate degli strumenti adeguati.