Care e cari WuBookers, oggi parliamo di un argomento che sta molto a cuore a tutti gli operatori dell’ospitalità: velocizzare il check-in in albergo. Il momento dell’arrivo e della registrazione, infatti, può condizionare in modo positivo o negativo i viaggiatori. Ecco perché è bene cercare di rendere questa operazione piacevole, efficace e rapida. Vediamo cosa può aiutarci a farlo.

Come velocizzare il check-in negli alberghi?

A nessuno piace cominciare la vacanza con una fila al front-desk dell’hotel e una lunga attesa potrebbe provocare una certa insoddisfazione. Una situazione che infastidisce l’ospite e che rischia di creare difficoltà anche allo staff. Avere a che fare con clienti irritati o suscettibili, infatti, non è sempre semplice e, in ogni caso, non è facile gestire tante persone – impazienti – nello stesso momento.
Anche gli altri ospiti dell’albergo potrebbero risentire degli affollamenti alla reception: il passaggio potrebbe essere intralciato da bagagli e valigie; e potrebbe essere complicato o molto lungo riuscire a comunicare con il personale, anche per richieste rapide o banali. 
Per questo è importante cercare di ottimizzare il check-in attraverso alcuni accorgimenti semplici ma efficaci. 

Prevedere orari flessibili 

Per prima cosa, è consigliabile offrire maggiore flessibilità riguardo agli orari, consentendo agli ospiti di arrivare in fasce orarie più ampie di quelle solitamente previste. In questo modo, eviterai che i viaggiatori si concentrino tutti in un unico momento per favorire, invece, un afflusso più diluito durante tutta la giornata.  

Inoltre, una struttura disponibile al check-in solo per due o tre ore al giorno, potrebbe risultare piuttosto rigida e meno attrattiva rispetto a una che prevede più margine. Si tratta dunque di un’accortezza che può velocizzare le operazioni di registrazione e allo stesso tempo aumentare il gradimento dell’hotel. 

Consentire early check-in e late check-in a pagamento

Allo stesso modo, le opzioni early check-in e late check-in sono molto apprezzate dai viaggiatori. A questo proposito, vale la pena ricordare, per esempio, che i voli di alcune compagnie decollano e atterrano molto presto o molto tardi, e quindi poter effettuare il check-in a un orario stabilito con la struttura, dietro il pagamento di un plus, può davvero risultare utile.  Gli orari dei mezzi di trasporto, naturalmente, sono soltanto uno dei motivi: non dimentichiamo, infatti, che chi viaggia ama sentirsi libero, anche e soprattutto quando si tratta di presentarsi in albergo o lasciare la camera. 

Informarsi sull’orario di arrivo previsto 

Un’altra modalità per ridurre le attese alle reception e rendere più rapida la registrazione è cercare di prevedere, per quanto possibile, gli arrivi. Dopo che l’ospite ha prenotato, prova a informarti su quali sono gli orari dei trasporti e su quando crede di poter raggiungere la struttura. Attraverso il numero del treno o dell’aereo potrai inoltre verificare in tempo reale eventuali ritardi e disguidi. Tutto questo può servire a organizzare al meglio le risorse impegnate alla reception e farsi trovare pronti per i momenti di picco, quando l’affluenza è maggiore e bisogna processare vari ingressi alla volta. 

Ridurre i tempi di attesa con la tecnologia

C’è un’altra cosa che i viaggiatori amano moltissimo, oltre alla libertà, ed è poter scegliere. Per velocizzare il check-in in hotel si può ricorrere anche al self check-in o al check-in online. Così l’ospite potrà decidere, a seconda delle sue esigenze e delle possibilità offerte dalla tecnologia, quale modalità utilizzare e il risparmio di tempo sarà un vantaggio sia per lui che per l’hotel.
Rispetto alle altre modalità – comunque valide e compatibili tra loro – il check-in autonomo ha il vantaggio di essere gratuito per gli ospiti e consente di arrivare in albergo quando lo desiderano, senza dover condividere orari e altre informazioni sui loro spostamenti.

Tutti i vantaggi del check-in online 

Registrarsi per il soggiorno senza dover passare dalla reception, attraverso il web o tramite un’app, ha numerosi vantaggi, dal momento che:

• riduce le code nella hall; 
• riduce il carico di lavoro del personale;
• migliora l’esperienza degli ospiti.

Il check-in online, inoltre, è una pratica riconoscibile da chi ci ha già fatto l’abitudine: queste persone, quindi, da un lato la sceglieranno sempre, quando presente, e dall’altro potrebbero averla adottata anche come criterio decisionale per alberghi e strutture in cui soggiornare. Ma come si gestisce questa procedura e qual è la tecnologia necessaria?

Check-in veloce? La soluzione è un gestionale per hotel

I PMS o software gestionali per hotel sono sistemi automatizzati che permettono di velocizzare molti aspetti del lavoro nel settore dell’hospitality, tra cui anche il check-in. Zak di WuBook, per esempio, è uno strumento snello ed efficace che consente di gestire la tua struttura comodamente da uno smartphone, un tablet o un PC e rendere la vita molto più semplice anche ai tuoi ospiti.

Come funziona il check-in online su Zak?

Vediamo quindi come funziona l’intero processo di prenotazione per una struttura che usa Zak. Quando qualcuno prenota, il sistema può inviare un messaggio già preimpostato dall’albergatore per invitare l’ospite a compilare il modulo con i dati per il check-in online. Il gestore può decidere quali informazioni farsi comunicare: può includere soltanto quelle basilari da inviare alle autorità locali, oppure chiederne altre. Nelle impostazioni, inoltre, l’albergatore può scegliere se richiedere o meno la firma digitale per questioni di privacy.

L’ospite dunque riceve un link per il check-in online, dal quale può fare molte operazioni: 

• garantire, stampare o cancellare la prenotazione;
• richiedere la fattura;
• contattare la struttura; 
• effettuare un’altra prenotazione;
• inserire le note e l’orario di arrivo;
• lasciare un feedback (ma solo dopo il check-out).

Proprio come il check-in fisico, inoltre, anche quello online è un’occasione per vendere dei servizi aggiuntivi: dallo stesso link, infatti, l’ospite può acquistare degli extra impostati dall’albergatore.
Grazie a questo metodo, la registrazione dei dati può essere svolta direttamente dal viaggiatore in tutta comodità e senza gravare sulla struttura. Un’opzione che velocizza molto tutta la procedura di check-in e agevola personale e ospiti allo stesso tempo.

Altri modi per ottimizzare il check-in con Zak

Zak è uno strumento completo e, come tale, offre anche altre alternative per la gestione ottimizzata dei check-in. Attraverso l’app collegata, è possibile infatti scansionare il documento di identità dell’ospite e così inserire automaticamente i dati nella sua anagrafica, senza doverli digitare manualmente: un bel risparmio di tempo per lo staff e per la persona in attesa al banco.
Oppure ancora è possibile impostare degli extra a pagamento, a scelta dell’albergatore, all’interno della pagina di prenotazione. Questi possono includere anche early e late check-in (e check-out) che l’hotelier può decidere di valorizzare e personalizzare a piacere: ad esempio, può decidere di attribuirli alla stanza, all’intera prenotazione o ai singoli ospiti.  

Infine, per il mercato italiano, è disponibile anche la funzione di self check-in: Rivola App consente infatti ai clienti di registrarsi in totale autonomia e verificare i propri documenti senza passare dalla reception, agevolando così tutto il processo e tutelando al massimo la loro riservatezza. 

Il momento del check-in rischia di rallentare le operazioni legate all’arrivo degli ospiti e il loro accesso alla camera, generando insoddisfazione e frustrazione. Un gestionale come Zak può velocizzare notevolmente questa operazione, in tantissimi modi diversi: l’ideale per andare incontro alle esigenze di chi viaggia e alle preferenze di chi gestisce una struttura.