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Velocizzare il check-in negli alberghi: alcuni consigli

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Care e cari WuBookers, oggi parliamo di un argomento che sta molto a cuore a tutti gli operatori dell’ospitalità: come velocizzare il check-in in albergo. Il momento dell’arrivo e della registrazione, infatti, può influire notevolmente sulla soddisfazione del viaggiatore. Ecco perché, quindi, è opportuno cercare di ottimizzarlo e rendere piacevole, efficace e rapida questa operazione. Vediamo cosa può aiutarci a farlo.

Come velocizzare il check-in negli alberghi?

A nessuno piace cominciare la vacanza con una fila al front-desk dell’hotel, e anche per il personale è spiacevole trovarsi di fronte numerose persone in attesa, magari con delle valigie che possono intralciare il passaggio. Ridurre i tempi di attesa (e lo stress!) va quindi a beneficio di tutti. 

Ma quali sono alcuni accorgimenti che ci possono aiutare a velocizzare le operazioni di check-in? 

Prevedere orari flessibili 

Senza dubbio, per prima cosa è opportuno offrire maggiore flessibilità riguardo agli orari, consentendo agli ospiti di poter arrivare in fasce orarie più ampie di quelle solitamente previste. Una struttura disponibile al check-in solo per due o tre ore al giorno, per esempio, potrebbe risultare meno attrattiva rispetto a una che ha più margine. Si tratta di un’accortezza che può far aumentare il gradimento dell’hotel, magari, incentivare gli ospiti a lasciare una recensione positiva, sottolineando proprio il valore di questo servizio.

Consentire early check-in e late check-in a pagamento

Allo stesso modo, le opzioni early check-in e late check-in sono molto apprezzate dai viaggiatori. A questo proposito, vale la pena ricordare, per esempio, che i voli di alcune compagnie decollano e atterrano molto presto o molto tardi, e quindi poter effettuare il check-in a un orario stabilito con la struttura, dietro il pagamento di un plus, può davvero risultare utile.  Gli orari dei mezzi di trasporto, naturalmente, sono soltanto uno dei motivi: non dimentichiamo, infatti, che chi viaggia ama sentirsi libero, anche e soprattutto quando si tratta di presentarsi in albergo o lasciare la camera. 

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Ridurre i tempi con il check-in online

C’è un’altra cosa che i viaggiatori amano moltissimo, oltre alla libertà, ed è poter scegliere. Per velocizzare il check-in in hotel si può ricorrere anche alla tecnologia, che permette di effettuare questa operazione online. In questo modo, l’ospite potrà decidere, a seconda delle sue esigenze, quale modalità utilizzare e, nel caso del check-in automatico, il risparmio di tempo sarà un vantaggio sia per lui che per l’hotel.

Quali sono i vantaggi?

Registrarsi per il soggiorno senza dover passare dalla reception, attraverso il web o tramite un’app, ha numerosi vantaggi, dal momento che:

  • riduce le code nella hall 
  • riduce il carico di lavoro del personale
  • migliora l’esperienza degli ospiti.


Il check-in online, inoltre, è una pratica riconoscibile da chi ci ha già fatto l’abitudine: queste persone, quindi, da un lato la sceglieranno sempre, quando presente, e dall’altro potrebbero averla adottata anche come criterio decisionale per alberghi e strutture in cui soggiornare. 

Check-in online? La soluzione è un gestionale per hotel

I software gestionali sono sistemi automatizzati che ti permettono di velocizzare molti aspetti del lavoro nel settore dell’hospitality, tra cui anche il check-in. Il nostro sistema in cloud Zak di WuBook, per esempio, è uno strumento snello ed efficace che ti permette di gestire la tua struttura comodamente da uno smartphone, un tablet o un PC. 

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Come funziona il check-in online su Zak?

Vediamo quindi come funziona l’intero processo di prenotazione per una struttura dotata di Zak. Quando l’ospite prenota, il sistema può inviare un messaggio già preimpostato dall’albergatore, per invitare la persona a compilare il form con i dati per il check-in online. Il gestore può decidere quali informazioni farsi comunicare: può includere soltanto quelle basilari da inviare all’ISTAT e al Servizio Alloggiati della Polizia, oppure chiederne altre. 

Nelle impostazioni, inoltre, l’albergatore può scegliere se richiedere o meno la firma digitale per questioni di privacy. È opportuno ricordare che, se la struttura ricettiva è dotata di un software di domotica, probabilmente non potrà utilizzare gli invii automatici, dal momento che i codici vanno inseriti a mano nel template.

L’ospite riceve un link per il check-in online, dal quale può fare molte operazioni: 

  • garantire, stampare o cancellare la prenotazione
  • richiedere la fattura
  • contattare la struttura 
  • effettuare un’altra preno
  • inserire le note e l’orario di arrivo
  • lasciare il feedback (ma solo dopo il check-out).

Proprio come il check-in fisico, inoltre, anche quello online è un’occasione per vendere dei servizi aggiuntivi: dallo stesso link, infatti, l’ospite può acquistare degli extra. 

Un passo in più con le chiavi virtuali delle stanze

Il momento del check-in è cruciale, come sa chi lavora nell’ospitalità. Un gestionale come Zak può velocizzare notevolmente questa operazione, dando all’ospite la possibilità di effettuarlo online. Per ridurre ulteriormente il tempo necessario all’ingresso degli ospiti in struttura, anche quando la reception è aperta h24, si può scegliere Keyless by Rival che, tra le varie funzionalità, permette di abilitare le virtual key delle stanze, grazie alle quali i viaggiatori possono entrare e uscire utilizzando il loro smartphone. 

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