Care e cari WuBookers, gestire i pagamenti e seguire gli aspetti amministrativi di una struttura ricettiva è un lavoro nel lavoro. Da un lato, bisogna semplificare il più possibile tutto il processo di prenotazione per gli ospiti, garantendo in ogni momento la sicurezza dei loro dati. Dall’altro, è importante tenere traccia dei pagamenti ricevuti – siano essi anticipi, caparre, saldi o extra – per ogni singola prenotazione, senza perdere di vista l’andamento generale degli incassi. Il PMS può alleggerire questa attività e facilitare la gestione di una parte così importante dell’operatività quotidiana. Vediamo in che modo prendendo come esempio Zak, il gestionale di WuBook.

Metodi di pagamento e garanzia della prenotazione

Quando si paga e come si paga sono due elementi essenziali della prenotazione.Il quando può variare a seconda del tipo di tariffa (con cancellazione gratuita, non rimborsabile, ecc.) e delle regole adottate dall’hotel per proteggere la prenotazione, come la semplice registrazione dei dati della carta di credito o la pre-autorizzazione di un certo importo.
Anche il come dipende in parte dai metodi di garanzia e può includere diversi sistemi di pagamento tra i quali: carta di credito e di debito; app “wallet” online; bonifico bancario e gateway di pagamento.

In uno scenario così ampio e articolato, dove le alternative e le combinazioni possibili sono molteplici, il PMS diventa uno strumento fondamentale perché tutto questo si trasformi in un processo fluido e trasparente sia per l’albergatore che per gli ospiti. Il gestionale dovrebbe infatti dare l’opportunità di impostare le diverse politiche di pagamento associate ad ogni tariffa e sistemazione; e contestualmente agevolare le transazioni, anche attraverso strumenti terzi connessi e comunicanti con il software principale.  

Semplifica i pagamenti e proteggi le prenotazioni con Zak di WuBook

Zak di WuBook offre ben 5 metodi per tutelare la prenotazione, che possono essere anche abilitati in contemporanea nella stessa regola:

• carta di credito solo dati: l’ospite inserisce i dettagli della sua carta di credito, ma non viene prelevato alcun importo;
• carta di credito con autorizzazione all’addebito: che prevede l’addebito della cifra stabilita dall’albergatore in un momento successivo alla prenotazione;
• carta di credito con blocco dell’importo: in questo caso, l’importo viene solo “congelato” momentaneamente (preautorizzazione);
• pagamento immediato dell’importo totale o parziale della prenotazione;
• bonifico: se vuoi ricevere il pagamento nel tuo conto corrente.

Tutti questi metodi vengono gestiti da Zak grazie al collegamento con i principali gateway di pagamento presenti sul mercato (Stripe, Nexi, Paypal, Mercadopago, Redsys). Una scelta che rende la transazione non solo totalmente sicura in termini di privacy e condivisione dei dati, ma anche piuttosto semplice per tutte le parti coinvolte.L’albergatore infatti deve soltanto selezionare sul pannello di controllo i metodi di garanzia e pagamento desiderati. Una volta ricevuta la prenotazione, può invitare il cliente a procedere al pagamento (o sollecitarlo in caso di ritardo) attraverso e-mail manuali o automatizzate, impostabili direttamente dal PMS.  
Chi prenota riceve quindi una e-mail con un link alla pagina Ospite di Zak: qui, a seconda del metodo richiesto dall’hotelier, può inserire comodamente tutti i suoi dati o proseguire sul sito del gateway selezionato per il pagamento vero e proprio. Una volta terminato, Zak sincronizza e registra automaticamente i pagamenti effettuati tramite i gateway collegati.

Appoggiandosi a questi sistemi esterni, Zak garantisce che tutte le operazioni siano svolte in maniera rapida ed evita passaggi intermedi potenzialmente dispersivi, errati o poco sicuri, compresi i casi di controversia o rimborso. Questo però non esclude la possibilità di ricevere pagamenti extra (ad esempio per servizi non conteggiati al momento della prenotazione o per tasse di soggiorno e simili), né di ottenere pagamenti tramite POS o contanti, che devono essere inseriti manualmente all’interno del gestionale.

La prenotazione, il primo passo per una gestione ottimale

Per gestire in modo snello l’amministrazione, è necessario che il PMS acquisisca tutta una serie di informazioni relative alle prenotazioni nelle varie fasi del soggiorno. Nel periodo pre-stay, infatti, è importante che le prenotazioni online o quelle registrate manualmente dall’albergatore (ricevute, ad esempio, tramite richiesta telefonica o di persona), conservino i dettagli del pernottamento (date e numero di notti previste) ma anche i dati della persona che prenota e di eventuali altri ospiti, il tipo di trattamento (solo alloggio, prima colazione, pensione completa, ecc.), le condizioni di cancellazione e gli eventuali pagamenti a garanzia già effettuati. Anche promozioni o offerte particolari devono poter essere tracciati all’interno del pannello.

Durante la permanenza è invece importante poter aggiornare tutte queste informazioni e in particolare quelle che incidono sul saldo finale, compresi cambiamenti al periodo di permanenza; al numero di ospiti; alla configurazione delle camere oltre che eventuali upselling e cross-selling o sconti applicati.  

Post stay, infine, è bene che nella sezione dedicata a ogni singola prenotazione siano indicati gli importi totali, i saldi, i metodi di pagamento utilizzati dall’ospite, possibili rimborsi e i documenti ufficiali associati a quella prenotazione secondo la normativa fiscale vigente.
In questo modo è molto più semplice ricostruire tutta la storia di ogni cliente e risalire alla sua situazione economica.  

Entra nel dettaglio di ogni prenotazione grazie a Zak

Su Zak ogni prenotazione ha una pagina dedicata organizzata in 3 sezioni principali: la prima con i dettagli della prenotazione e del cliente (anagrafica, date, trattamento, ecc); la seconda sezione con tutti i costi (totale, camere, extra, pasti, tasse, ecc); e infine la terza con gli sconti, le note e il sistema di messaggistica per comunicare con l’ospite.Nel riassunto della prenotazione sono inclusi anche eventuali voucher, lo stato della prenotazione (confermata, offerta inviata, cancellata, no show e così via) e l’agenzia o l’azienda associata a quella prenotazione, se presente. Quest’ultima funzione è particolarmente utile per le realtà che effettuano prenotazioni multiple da ricondurre però a pagamenti e documenti unici.

La seconda sezione è il cuore dell’attività legata ai pagamenti di ogni prenotazione. Qui infatti si trovano indicati l’importo totale delle camere, degli extra, delle tasse e dei pasti associati alla prenotazione. Anche l’importo già pagato, quello ancora da pagare (con relativa data prevista per la riscossione), il fatturato e il totale della prenotazione sono specificati in quest’area.Da qui è inoltre possibile entrare nel merito di ogni singola voce per analizzare o intervenire su:

• camere compresi quantità, setup, numero di ospiti e costo;
• extra: tipo, quantità e importi;
• pasti: quali, data di consumazione, costo;
• tasse, ovvero la tassa di soggiorno, se applicabile;
• pagamenti: per registrare uno o più pagamenti e visualizzare quelli già registrati;
• fatture: dove creare nuovi documenti o modificare quelli già prodotti.

L’ultima sezione della pagina di prenotazione di Zak consente infine di attivare sconti, comunicare con gli ospiti attraverso template già preimpostati e annotare altre informazioni sulla prenotazione e sui viaggiatori.
Con un tale livello di dettaglio e grazie all’interfaccia di navigazione davvero intuitiva, è facile cogliere al volo e aggiornare la situazione di ogni prenotazione senza perdere informazioni importanti e senza stress per personale e ospiti.

Contabilità e quadro generale di entrate e uscite

Altrettanto essenziale, però, è il quadro generale che riguarda più strettamente la contabilità della struttura. Anche in questo caso, il gestionale può essere uno strumento di supporto, anzi, diciamo di più: proprio la presenza di funzionalità legate al monitoraggio di entrate e uscite, alla documentazione fiscale e alla reportistica finanziaria è tra i criteri suggeriti per scegliere il PMS più adatto per ciascuna realtà. Infatti, sebbene non sostituisca un programma di amministrazione dedicato – che ha certamente un grado di sofisticazione più elevato e idoneo alle operazioni legate alla burocrazia – il software di gestione può comunque agevolare il lavoro di chi si occupa di conti, incassi e fatture e di tutto ciò che ne deriva. O, almeno, con Zak è proprio così!  

Semplificazione e controllo massimi con Zak

Il PMS sviluppato da WuBook prevede infatti un’intera area dedicata alla contabilità e accessibile, nelle diverse sezioni, da un comodo menu. Nella sezione dei pagamenti è possibile cercare e visualizzare l’elenco di tutti i pagamenti ricevuti o effettuati, suddivisi tra “In entrata” e “In uscita”. Qui sono raccolti gli incassi, filtrabili per nome dell’azienda o dell’agenzia, numero di documento associato, importo, tipo di pagamento, nome del cliente o della persona che lo ha registrato, solo per citarne alcuni. Le uscite rispondono agli stessi criteri di ricerca e riguardano in particolare i prelievi del Cashflow o i rimborsi delle prenotazioni.

Per sapere subito quali pagamenti sono stati saldati e quali invece risultano ancora scoperti, basta andare nell’area “Pagati/Non pagati” dove visualizzare rapidamente le prenotazioni non pagate con i relativi dettagli. Questo permette di avere sempre sotto controllo gli importi e lo stato delle prenotazioni senza dover entrare nella pagina singola, e di pianificare solleciti o programmare le uscite di cassa in modo consapevole.
A proposito di cassa, anche il Cashflow (il flusso di entrate o uscite, ovvero depositi o prelievi, giornaliere o di un arco di tempo specifico a scelta) e la chiusura contabile per giorno o per turno, facilitano operatività e verifiche.

E per quanto riguarda documenti e fatture? Nessun problema: nell’area contabilità è disponibile infatti il modulo per emettere i documenti fiscali direttamente da Zak con numerazione personalizzabile e progressiva. Per alcuni Paesi come l’Italia, che prevedono la fatturazione elettronica, è possibile abilitare l’invio/ricezione all’Agenzia delle Entrate: il documento, creato all’interno del PMS, può infatti essere mandato al Sistema di Interscambio senza ulteriori step manuali e conservato per 10 anni come previsto dalla legge locale.
Infine, per facilitare il lavoro del commercialista o di chi segue la parte contabile, Zak consente di esportare, per ogni sezione, i report finanziari e di scaricare ogni documento in formato XML per poi ricrearlo nel software di contabilità terzi, se necessario.

Perché sfruttare il PMS per pagamenti e contabilità? Facciamo il punto

Anche se, come abbiamo già accennato, il PMS non sostituisce programmi di contabilità veri e propri, offre sicuramente vantaggi pratici non trascurabili.
Per prima cosa, semplifica i passaggi per lo staff alberghiero che sfrutta gli automatismi del gestionale per effettuare operazioni viceversa molto macchinose. Aggiornamenti e controlli periodici e puntuali sono quindi agevolati, che si tratti di riscuotere un anticipo, di verificare lo stato di un pagamento o di sollecitare il saldo di una prenotazione. Tante attività diverse in un unico ambiente di lavoro: un aspetto che aumenta il livello di sicurezza, abbassa il rischio di errori manuali e velocizza il lavoro del personale. Personale che può così concentrarsi maggiormente sul benessere dei clienti, la cui soddisfazione è garantita anche da una fiscalità scorrevole e senza intoppi, che non li obbliga a continue richieste o integrazioni.  
La gestione della fatturazione internamente al PMS alleggerisce inoltre il peso per il reparto – interno o esterno – che si occupa di tutte le pratiche contabili, dato che una parte del lavoro viene svolto già dal software e dal personale dell’hotel.

Un ultimo beneficio, ma non per importanza, riguarda la valutazione delle performance della struttura: proprietari e manager possono giovarsi molto di uno strumento che, oltre a garantire il corretto funzionamento dell’albergo, tiene traccia dell’andamento economico reale. Profitti e flussi di cassa migliori derivano infatti non solo da strategie commerciali efficaci ma anche da ragionamenti e considerazioni di natura pratica: un PMS come Zak è l’alleato perfetto in questo senso.