Cari e care WuBookers, le prenotazioni online sono una grande comodità, ma possono riservare alcuni inconvenienti. In quanto vendite a distanza – di tempo, oltre che fisica – le variabili in gioco sono tante: e se il cliente non si presenta? E se la carta con cui ha fermato la stanza è falsa? O non ha disponibilità sufficiente?
Ecco perché, tra i metodi di garanzia per hotelier e property manager, è presente anche la pre-autorizzazione della carta di credito: vediamo nel dettaglio cos’è e quando conviene usarla.  

Pre-autorizzazione della carta: cos’è e come funziona

La pre-autorizzazione, lo dice la parola stessa, è un’autorizzazione preventiva al pagamento, che però non coincide necessariamente con il pagamento stesso.
Si tratta infatti di un blocco temporaneo di denaro che l’albergatore richiede in anticipo, come garanzia della prenotazione. L’importo oggetto di pre-autorizzazione non viene trasferito dal conto del cliente all’hotel (quindi non vi è alcun movimento bancario), ma solo “congelato” per assicurarne la disponibilità prima della conferma del soggiorno.
In altre parole, è una forma di tutela che le strutture ricettive possono richiedere, soprattutto per le prenotazioni online, per verificare la validità dei dati della carta e accertarsi della copertura economica dell’ospite.

La pre-autorizzazione ha dei limiti temporali solitamente di alcuni giorni e, per questo, viene richiesta non più di 7-15 giorni prima dell’esigibilità del pagamento. Troppo anticipo, infatti, potrebbe generare un conflitto con la politica di cancellazione oppure potrebbe comportare la richiesta di una nuova pre-autorizzazione all’ospite. A questo proposito, se la richiesta di pre-autorizzazione non va a buon fine, è possibile richiedere al cliente un’altra carta.

Ma a quanto ammonta la cifra e come disporne? Non esiste una regola fissa e ogni albergatore può trattenere una somma diversa a sua discrezione. Ad esempio, può essere pari al costo della prima notte, o a quello della penale di cancellazione, oppure ancora di un importo superiore per coprire eventuali danni.
Come abbiamo detto, la pre-autorizzazione di per sé non corrisponde a un addebito, ma può trasformarsi in tale a seconda della situazione.

Possibili scenari: rilascio o pagamento

Ipotizziamo il caso di un cliente che abbia prenotato online una stanza con cancellazione gratuita entro 20 giorni dalla data di check-in e abbia ricevuto correttamente la richiesta di pre-autorizzazione da parte dell’hotel. I principali scenari possibili, a questo punto, sono tre:

• l’ospite conferma la prenotazione e soggiorna in hotel.A questo punto l’hotel può riscuotere l’importo già pre-autorizzato, che si trasformerà quindi in un pagamento vero e proprio (per un importo uguale o inferiore, mai superiore) e al cliente non resterà che saldare l’eventuale differenza del conto complessivo. In tal caso la pre-autorizzazione funziona come un acconto;
• l’ospite cancella la prenotazione entro i tempi previsti dalla penale. La pre-autorizzazione viene sbloccata: l’importo sarà quindi nuovamente disponibile sul conto in un tempo che dipende dalla banca emittente, dal gestore del circuito e dal metodo di storno;
• l’ospite non si presenta (no show) o disdice oltre i termini previsti: se le politiche di cancellazione lo prevedono, è possibile riscuotere l’importo pre-autorizzato.

I vantaggi della pre-autorizzazione per hotel e clienti

Questo metodo di garanzia comporta numerosi vantaggi, sia per l’albergatore che per il cliente.
L’albergatore, lo abbiamo accennato, ha modo di ridurre il rischio di frodi, verificando in anticipo la validità della carta e la capienza. La pre-autorizzazione consente inoltre di tutelarsi, almeno parzialmente, anche se la prenotazione non va a buon fine entro i termini stabiliti o qualora il cliente non si presenti affatto.

Dal punto di vista di chi viaggia, invece, la pre-autorizzazione non comporta alcun vincolo di pagamento anticipato, ma può essere facilmente convertita in acconto o, viceversa, rilasciata per intero. Infine, è importante ricordare che i dati sensibili legati al pagamento non sono condivisi, ma anonimizzati grazie alla tokenizzazione automatica.    

Come gestire le pre-autorizzazioni in modo efficace

Come avrai capito, la pre-autorizzazione richiede una gestione precisa e accurata per ogni casistica e cliente. È importante infatti tenere traccia dei tempi in cui viene richiesta (ricorda che ha una durata limitata) ed entro cui può essere addebitata prima di essere rilasciata automaticamente.
Di fronte a piani tariffari differenti e a un numero consistente di prenotazioni online è facile che qualcosa sfugga. Per evitare che questo accada, è fondamentale dotarsi di un PMS per hotel che gestisca le pre-autorizzazioni al posto tuo.

Zak, il gestionale per strutture ricettive di WuBook, offre la possibilità di governare l’intera procedura. Grazie al nostro software potrai:

• impostare regole personalizzate per la pre-autorizzazione (importo in cifre o in percentuale, numero di giorni massimo in cui richiederla prima del check-in);
• inviare la richiesta al cliente affinché quest’ultimo inserisca i dati della propria carta nella pagina ospite dedicata;
• registrare la carta e verificarla;
• prelevare l’importo pre-autorizzato in tutto o in parte, in pochi clic;
• registrare il pagamento e gestire la contabilità.

Inoltre potrai anche decidere se impostare questo come unico metodo di garanzia o configurare più alternative da proporre ai tuoi ospiti.
La pre-autorizzazione è un sistema diffuso ed efficace, se gestito con gli strumenti giusti: Zak è uno di questi.