Cari e care WuBookers, oggi vi proponiamo un quesito che, soprattutto per chi è agli inizi della propria attività, è piuttosto frequente e può destare non poche perplessità: c’è differenza tra caparra e acconto in hotel? La risposta è sì e saperle gestire, anche dal punto di vista fiscale, può evitare malintesi e rivelarsi vantaggioso per la struttura.

Caparra in hotel: di cosa si tratta

Per capire cos’è la caparra e a cosa dà diritto, è necessario rifarsi al Codice Civile che, agli articoli 1385 e 1386, ne specifica le definizioni e i relativi dettagli. Secondo la normativa, infatti, esistono due tipi di caparra: la caparra confirmatoria e quella penitenziale.

In entrambi i casi, si tratta di una cifra versata dal cliente all’albergatore a tutela del contratto, che va quindi restituita al termine del soggiorno ma che può essere trattenuta in caso di inadempienza (secondo le modalità che vedremo tra poco).L’ammontare della caparra è a discrezione dell’hotelier, anche se solitamente è pari al 25/30% dell’importo della prenotazione. La sua applicazione deve essere esplicitata nel contratto di locazione delle camere e sottoscritta dal cliente al momento della stipula.  

Caparra confirmatoria

La caparra confirmatoria prevede due casistiche distinte:

• inadempienza del cliente: qualora l’ospite non rispettasse il contratto, ad esempio cancellando la prenotazione o non presentandosi in struttura (secondo un fenomeno noto come no show), l’albergatore non solo è legittimato a trattenere la caparra, ma potrebbe chiedere anche un risarcimento pari al totale della prenotazione per il mancato guadagno. Questo tipo di caparra serve infatti a prevenire il danno, autotutelarsi e ottenere una garanzia dell’obbligazione da parte del cliente;      
• inadempienza del gestore: quando invece è l’albergatore a non fornire i servizi concordati, il cliente può “recedere dal contratto ed esigere il doppio della caparra” (art. 1385 cc.). Fanno eccezione i casi di ricollocamento, ovvero quando il cliente accetta di essere trasferito in un’altra struttura della stessa categoria o superiore. Le spese di spostamento e l’eventuale differenza di costo nel prezzo della sistemazione rimangono a carico della struttura risultata inadempiente.

Caparra penitenziale

La caparra penitenziale differisce da quella confirmatoria sia nelle premesse, che nelle conseguenze. Il Codice Civile la identifica così: “Se nel contratto è stipulato il diritto di recesso per una o per entrambe le parti, la caparra ha la sola funzione di corrispettivo del recesso. In questo caso, il recedente perde la caparra data o deve restituire il doppio di quella che ha ricevuta.”

In altri termini, questo tipo di caparra sussiste solo nel momento in cui vi sia una cancellazione della prenotazione da parte dell’ospite o dell’albergatore.Se a disdire è il cliente, l’albergatore ha diritto di trattenere solo l’importo della caparra, senza pretendere ulteriori risarcimenti a copertura del mancato guadagno (in linea con il legittimo diritto di recesso esercitato dal cliente). Se invece è il gestore a ripensarci, può trovarsi a pagare il doppio della cifra ricevuta.

Differenza tra caparra confirmatoria e penale

Parlando di inadempimento, è lecito domandarsi quale sia la differenza tra caparra confirmatoria e penale. Il punto principale riguarda le tempistiche di versamento: la caparra, infatti, viene versata successivamente alla stipula del contratto ma in anticipo rispetto alla sua realizzazione, cioè al momento della prenotazione, prima che l’ospite alloggi in struttura.

La penale, invece, è eventuale ed è prevista solo se viene riscontrata l’inadempienza, al di là del danno subito (che può essere oggetto di ulteriori valutazioni). Il suo effetto, infatti, è quello di “limitare il risarcimento alla prestazione promessa, se non è stata convenuta la risarcibilità del danno ulteriore. La penale è dovuta indipendentemente dalla prova del danno” (1382 cc.).

Acconto: cos’è e in cosa differisce dalla caparra

L’acconto può essere definito come una tutela a vantaggio del cliente. Si tratta infatti di una somma stabilita dall’hotel che il cliente versa per confermare la sua intenzione a soggiornare presso la struttura.
A differenza della caparra, l’acconto deve essere restituito per intero in caso di recesso.
Anche la registrazione ai fini fiscali è diversa tra l’uno e l’altra: trattandosi di un anticipo sulla somma totale, l’acconto deve seguire un certo iter; mentre la caparra è equiparabile a un deposito temporaneo, che non necessita delle stesse procedure.

Adempimenti fiscali di caparra e acconto

Come gestire dunque caparra e acconto a livello di contabilità? Andiamo con ordine.
La caparra – lo dicevamo – non è equiparabile a un pagamento, ma si tratta di un versamento provvisorio e come tale non genera ricavi per la struttura o costi per il cliente (fatte salve le casistiche di cui sopra). Dunque, secondo l’Agenzia delle Entrate (risoluzione n. 411673 del 19.05.1977), l’albergatore non è obbligato a emettere fattura o altri documenti fiscali. Per gli stessi motivi, la caparra in quanto tale è esente da IVA.

È comunque consigliabile rilasciare un documento che attesti la ricezione di questo importo, come ad esempio una ricevuta dal blocchetto di quietanza (con marca da bollo da 2 euro per importi superiori ai 77,47 euro) o lo scontrino in caso di pagamento con POS. In questo modo, entrambi – ospite e albergatore – avranno comunque traccia dell’avvenuto passaggio di denaro. Qualora il pagamento avvenga tramite bonifico, è importante che il cliente specifichi che si tratta di una caparra anche nella causale dello stesso.
Se invece il cliente non rispettasse il contratto, l’albergatore può trattenere la caparra registrandola fiscalmente come “sopravvenienza attiva” e dichiarandola come ricavo dell’attività per l’applicazione delle imposte dirette.

Diverso è il caso dell’acconto al cui versamento deve immediatamente seguire una ricevuta fiscale, fattura o scontrino emessi dall’albergatore. Questa somma è infatti subito rilevante ai fini delle imposte dirette e indirette. Al momento del saldo finale dovrà essere rilasciato un altro documento in cui dovrà essere specificato quanto già versato in sede di acconto e quanto dovuto per la finalizzazione del pagamento. In caso di cancellazione della prenotazione, oltre a restituire l’acconto, l’hotelier è tenuto a emettere una nota di accredito indicando la data dell’operazione.

Caparra e acconto possono coincidere?

Ci sono casi in cui caparra e acconto possono coincidere, almeno dal punto di vista contabile.
Ipotizziamo che un cliente paghi una caparra tramite bonifico bancario, ma senza specificare nella causale la natura del versamento. Per evitare fraintendimenti, è consigliabile chiedergli di ripetere l’operazione (previa restituzione della cifra ricevuta), o di esplicitare via mail la natura del pagamento effettuato. Qualora questo non avvenisse, è possibile considerare tale cifra come acconto e comportarsi di conseguenza ai fini fiscali.Inoltre, al termine del soggiorno e in caso di adempimento del contratto da parte di entrambe le parti, la caparra può essere convertita in acconto e quindi essere imputata alla prenotazione, inserendola all’interno del conto finale.

Tutte queste operazioni – nonché la gestione delle prenotazioni con le relative politiche di cancellazione e trattamenti – possono essere governate facilmente e rapidamente da un unico strumento, pensato appositamente per le strutture ricettive: il PMS per hotel. Un software, completo di diversi moduli, da cui è possibile intervenire non solo sui documenti fiscali, ma anche sui canali di prenotazione, sul calendario e la disponibilità delle camere, le offerte e le tariffe, e molto altro ancora.

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