Care e cari WuBookers, le OTA sono uno strumento di promozione e vendita importante – a volte persino imprescindibile – per chi gestisce un hotel, un B&B o una casa vacanza. Ogni portale ha le sue specificità: ci sono agenzie specializzate solo in certi tipi di strutture ricettive, altre diffuse solo in alcuni Paesi e così via.
Anche i requisiti per gli albergatori cambiano da piattaforma a piattaforma e lo stesso vale per gli algoritmi che governano la visibilità delle strutture registrate. In questo articolo ci soffermiamo proprio su quest’ultimo, fondamentale, aspetto e riepiloghiamo i fattori di ranking più comuni tra le varie OTA.    

Cosa sono e come funzionano gli algoritmi delle OTA

Gli algoritmi sono sistemi informatici che permettono di eseguire operazioni complesse in modo automatizzato a partire da una serie di informazioni e istruzioni. Quelli delle OTA, ad esempio, sono programmati per analizzare l’intero database delle strutture presenti e, sulla base di alcuni parametri, determinare quali verranno mostrate per prime e quali, invece, rimarranno in fondo ai risultati di ricerca.Come anticipato, non c’è una regola unica valida per tutti e spesso le formule che governano gli algoritmi delle singole agenzie sono segrete. Tuttavia, qualche risorsa ufficiale e un po’ di pratica consentono di ricavare alcune indicazioni generali.

L’accuratezza è importante

Informazioni dettagliate e accurate, foto professionali, descrizioni utili e approfondite: presentarsi bene può fare la differenza per l’algoritmo e per gli ospiti. Quali sono i servizi offerti nella tua struttura? Indicali tutti, soprattutto quelli più richiesti, per assicurarti esaustività e appeal. Come sono fatte le camere? E gli interni? Ci sono spazi esterni o altre aree disponibili per gli ospiti, come la palestra o una spa? Gli animali sono ammessi?Elencare e mostrare con immagini aggiornate e di qualità tutto quello che rende unica la tua struttura può influire sul posizionamento e, di conseguenza, sulle prenotazioni, in un circolo virtuoso che si autoalimenta.

Disponibilità degli alloggi: di più è meglio

Anche la disponibilità è un altro fattore di valutazione essenziale. Anzi, per Booking.com è il primo. L’OTA consiglia addirittura di impostare il calendario delle disponibilità per almeno un anno così da soddisfare la domanda di chi prenota con largo anticipo.La logica che c’è dietro è abbastanza intuitiva: senza camere aperte l’esperienza online dei viaggiatori può essere frustrante e questo incide non solo sui profitti dell’hotel, ma anche sul successo della piattaforma, che potrebbe perdere potenziali clienti per mancanza di alloggi.

Prezzi e restrizioni: “less is more”

Secondo lo stesso principio, anche i prezzi e le eventuali restrizioni influenzano il fattore di ranking dei portali online. Questo vale senz’altro per Airbnb, ad esempio, che premia le strutture che, a parità di zona e tipologia, propongono un prezzo più basso.
Oltre al costo totale, è consigliabile applicare condizioni di cancellazione flessibili e offerte ad hoc: tutti metodi per incoraggiare la prenotazione ed evitare la fuga degli utenti dal sito.
Certo, è importante che, anche al netto dei costi di commissione, le vendite siano economicamente sostenibili per l’albergo ed è quindi fondamentale impostare tariffe ponderate più che al ribasso.

Popolarità della struttura: parola agli ospiti

Più gli ospiti saranno soddisfatti e più è probabile che siano propensi a lasciare una recensione positiva. Il giudizio dei clienti è un altro elemento che incide sulla visibilità all’interno delle OTA. Aspetti come la pulizia delle camere o la posizione dell’hotel, possono essere usati come filtri di ricerca dai viaggiatori e, per questo, sono tenuti in gran conto anche dalle agenzie online.
Molte piattaforme includono già meccanismi di richiesta e raccolta delle valutazioni (spesso gestibili solo parzialmente dagli albergatori), che concorrono così al punteggio della struttura (quando presente) e alla sua generale popolarità.

Performance generali e comportamento degli utenti

Oltre a questi, gli algoritmi delle OTA considerano anche tantissimi altri fattori come: la velocità di risposta ai messaggi degli utenti, la percentuale di cancellazione, l’accettazione delle richieste di prenotazione (qualora non fosse presente la modalità diretta), il rapporto tra visualizzazione dell’annuncio (impression in gergo) e vendite, e così via.
Una mole di dati non indifferente che restituisce un quadro delle performance generali della struttura e, di conseguenza, determina la sua posizione nei risultati di ricerca.  

Programmi di affiliazione, una via preferenziale

Per aumentare la visibilità, alcune OTA propongono veri e propri programmi di affiliazione. Si tratta di piani a pagamento che, in cambio di condizioni di vendita privilegiate, garantiscono posizioni e quindi risultati migliori alle strutture aderenti. Tuttavia, non basta pagare per entrare a far parte di queste categorie speciali: spesso, infatti, questi programmi prevedono criteri di selezione stringenti che devono essere mantenuti nel tempo per assicurare il successo dell’operazione (e la qualità del piano).

In sintesi, possiamo dire che gli algoritmi delle OTA tendono a valorizzare gli annunci che danno più garanzie di prenotazione e soddisfazione della clientela.Ma perché tutto questo funzioni, anche lato struttura, serve organizzazione ed efficienza.

Gestire le OTA in modo efficiente

Le OTA, lo dicevamo all’inizio, sono una cassa di risonanza e una fonte di introiti significativa per molte strutture. Se, da un lato, possiamo fare relativamente poco per influenzare direttamente l’algoritmo che le governa, dall’altro però possiamo garantire che tutto il processo di prenotazione (e il successivo pernottamento) degli ospiti sia fluido e ottimizzato. Perché questo succeda, è necessario affidarsi alla tecnologia.

La soluzione? Il Channel Manager di Zak

Il Channel Manager di Zak, il PMS per hotel di WuBook, è pensato proprio per gestire in modo semplice e compatto le informazioni da e verso le OTA, garantendo un’operatività snella e veloce, tutto da un’unica piattaforma.Ecco come:

• permette di impostare prezzi, disponibilità ed eventuali restrizioni (se previste dal portale) su tutte le principali OTA;
• registra automaticamente le prenotazioni, aggiornando in tempo reale la disponibilità degli alloggi su tutti i canali di vendita;
• in alcuni casi, consente di gestire le informazioni dell’annuncio (VRBO di Expedia) o le promozioni (Booking.com e Airbnb); 
• fornisce dati precisi sull’andamento, consultabili nell’apposita area Statistiche di Zak e filtrabili per periodo e canale. Questi includono: il numero delle prenotazioni; la revenue delle camere e revenue totale; la produzione totale generata dalla vendita di camere, extra e pasti in quel canale; le camere vendute; l’ADR e la percentuale di prenotazione (Revenue Rate). Informazioni essenziali per valutare il rendimento del portale e fare modifiche alla strategia commerciale.

Inoltre, le funzionalità di Zak sono in continuo aggiornamento: attualmente è in fase di sviluppo la gestione della messaggistica degli ospiti direttamente dal PMS, una modalità che semplifica ulteriormente il lavoro dell’albergatore.

L’esperienza degli ospiti inizia molto prima del loro arrivo in struttura e le OTA questo lo sanno – e lo valorizzano – bene.