Care e cari WuBookers, hotel e strutture ricettive sono sempre meno soltanto posti dove pernottare, e sempre di più veri e propri luoghi di benessere e intrattenimento, capaci di contribuire attivamente all’esperienza della vacanza, e non solo. Uno dei modi più efficaci per sfruttare questa tendenza – e aumentare i ricavi – è attraverso gli eventi. A seconda della loro tipologia, infatti, gli eventi in hotel attirano i turisti e coinvolgono gli ospiti, arrivando persino a interessare i residenti locali. Scopriamo insieme tutti i loro vantaggi e come ottenere il massimo dagli appuntamenti in struttura.

Gli eventi in hotel non sono tutti uguali: tipologie e caratteristiche

Gli eventi in hotel possono essere vari. Ci sono i congressi, le degustazioni, le serate a tema, i ricevimenti per i matrimoni e così via. Le alternative sono tante, ma in genere è possibile distinguere due tipologie principali: gli eventi organizzati dall’albergo stesso e quelli richiesti dagli ospiti o da altri clienti esterni.

Eventi organizzati dall’albergo: pro e contro

Questi eventi vengono proposti e promossi direttamente dall’hotelier e includono esperienze enogastronomiche, lezioni di yoga e corsi sportivi, concerti, incontri e book club, e simili. Il pubblico solitamente è misto e comprende ospiti dell’hotel, viaggiatori che non alloggiano in struttura, persone del posto.Il vantaggio principale di questa attività è che può contribuire ad aumentare l’occupazione delle camere anche durante la bassa stagione, soprattutto se l’evento è organizzato insieme a personalità di spicco, con un loro seguito affezionato. Ma non è il solo. Tra gli altri effetti positivi c’è anche la possibilità di accrescere la notorietà dell’albergo grazie al passaparola e alla visibilità social generati dai partecipanti. Se l’appuntamento è ricorrente può fidelizzare gli ospiti; mentre un calendario vario e ricco può attirare walk-in casuali e abitanti del luogo, trasformando così la struttura in un punto di riferimento per la comunità durante tutto l’anno.

Certo, eventi di questo tipo richiedono – oltre all’impegno pratico – anche una certa capacità logistica (gli spazi devono essere attrezzati e adeguati al concerto, lezione, mostra, ecc.); una buona rete di contatti e partnership locali; e una strategia di comunicazione diversificata e multipiattaforma (non tutti i potenziali clienti si informano sullo stesso canale!). D’altro canto, offrono fonti di introiti alternative alla vendita della camera e possono essere utilizzati come plus incluso o extra per differenziare le tariffe.

Eventi organizzati da clienti esterni: vantaggi e aspetti da considerare

In questa seconda categoria rientrano tutti quegli eventi che l’albergo decide di ospitare ma senza esserne il principale ideatore. Può trattarsi, ad esempio, di meeting e conferenze, di solito legati al turismo MICE; oppure cerimonie, incontri di associazioni, raduni e altre celebrazioni organizzate dai cosiddetti gruppi SMERF; o infine feste, corsi e workshop privati. In questo caso, dunque, il pubblico sarà più selezionato e uniforme, ma anche più motivato e affidabile. Spesso infatti questi eventi contemplano il pernottamento in struttura, dando così un doppio fattore di guadagno per chi li accoglie. Inoltre, quando sono gestiti da planner esterni, possono diventare l’occasione per farsi conoscere ed entrare in contatto con agenzie e realtà specializzate che portano occupazione regolare.

Per risultare competitivi e appetibili, è necessario però garantire che spazi e dotazioni siano sempre impeccabili e personalizzabili all’occorrenza. Anche il prezzo di vendita deve poter essere adattato a questo segmento di clientela che, tipicamente, cerca soluzioni funzionali a prezzi convenienti, a fronte di un numero di presenze significativo.

Perché decidere di ospitare un evento in hotel?

Qualunque sia la tipologia di evento, ospitarlo all’interno dell’albergo può rivelarsi strategico e remunerativo. Ecco, in sintesi, i principali motivi per cui vale la pena considerare questa opportunità:

• sfrutti ogni centimetro della struttura come sale conferenze, spazi esterni, sala colazione e area ristorante: quando non sono in funzione rimangono inutilizzate, perché non approfittarne per renderle ancora più produttive?
• ti fai conoscere oltre il tuo raggio d’azione abituale e puoi raggiungere pubblici diversi, non solo tra gli ospiti, ma anche all’interno della comunità locale;
• diversifichi le fonti di introito compensando così eventuali momenti di calo della domanda;
• crei collaborazioni proficue, sia con agenzie e pianificatori specializzati, sia con altri professionisti che possono aiutarti a realizzare eventi su misura;
• ti distingui rispetto alla concorrenza e aumenti il valore percepito del tuo albergo rispetto agli altri.

Come massimizzare i ricavi degli eventi

Tutto apparentemente semplice e lineare, ma come garantire che gli eventi portino davvero un introito maggiore rispetto all’attività di routine, e come massimizzarlo?Esistono alcune leve strategiche che, se applicate con metodo, possono trasformare ogni appuntamento in una reale opportunità di guadagno.

Stabilire i prezzi in modo “furbo”

La strategia tariffaria è fondamentale per non lasciarsi sfuggire buone occasioni di guadagno, anche quando si tratta di eventi. Per quelli organizzati da soggetti terzi –  meeting aziendali, matrimoni, conferenze – è indispensabile valutare se la revenue prodotta da un gruppo sia effettivamente superiore a quella che si otterrebbe vendendo le stesse camere a clienti individuali nelle stesse date. Una tariffa di gruppo conveniente per il cliente, infatti, può rivelarsi svantaggiosa per la struttura se, nello stesso periodo, la domanda di viaggiatori singoli è particolarmente alta. Ovviamente questa valutazione deve essere fatta prendendo in esame tutti i flussi di cassa generati: non solo le camere, ma anche il food&beverage, l’uso degli spazi e i servizi accessori.

Per gli eventi promossi dall’albergatore, invece, dovrebbe essere l’evento stesso a generare domanda aggiuntiva, quindi è possibile applicare il cosiddetto dynamic pricing. Ad esempio, si potrebbero proporre tariffe più alte nei giorni dell’appuntamento e adeguarle in tempo reale a seconda di come vanno le vendite e di come si comporta il mercato.

Costruire pacchetti per moltiplicare le fonti di ricavo

Un evento non si traduce solo in ricavi provenienti dall’affitto di una sala o dal pagamento di un biglietto, ma offre la possibilità di sfruttare più fonti di introito nello stesso momento. Uno dei modi per far sì che questo succeda è attraverso pacchetti tematici – ad esempio “evento + notte + servizio/esperienza extra” – che aumentano la spesa media per ospite e semplificano la proposta al momento della prenotazione, migliorando anche la percezione del valore.

Oltre a questo, è opportuno prevedere un sistema di upselling e cross-selling strutturato, sia prima sia durante l’evento: con email pre-arrivo con proposte personalizzate, personale formato per suggerire upgrade o esperienze aggiuntive, strumenti digitali che promuovono i servizi della struttura in modo efficace ma non invasivo.

Creare continuità grazie a planner, partnership locali e clienti corporate

Ospitare un ricevimento una volta non basta, per creare continuità è necessario lavorare sulle partnership e sulla fidelizzazione di chi si occupa di eventi in maniera professionale. Promuovere il proprio albergo presso un pubblico specializzato, partecipare a fiere di settore, raccontare bene questa attività anche sui propri canali sono tutte azioni essenziali per costruire relazioni di fiducia con agenzie di eventi, planner professionisti e aziende del territorio. Così facendo, si produrrà un flusso di occupazione regolare, meglio ancora se concentrato nei giorni infrasettimanali o in bassa stagione, quando la domanda individuale è tipicamente debole.

Monitorare i risultati con i KPI di performance

Infine, bisogna monitorare i risultati per confermare ciò che funziona e risolvere eventuali criticità o deficit. L’analisi puntuale dei risultati implica sia una misurazione quantitativa, che una valutazione qualitativa.
Tra gli indicatori numerici più utili c’è sicuramente il RevPAR dei giorni dell’evento confrontato con la media del periodo precedente o dello stesso periodo dell’anno scorso, per misurarne l’impatto sull’occupazione. Anche il TRevPAR (Total Revenue Per Available Room), è utile perché include anche le entrate ancillari e restituisce un quadro più completo della redditività durante l’evento. La soddisfazione dei partecipanti è un altro tassello importante per avere un quadro completo e può essere rilevato con questionari di gradimento ad hoc.

Al netto di tutto questo, spazi, attrezzature e personale presente devono essere adeguati all’evento e al numero di partecipanti, e tutta l’organizzazione deve essere svolta nel modo più fluido e ordinato possibile per evitare imprevisti spiacevoli. Per farlo è necessario dotarsi del giusto supporto tecnologico.

Zak a servizio (anche) delle prenotazioni di gruppo

Per un hotel indipendente è difficile sostenere economicamente e operativamente più software insieme. Per quanto possano essere potenti e articolati, infatti, non sempre si ha il tempo, le energie e le risorse per adottarli e usarli tutti. Più facile, invece, trovare uno strumento che racchiuda al suo interno tutte le funzioni essenziali e in una versione semplificata, adatta anche a chi non ha dimestichezza con la tecnologia o non sa se investire su soluzioni più verticali. In questo scenario, il PMS per hotel e strutture ricettive può fare molto, soprattutto se si tratta di Zak di WuBook: il gestionale alberghiero all-in-one che risponde a tutte le principali necessità degli operatori in un’unica piattaforma.

Per quanto riguarda eventi e gruppi, infatti, Zak permette di gestire ogni aspetto in modo immediato e preciso. Ad esempio, consente di creare prenotazioni di gruppo e di configurare un’occupazione diversa per ogni camera. E non c’è bisogno di arrivare fisicamente in struttura per farlo: per agevolare ulteriormente il processo anche a distanza, l’albergatore può fornire il link al sistema di prenotazione (Booking Engine) integrato al capogruppo e lasciare che siano gli ospiti della comitiva a fermare le camere, secondo le loro preferenze. Inoltre, grazie alla Pagina Ospite è possibile raccogliere in anticipo i dati dei partecipanti, così da velocizzare le procedure di registrazione alla reception.

E la gestione delle offerte e delle promozioni ad hoc? Nessun problema: basta fornire al gruppo i codici sconto personalizzati che potranno inserire direttamente in fase di prenotazione per visualizzare la tariffa ridotta a loro dedicata.
Rimanendo in tema di amministrazione, con Zak è possibile registrare pagamenti, acconti, saldo residuo, movimenti contabili e addebiti alla prenotazione: in questo modo è facile avere sempre sott’occhio la situazione finanziaria e alleggerire il personale amministrativo.

Tutto questo vale per i gruppi, ma anche per gli ospiti singoli: così l’albergatore non è costretto a cambiare piattaforma, ma può adoperare un unico sistema. Anzi, un sistema unico!