Care e cari WuBookers, come in ogni settore, anche in quello turistico esistono collaborazioni particolarmente convenienti, ad esempio quella tra albergatori e operatori turistici. Ma perché gli hotel e i tour operator riescano a lavorare bene insieme – e a ottenere benefici economici – è necessario che l’intesa sia perfetta e che anche gli strumenti operativi siano adeguati. Ne parliamo meglio in questo articolo.

Cosa significa stringere una partnership con un tour operator

Avviare una collaborazione con un tour operator o un’agenzia di viaggio, fisica o online (le cosiddette OTA), significa trovare un accordo che preveda condizioni vantaggiose per entrambe le parti. Non esiste una formula unica per tutti, ma di solito l’oggetto dell’attività sono le camere oppure delle combinazioni di camere e servizi, che la struttura mette a disposizione dell’operatore a un prezzo concordato. L’operatore, dal canto suo, si impegna a vendere quelle camere, forte dell’ampia visibilità di cui gode e/o dell’offerta che sta costruendo, come pacchetti turistici e viaggi organizzati. In questo modo, entrambi gli attori ottengono un guadagno economico e pratico: da un lato, l’albergatore può contare su una maggiore sicurezza di vendita, spesso in quantità superiori alla sua portata naturale (bilanciando così il deficit sul prezzo di vendita ribassato per ogni singola stanza). Dall’altro, il tour operator arricchisce il suo catalogo e ottiene una commissione sulle soluzioni vendute, facendosi carico della diffusione.  Qualunque sia la tipologia di accordo, è importante che sia regolamentato da un contratto, in cui politiche e tariffe reciproche vengono specificate e accettate ufficialmente da entrambi. Anche le condizioni di vendita e promozione devono essere dettagliate: è possibile, ad esempio, stabilire clausole di esclusiva che non prevedono altre forme di distribuzione oltre all’agenzia; oppure aprire questa possibilità anche ad altri canali, come la vendita sul sito dell’hotel. In ogni caso, prima di impegnarsi con una o più realtà, è importante valutare alcuni aspetti essenziali.  

Come scegliere il partner giusto per il tuo hotel

Scegliere il partner giusto, nella vita come nel lavoro, non è una cosa semplice ed entrano in gioco diversi fattori. Tra quelli prioritari per considerare una possibile collaborazione con agenzie e tour operator, ci sono:

• il raggio di azione del partner: che si tratti di un’OTA o di un tour operator locale, è importante verificare che operi nella stessa area geografica o che riesca a raggiungere una clientela interessata alla zona in cui si trova la struttura per garantire un flusso di presenze continuativo e sostenibile;
• il tipo di clienti: sappiamo che la soddisfazione degli ospiti è essenziale, dunque è necessario assicurarsi che la tua offerta sia adatta alla clientela trattata dal partner per non correre il rischio di proporre soluzioni sotto o sovrastimate rispetto alle reali aspettative;
• la reputazione dell’agenzia: prima di abbinare il tuo nome a quello di un operatore, è bene accertarsi che questo goda di una buona nomea e che la tua immagine non venga compromessa una volta che la partnership diventa pubblica;
• eventuali obiettivi extra, oltre gli utili: questi possono comprendere, ad esempio, la volontà di ottenere maggiore visibilità e credibilità, o di estendere la clientela ad altre tipologie rispetto a quelle solite. Mettere sul tavolo anche queste finalità può aiutare a trovare un accordo bilanciato e favorevole per entrambi;
• compatibilità di vedute e atteggiamento: è fondamentale, poi, che anche la modalità di lavoro sia coerente per evitare incomprensioni e intoppi quando l’attività è avviata. In fase di esplorazione è bene cercare di verificare i margini di flessibilità reciproci e affrontare temi spinosi come la gestione degli imprevisti.

La scelta e la trattativa possono essere molto delicate, ma – se ben strutturate – le partnership tra tour operator e hotel possono rivelarsi molto vantaggiose.

I vantaggi della collaborazione tra hotel e tour operator

Se tutto va per il verso giusto, sono molti gli aspetti positivi di cui la struttura può godere, diretti e indiretti: vediamo i principali.

Aumento delle prenotazioni

Grande o piccolo che sia, il partner commerciale dovrebbe garantire un aumento delle prenotazioni per l’hotel, dovuto proprio alla sua strategia di vendita e alla sua attività promozionale. Questo si traduce in un tasso di occupazione più alto a zero costi di marketing, perché è direttamente il tour operator o l’agenzia a occuparsi della propria visibilità.  

Visibilità maggiore

Proprio la visibilità è un altro elemento essenziale. Pensiamo, ad esempio, a quello che succede spesso con le OTA: molte persone le usano per prenotare un viaggio, ma altre preferiscono farsi un’idea delle varie soluzioni disponibili e rivolgersi poi direttamente all’hotel per l’acquisto. Quando questo accade, il tuo vantaggio è duplice: ti sei fatto conoscere da chi compra tramite la piattaforma esterna e hai buone possibilità di vendere anche in via diretta.

Occupazione stabile e prenotazioni semplificate

Un flusso di ospiti regolare è auspicabile non solo a livello economico – fondamentale anche per sostenere eventuali cali in bassa stagione – ma anche per l’organizzazione dello staff e delle varie attività. Inoltre, quelle provenienti dalle agenzie e dai tour operator sono solitamente prenotazioni semplificate: il processo è spesso gestito all’interno delle loro piattaforme o fisicamente al desk, o comunque mediato dall’agenzia, senza l’intervento dell’albergo.

Pubblico più ampio

Le agenzie offrono anche la possibilità di espandere il proprio pubblico: un aspetto interessante soprattutto per le realtà più giovani o situate in aree “alternative” rispetto alle mete turistiche classiche. Aprirsi a nuovi mercati può voler dire intercettare nuovi target e inserirsi così in un segmento meno battuto dai competitor e più redditizio di quello raggiungibile solo con le proprie forze.

Soddisfazione degli ospiti

Soprattutto nel caso di viaggi organizzati, è l’agenzia a prendersi cura di tutto e a stabilire – in accordo con l’albergo – quali servizi offrire in base al pacchetto turistico e alla clientela, che arriva “preparata” in struttura. Questo assicura un’esperienza tailor made per il viaggiatore ma di cui si giova, di riflesso, anche l’hotel, che così ha più possibilità di ricevere recensioni e giudizi positivi. Non solo: un cliente soddisfatto è anche più propenso a tornare e a consigliare a sua volta la struttura.

Feedback da parte di ospiti e operatori

Sempre in tema di feedback, la collaborazione con un tour operator permette di ottenere un riscontro doppio: da parte degli ospiti, che di solito sono invitati dall’agenzia stessa a lasciare il proprio commento sul viaggio; e da parte degli operatori, che condividono impressioni e suggerimenti a conclusione del pacchetto. In questo modo è facile orientare eventuali interventi migliorativi e rendere l’offerta ancora più appetibile.  

Panoramica e anticipazioni di mercato

Conoscere e sfruttare le tendenze turistiche non è sempre facile, soprattutto quando si gestisce una struttura che ha, per sua natura, dei limiti materiali e oggettivi. I tour operator, invece, sono portati a modificare e arricchire i loro servizi per cercare di cavalcare il più possibile i trend del settore. Lavorare gomito a gomito con queste realtà consente di avere una visione privilegiata sulle preferenze e le mode del momento: uno spunto utile anche per adeguare l’offerta dell’albergo.

Gli aspetti meno vantaggiosi

Avviare una partnership con un tour operator è dunque un’operazione potenzialmente molto positiva. Tuttavia, è importante considerare anche gli aspetti meno vantaggiosi che, in tutto o in parte, potrebbero presentarsi:  

• margine più basso sulle singole camere: la necessità, frequente, di riconoscere tariffe scontate ai partner può generare nel tempo una certa frustrazione legata al guadagno ridotto rispetto alla vendita su altri canali (soprattutto quello diretto). Se questa situazione non è bilanciata da un’adeguata occupazione può diventare controproducente;
• eccessiva dipendenza dall’agenzia con il rischio che, se la collaborazione viene meno, salta anche una fetta importante di business;
• clientela poco fidelizzata: è difficile infatti che i viaggiatori provenienti da molto lontano o che partecipano a tour speciali abbiano l’opportunità di tornare dopo poco, quindi è raro che si trasformino in clienti ricorrenti;
• pubblico molto misto: se l’agenzia offre esperienze diversificate è probabile che anche la clientela sia varia e questo, alla lunga, potrebbe creare problemi di offerta o incapacità di soddisfare le esigenze di tutti;
• gruppi da gestire: oltre alle difficoltà legate alle comitive, è necessario preoccuparsi anche degli altri ospiti, che non sempre gradiscono la presenza di gruppi numerosi, a volte piuttosto fastidiosi.

Al netto di tutto questo, però, (e prendendo le dovute precauzioni) lavorare insieme agli operatori turistici può dare grandi soddisfazioni. Soprattutto se si è dotati degli strumenti giusti!

WuBook per la gestione delle agenzie

Uno di questi è sicuramente Zak, il PMS di WuBook, che – oltre a integrare Channel Manager e Booking Engine per ricevere prenotazioni dirette e indirette – semplifica anche la gestione delle agenzie.

All’interno del software, infatti, agenzie e tour operator possono essere inseriti con un’anagrafica completa di tutti i dati e distinte per colore. In questo modo, quando la struttura riceve una prenotazione, può associarla facilmente all’agenzia di provenienza.
Ogni pagina-agenzia, inoltre, può essere impostata in modo differente: si può definire se l’ospite paga direttamente all’hotel oppure all’agenzia, e qual è la relativa commissione, espressa in percentuale o come importo fisso.
Entrando nella pagina dell’agenzia, l’albergatore può dunque visualizzare tutte le prenotazioni associate, e persino registrare i pagamenti o emettere i documenti di fatturazione per una o più prenotazioni alla volta: un metodo molto comodo per avere sotto controllo la situazione, ottenere dati statici sull’andamento di ogni agenzia e organizzare le procedure amministrative in pochi clic.
Non solo: per ogni prenotazione è disponibile anche il nome di chi ha prenotato, le date del soggiorno, i costi, i pagamenti da riscuotere e gli importi già fatturati. Il colore dell’agenzia – attribuibile a scelta – aiuta a distinguere a colpo d’occhio le prenotazioni collegate a una determinata realtà, come un vero e proprio codice interno.

E per la gestione pratica delle camere riservate? Anche questa è estremamente facilitata: qualora una stanza fosse riservata solo ad un’agenzia, ad esempio, non è necessario chiuderla manualmente su tutti i canali di vendita. È sufficiente specificare nel campo dedicato (“Allotment”) quante disponibilità appartenenti a quel tipo di alloggio sono state concesse: il sistema le registra e automaticamente e le nasconde su tutti gli altri canali, compreso il sito proprietario.

I rapporti commerciali possono essere complessi e delicati, ma eliminare lo stress di gestione, revisione e controllo alleggerisce sicuramente il carico di lavoro e rende tutta l’attività più fluida e produttiva.