Care e cari WuBookers, da tempo ormai il lavoro di hotelier e property manager si è evoluto, integrando diversi strumenti tecnologici che supportano l’attività quotidiana e quella a lungo termine. In questo articolo, esaminiamo quali sono i software indispensabili per gestire un hotel (o qualunque altra struttura ricettiva) e con quali finalità possono essere utilizzati.

1. Il PMS, il cervello operativo della struttura

Fondamentale per la gestione di alberghi, B&B e case vacanza, il PMS (acronimo di Property Management System) consente di organizzare e governare tutti i processi interni alla struttura. Ad esempio, Zak – il PMS per hotel di WuBook – permette di impostare prezzi e tariffe per ogni tipologia di sistemazione, includendo eventuali variazioni stagionali e condizioni di cancellazione. Il planning delle prenotazioni è sempre accessibile e modificabile: è possibile attribuire camere diverse da quelle assegnate automaticamente dal sistema al momento della prenotazione, spostare gli ospiti, aprire o chiudere delle stanze, senza limiti.

Senza limiti è anche il database dei clienti, che possono effettuare il check-in e pagare online. Statistiche e report specifici aiutano inoltre a tenere sotto controllo l’andamento della struttura e a migliorare la revenue.

Non solo, tramite Zak l’albergatore può:

• gestire le vendite dirette, grazie al collegamento con software specifici;
• ricevere prenotazioni indirette e intervenire sulla propria offerta nei canali di distribuzione in modo automatico, tramite l’integrazione con un channel manager;
• coordinare anche i team interni, inviando comunicazioni specifiche legate, ad esempio, al servizio di pulizia delle camere;
• effettuare le operazioni di controllo e statistica richieste dalle autorità territoriali.

In sintesi, il PMS per hotel è il cervello operativo della struttura: centralizzando l’attività in un unico portale, permette di avere una panoramica e una gestione completa ed efficiente.

2. Booking Engine (e sito) per le prenotazioni dirette

Definire tariffe e prezzi non significa vendere: per questo è necessario includere nel proprio bagaglio di software anche un sistema di prenotazione diretta, ovvero un booking engine. Prendiamo sempre ad esempio WuBook per comprendere meglio cosa si intende e come funziona. Attraverso il Booking Engine di Zak, i potenziali ospiti possono accedere al sito della struttura e prenotare la propria sistemazione senza passare da siti terzi o dalle OTA. Una soluzione che facilita il processo per chi acquista e garantisce all’albergatore guadagni senza costi di intermediazione.
L’ospite, infatti, visualizza solo le camere disponibili per le date scelte con le relative restrizioni e, in pochi passaggi, può finalizzare la sua prenotazione. Dall’altra parte, l’hotelier visualizza gli aggiornamenti direttamente sul calendario delle prenotazioni: se Booking Engine e PMS sono connessi, infatti, le informazioni relative al listino e alle reali disponibilità vengono inviate e ricevute automaticamente.

Il Booking Engine di Zak è dunque una vera e propria applicazione che può essere aggiunta al sito web dell’hotel o che può essere integrata all’interno del sito web costruito tramite Zak stesso. Con il Creatore siti web è possibile infatti realizzare un sito personalizzato in pochissimo tempo e collegarlo al software di vendita.

3. Il Preventivatore per gestire le offerte personalizzate

Il Booking Engine non è l’unico sistema per ottenere prenotazioni dirette. È possibile infatti che qualche ospite abbia necessità particolari o preferisca richiedere una quotazione ad hoc invece che passare per l’acquisto immediato. In questo caso, l’albergatore può ricorrere a strumenti appositi per la formulazione di preventivi.
Parlando di Zak, si tratta del Preventivatore per strutture ricettive, un modulo specifico integrabile con il PMS che permette di creare e inviare preventivi personalizzati in pochi clic.
Non importa da dove vengono le richieste (se dal sistema di prenotazione o dal sito), attraverso il Preventivatore è possibile inviare offerte custom, anche direttamente dal planning delle prenotazioni. Così, oltre a gestirle agilmente, si ha sempre sott’occhio la panoramica delle occupazioni.

4. Il Channel Manager per vendere sulle OTA

Le OTA sono un canale di vendita irrinunciabile per molte realtà, ma la loro gestione può rivelarsi parecchio complicata se fatta manualmente. Aggiornare tariffe e disponibilità a mano può infatti comportare errori e dimenticanze che possono poi tradursi in opportunità mancate o disservizi per la clientela (tra cui il temuto overbooking).
Per evitare tutto questo, è necessario includere anche un channel manager tra i software di gestione dell’hotel.

Il Channel Manager di Zak, ad esempio, registra e invia in tempo reale i dati di inventario dal PMS alle OTA e viceversa: in questo modo, assicura che entrambi i sistemi siano sempre sincronizzati e che non ci siano discrepanze nell’offerta. Inoltre, tramite Zak, è possibile impostare prezzi diversi a seconda della piattaforma di distribuzione, personalizzando il listino a seconda dei costi di intermediazione, del mercato di vendita, del posizionamento della struttura e di tutto ciò che concorre alla revenue della struttura.

5. RMS: il sistema che massimizza i guadagni

A proposito di revenue, il Revenue Management System (o sistema di gestione delle entrate) è un software che aiuta a stabilire in modo dinamico e automatizzato i prezzi delle camere prevedendo l’andamento della domanda. Basandosi sui dati di vendita e sul mercato, l’RMS suggerisce il tariffario migliore per massimizzare le rendite dell’albergo.
Ovviamente molto dipende dalla strategia di prezzo e, in generale, dagli obiettivi di fatturato che si intende raggiungere nel lungo periodo.

Non tutte le realtà hanno però le caratteristiche – organizzative o strutturali – per sfruttare al massimo questo strumento e, in un primo momento, potrebbe essere sufficiente un sistema di yield management, ovvero un software che modifica dinamicamente i prezzi sulla base di regole flessibili, a seconda della velocità delle vendite e di altri parametri.
Essendo un PMS all-in-one, Zak contempla entrambe le possibilità: è compatibile con i principali RMS del settore e include già al suo interno un sistema di Yield management avanzato.   

6. Housekeeping management: ordine e pulizia impeccabili

Per housekeeping management si intende la manutenzione dell’albergo, dalla pulizia ordinaria delle camere e degli spazi comuni, all’allestimento delle stanze, agli eventuali interventi straordinari (piccoli malfunzionamenti o riparazioni). Si tratta di un’attività essenziale, strettamente correlata al flusso di arrivi e partenze e che, pertanto, deve essere coordinata alla perfezione.
Per questo esistono software dedicati, che permettono all’Housekeeping Manager di gestire il personale addetto e comunicare direttamente eventuali modifiche alla pianificazione giornaliera. Di solito questi programmi sono integrabili al PMS ma, in alternativa, è possibile scegliere un software gestionale che abbia già le funzionalità di base al suo interno, come Zak di WuBook.

7. Food & beverage: software per gestire il ristorante interno

Le pulizie non sono l’unico servizio che necessita di un coordinamento puntuale ed efficiente. Se l’albergo dispone di un’area bar o di un ristorante interno, infatti, è importante che anche questo sia gestito ad arte.
Le soluzioni esterne sono diverse, oppure – ancora una volta – ci si può rivolgere a Zak di WuBook. Con il modulo dedicato alla Gestione ristorante, l’albergatore può:

• generare un menù digitale, che può essere anche stampato e raggiunto tramite QR code;
• inviare la comanda in cucina e in cassa, dove può essere abbinata al conto della camera se il cliente è anche un ospite della struttura;
• frazionare il conto rapidamente a seconda delle ordinazioni di ciascuno o per numero di persone;
• aggiungere i consumi extra legati al ristorante (come bevande e pietanze) direttamente alla prenotazione della camera, per avere poi una fattura unica.

In parole povere, con Zak è possibile provvedere a tutte le principali esigenze dell’area food & beverage senza attivare ulteriori strumenti, potenzialmente onerosi.  

Altri software e funzionalità da considerare

Quelli visti sin qui sono i software di base che ogni struttura dovrebbe valutare a partire dalle proprie caratteristiche. Tuttavia non sono gli unici e molto dipende dalle specificità di ogni hotel, B&B o casa vacanza.
Ad esempio, per alcuni potrebbe essere interessante (o necessario) aggiungere all’elenco anche sistemi domotici, che permettono la gestione dell’appartamento a distanza, o soluzioni per l’apertura e la chiusura automatica delle camere.
Pur trattandosi di applicazioni esterne, è bene assicurarsi che siano compatibili anche con il PMS, per evitare di dover passare continuamente da una piattaforma all’altra.

Rimanendo in tema di PMS, oltre a quanto già visto, è consigliabile verificare anche la presenza di:

• sistemi di pagamento multivaluta e conformi ai protocolli di sicurezza e protezione dei dati vigenti nel territorio di riferimento;
• funzionalità specifiche per la creazione e la trasmissione di report istituzionali richiesti dai dipartimenti locali a scopi statistici o di controllo;
• statistiche dettagliate e analisi dei dati per la reportistica interna, finalizzata al monitoraggio dell’andamento e alla previsione delle entrate;
• messaggi automatici e richiesta di recensioni: una feature importante per velocizzare le procedure interne e mantenere i contatti con la clientela, soprattutto quella soddisfatta!;
• area per la creazione di fatture elettroniche (laddove applicabili, per esempio in Italia) e per la riscossione di eventuali imposte turistiche.

Tutti questi aspetti contribuiscono a rendere la gestione di una struttura ricettiva davvero ottimale, sia per l’albergatore, che per il cliente.
Noi di WuBook lo sappiamo bene, ed è per questo che le abbiamo considerate tutte all’interno del nostro PMS.