Care e cari WuBookers, come ormai sapete, il PMS è uno strumento imprescindibile per chi opera nel settore dell’hospitality. Gestire un hotel, un B&B o una casa vacanze a tempo pieno senza un supporto tecnologico adeguato rischia infatti di creare disservizi agli ospiti e generare perdite di tempo e soldi per gli operatori. Altrettanto importante, però, è assicurarsi che il gestionale che abbiamo scelto sia adattabile alle esigenze della struttura e della clientela. In questo articolo ci concentriamo proprio sull’importanza della personalizzazione del PMS per hotel.

Gestionale per hotel e strutture ricettive: uno strumento indispensabile

Il PMS (acronimo di Property Management System, sistema di gestione della proprietà) è un software che aiuta alberghi, B&B e strutture ricettive in genere a svolgere tutte le attività ordinarie e straordinarie: dalla definizione delle tariffe, alla gestione delle vendite, all’assegnazione delle camere, fino alla pianificazione delle pulizie.
Una tecnologia pensata per rispondere alle esigenze del settore, che semplifica i processi e facilita la gestione, con ricadute positive sull’operatività e i profitti. A patto però che sia amichevole e progettata su misura della struttura.

I vantaggi della personalizzazione del PMS

I vantaggi di un PMS personalizzato sono diversi:

• permette una fruizione più snella del programma stesso, evitando intoppi tecnici o passaggi inutili, perché rispondente alle reali necessità di chi deve usarlo;
• consente di sfruttarne al massimo il potenziale, ottimizzando l’investimento fatto per la sua attivazione;
• riduce il tempo impiegato dallo Staff in operazioni viceversa lunghe e dispendiose;
• di conseguenza, aumenta la redditività del tool e del personale alberghiero, che può così occuparsi di tutte quelle attività che difficilmente possono essere delegate al software.

Ma in cosa consiste esattamente la personalizzazione del PMS e come si verifica in termini pratici? Vediamolo prendendo come esempio Zak, il gestionale per strutture ricettive di WuBook.

Zak di WuBook: il PMS all-in-one a misura di struttura

Zak è il software gestionale tutto in uno per hotel, B&B e case vacanza che aiuta ad avere il pieno controllo della struttura. Un controllo che deriva anche dalle possibilità offerte dalla piattaforma come: la customizzazione del front-end e del back-end, l’automazione delle operazioni ripetitive, la creazione di report con statistiche avanzate, l’accessibilità da qualunque device.  

Personalizzazione della piattaforma

Tra i fattori chiave nella scelta del PMS giusto, c’è anche la facilità di utilizzo. Un aspetto che deriva, da un lato, dalle impostazioni macroscopiche e trasversali al PMS, come le funzionalità possibili e la loro semplicità di esecuzione. Dall’altro, dipende anche dalla flessibilità del software, ovvero dalla sua capacità di adattarsi a modalità di utilizzo personalizzate sulle esigenze di ogni albergatore o property manager.

Zak di WuBook è costruito con interfacce chiare e intuitive, che velocizzano il recupero delle informazioni e lo svolgimento delle attività quotidiane. Inoltre, prevede la possibilità di intervenire sulle dashboard, ovvero sui pannelli di controllo (detti anche “cruscotti”) correlati alle varie operazioni, per visualizzare e trattare solo i dati rilevanti in quel momento o in generale per la struttura.Questo può riguardare, ad esempio, il calendario delle prenotazioni (filtrabile all’occorrenza), ma anche le liste dei clienti o le metriche di performance. 
Con il preventivatore Hotel è possibile inoltre strutturare preventivi completi ed efficaci, perfettamente coordinati con l’immagine della struttura.

Automazione delle attività ricorrenti

Le attività ricorrenti in un hotel o B&B sono numerose e interessano tanto l’operatività quanto la strategia commerciale. Nel primo gruppo rientrano, ad esempio, l’organizzazione delle pulizie, ovvero l’housekeeping management. Questo comprende la pianificazione giornaliera dei turni, eventuali pulizie straordinarie e l’implementazione di notifiche automatiche verso e dalla reception quando gli addetti hanno terminato.

Anche alcune interazioni con gli ospiti possono essere automatizzate: Zak consente infatti di creare comunicazioni personalizzate (creabili da zero anche con il supporto dell’intelligenza artificiale integrata) che possono essere inviate automaticamente a seconda delle azioni compiute dal cliente. Un’opzione che solleva il personale da operazioni manuali, garantendo tempestività e coerenza in termini di stile e contenuti. Particolarmente efficace è, ad esempio, l’invio di mail con la richiesta di recensioni: un’azione che spesso viene trascurata per mancanza di tempo, ma che può incidere significativamente sulla percezione della struttura e la generazione di nuove prenotazioni.

Statistiche avanzate

Regole automatizzate personalizzate possono riguardare inoltre l’impostazione di tariffe e derivate, ma anche l’elaborazione di reportistica periodica. Attingendo direttamente ai dati rilevati dal PMS, si elimina infatti il rischio di errori umani e, quindi, di valutazioni potenzialmente sbagliate.Dopo aver definito quali sono le metriche di maggiore interesse e aver configurato il rapporto  base di conseguenza, l’albergatore può decidere quali dati visualizzare e esportare la documentazione.  

Accessibilità da qualunque device

Ruoli e organizzazione incidono anche sulle modalità di accesso al PMS: c’è chi preferirà utilizzarlo da PC (Receptionist e Direttore, ad esempio) e chi invece ne usufruirà più spesso da smartphone o tablet (addetti alle pulizie, ma anche i clienti che effettuano il pagamento online mentre sono in viaggio). Zak è programmato per essere navigabile e sfruttabile al 100% da qualunque device grazie a impostazioni grafiche user-friendly che si adattano ai diversi schermi. La personalizzazione dell’esperienza è un aspetto fondamentale per assicurare che tutto funzioni bene e che tutti i servizi vengano erogati – e fruiti – correttamente.

Altre 5 funzionalità che fanno la differenza

Questi sono solo alcuni aspetti che impattano sul grado di adattabilità del PMS alle necessità di ogni struttura, ma Zak ne offre almeno altrettanti che possono fare la differenza in termini di usabilità ed efficienza:

• permessi differenziati per i vari utenti. Non tutti coloro che lavorano con il PMS sono interessati a tutte le funzionalità (o non tutti devono poter accedere a tutto). Zak consente di creare credenziali uniche per ogni utente con autorizzazione completa o limitata solo ad alcune aree;
• multilingua e multicurrency. Citavamo poco sopra l’importanza della personalizzazione dell’esperienza per gli operatori e soprattutto per i clienti. Prerogativa sempre attesa e di tendenza per tutto il 2024, passa anche per la possibilità di interagire con il sistema nella propria lingua e di poter pagare nella propria valuta;
• check-in online, per semplificare e velocizzare l’arrivo in struttura e il pagamento, alleggerendo il personale alberghiero di un’incombenza e riducendo le attese alla reception per gli ospiti. Quando viene effettuata una nuova prenotazione dallo Staff o direttamente dall’ospite tramite il sito dell’hotel, Zak genera un link che può essere inviato al cliente perché inserisca i dati necessari per procedere;
• rilevamento degli overbooking. L’overbooking può essere frutto di una strategia precisa oppure di una spiacevole casualità: in entrambi i casi, è importante governarlo anche attraverso notifiche immediate, inviate dal sistema quando rileva una sovrapposizione di prenotazioni per la stessa sistemazione nelle stesse date. Inoltre, per ridurre il rischio di sovra prenotazione, Zak esegue aggiornamenti veloci tra tutte le piattaforme di vendita e il calendario delle disponibilità.

Infine, ultimo ma non per importanza, il customer care. Qualunque sia il piano tariffario, Zak prevede un’assistenza tecnica iniziale (per l’apertura dell’account e la configurazione iniziale secondo le necessità dell’hotelier) e continuativa, gratis. Il team di assistenza è reperibile 7 giorni su 7 via mail, chat e telefono con tempi di risposta medi di un’ora. Una risorsa preziosa, a disposizione di tutti, che contribuisce al funzionamento ottimale dello strumento e, di conseguenza, al rendimento della struttura.

Queste sono solo alcune delle funzionalità incluse in Zak: per saperne di più ti invitiamo a richiedere una prova gratuita per capire se è il PMS che fa per te.