Cari e care WuBookers, una delle incombenze tipiche di chi gestisce una struttura ricettiva riguarda l’accoglienza degli ospiti e la loro registrazione. Tra le soluzioni che consentono di snellire notevolmente questo passaggio c’è anche il self check-in. Vediamo come funziona questa procedura e in che modo può agevolare albergatori e property manager.  

Cos’è e come funziona il self check-in

Il self check-in, o check-in automatico, permette all’ospite di accedere alla sistemazione in completa autonomia, senza bisogno di passare dalla reception per il ritiro delle chiavi. Grazie all’uso della tecnologia è infatti possibile equipaggiare la struttura con sistemi di apertura porte avanzati, come serrature elettroniche o smart. A differenza di quelle classiche, queste non funzionano con chiavi fisiche, ma con codici numerici o QR code, che l’albergatore può generare e condividere con i propri ospiti all’arrivo.
In alternativa, è possibile custodire le chiavi all’interno di una cassetta di sicurezza (lockbox), protetta da un codice.
Ricevuta la password di accesso, l’ospite è quindi in grado di entrare immediatamente nell’appartamento o nella stanza, senza ulteriori indugi. Una bella comodità, che evita attese e stress ad entrambe le parti.

Perché il self check-in piace tanto agli ospiti e agli albergatori

Il self check-in può essere adottato in qualunque contesto, ma è frequente soprattutto per quelle strutture (case vacanza, B&B) che non dispongono di una reception aperta tutti i giorni 24 ore su 24, o che sono gestite da host impegnati anche in altre attività o in più strutture.
Proprietari e ospiti hanno infatti molto da guadagnare dall’accesso automatizzato.  

Tutti i vantaggi per gli ospiti

Il self check-in può rivelarsi molto comodo per gli ospiti. Grazie a questa soluzione, possono infatti contare su:

• massima flessibilità oraria: non dovendo rispettare gli orari della reception, i viaggiatori possono arrivare quando preferiscono, senza dover comunicare ritardi o cambi di programma;
• organizzazione snella: spostamenti e procedure possono essere gestiti in modo molto rapido e non sarà necessario perdere tempo prezioso per la burocrazia normalmente legata al check-in;  
• maggiore privacy: non a tutti piace il contatto umano e non tutti vogliono far sapere chi sono o con chi stanno viaggiando. Il check-in automatico esclude quasi del tutto l’interazione con il personale della struttura e tutela al massimo la riservatezza dei clienti.

Per contro, non è detto che tutta la clientela sia avvezza ai sistemi digitali e potrebbero nascere difficoltà legate alla comprensione dei sistemi automatici tali da richiedere comunque l’intervento dello Staff alberghiero. Per questo, è importante che la tecnologia scelta sia accessibile e facile da utilizzare.  

Il self check-in conviene anche agli albergatori

Il principale vantaggio del self check-in per hotel e altre realtà ricettive è sicuramente la riduzione delle pratiche legate all’accoglienza, in termini di tempo e di risorse impiegate.
Una semplificazione che riguarda in primo luogo il passaggio fisico delle chiavi, non più necessario, ma che non si limita solo a questo. Molti dei provider che offrono il check-in automatico, infatti, consentono anche l’integrazione con il PMS dell’hotel per la gestione diretta delle operazioni di registrazione. In questo modo l’ospite potrà inserire in autonomia i propri dati anagrafici e le foto dei documenti, velocizzando così tutte le pratiche, compreso l’invio delle schedine alloggiati alle autorità competenti.

Il self check-in è dunque un modo per alleggerire clienti e proprietari da una serie di incombenze, rendendo più fluido ogni passaggio. Non a caso, proprio l’accesso facilitato è tra i criteri che concorrono alla valutazione delle strutture secondo Airbnb ed è stato introdotto anche all’interno di Booking.com.
L’adozione di soluzioni “intelligenti” può inoltre tradursi in un ritorno d’immagine positivo, soprattutto se in linea con l’identità della struttura.

Infine, introdurre un sistema di questo tipo permette di abbattere i costi di gestione dal momento che la tecnologia riesce a sostituire il personale dedicato all’accoglienza degli ospiti a fronte di un investimento solitamente contenuto. Di fatto, il self check-in è una delle soluzioni più comuni e sviluppate e la sua implementazione può contribuire alla sostenibilità della struttura, soprattutto quando si tratta di piccole realtà o di una gestione unica per più proprietà. Affinché tutto funzioni come previsto, però, è necessario dotarsi della tecnologia giusta.

Zak di WuBook e Rivola App per il check-in automatico facile, pratico e veloce

Rivola App è una di queste. L’applicazione – sviluppata con il contributo diretto di WuBook e perfettamente integrabile a Zak, il PMS per hotel e strutture ricettive – consente infatti di gestire il check-in degli ospiti in modo automatico e sicuro. Ogni struttura può scegliere il tipo di supporto che preferisce (a parete, su scrivania o in versione totem) e offrire così ai propri ospiti l’opportunità di registrarsi e accedere alla camera in totale autonomia, senza dover passare dalla reception: ecco come funziona nel dettaglio.

Prima dell’arrivo in struttura

Quando un ospite effettua una prenotazione – telefonicamente, tramite il sito dell’hotel o da un’OTA – Zak fa due cose: salva la prenotazione e genera un codice identificativo della prenotazione. Questo codice viene fornito all’ospite e gli servirà una volta arrivato in struttura per completare le procedure di registrazione.

Nei giorni precedenti, l’ospite riceve le istruzioni per il check-in online: si tratta, in sostanza, di un modulo dove inserire tutti i dati necessari sia alla struttura, sia alle pratiche burocratiche connesse (comunicazione ad Alloggiati e ISTAT), compresa l’immagine del documento di identità. Questo passaggio può essere incoraggiato attraverso una serie di email di promemoria inviate direttamente tramite Zak.
E se l’ospite non lo fa? Non è un problema: può essere svolto anche direttamente in struttura, prima del riconoscimento vero e proprio.

All’arrivo in struttura

Quando l’ospite arriva in struttura, deve inserire il codice di prenotazione in Rivola App e procedere al riconoscimento scattandosi una foto: solo una volta accettato, può ricevere le informazioni sulla camera e le indicazioni per entrare. Infatti, mentre l’ospite sta effettuando il riconoscimento, la struttura riceve un’email con la sua foto e può verificare che corrisponda all’immagine del check-in online. Una volta terminato il riconoscimento, Zak segnala la prenotazione come “arrivata” e avvia la comunicazione agli enti preposti.

L’ospite visualizza quindi tutti i dettagli della prenotazione (nome di chi l’ha effettuata, numero di ospiti, numero di camera) e il codice di sblocco della stanza. In caso di serrature elettroniche, il codice andrà digitato sul tastierino della camera; mentre per le strutture che usano card o chiavi classiche riposte in keybox, il codice rilasciato da Rivola App sarà quello di apertura della cassetta.

Rivola App snellisce il lavoro della reception

Rivola App è una vera e propria svolta per chi lavora alla reception e, in generale, per chi gestisce una struttura, ma anche per gli ospiti. I vantaggi sono presto detti:

• anche in caso di prenotazioni last minute, Zak e Rivola App performano in maniera eccellente: non appena la prenotazione viene ricevuta, il codice prenotazione può essere inserito in Rivola App, senza attese ulteriori;
• Rivola App può essere usato al posto della reception fisica o insieme: le due soluzioni sono infatti perfettamente compatibili. Rivola App può essere attiva 24/7, oppure solo in alcuni orari, anche quando la reception è aperta, per lasciare all’ospite piena libertà di scelta;
• le barriere linguistiche sono eliminate: Rivola App è disponibile in 6 lingue differenti (italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo e russo);
• Rivola App è semplice da configurare e da utilizzare: l’ospite viene guidato passo passo nelle operazioni di self check-in e anche chi ha meno dimestichezza con la tecnologia non riscontra difficoltà;
• è compatibile con tutte le modalità di accesso e occupa poco spazio, per inserirsi con discrezione in qualunque ambiente, senza turbarne l’armonia.

Spesso gli adempimenti burocratici appesantiscono la routine operativa di chi gestisce una struttura: con Zak e Rivola App questo non è più un problema e finalmente potrai ritrovare tutto il bello del tuo lavoro!