Care e cari WuBookers, come qualsiasi altra attività commerciale, anche le strutture ricettive, per funzionare bene, hanno bisogno di una pianificazione finanziaria accurata.
Conoscere entrate e uscite dell’anno che verrà, infatti, permette di gestire al meglio le risorse e di raggiungere gli obiettivi di crescita prefissati.
Vediamo allora come creare un budget per hotel strategico e funzionale.

Budgeting per hotel: cos’è esattamente?

Il budget alberghiero è un documento che tiene traccia di tutte le spese e dei ricavi previsti della struttura per un determinato periodo di tempo, tipicamente un anno fiscale. Si tratta, in altre parole, di una guida utile a delineare i flussi di cassa e, quindi, a garantire un’organizzazione efficace delle attività e una pianificazione realistica degli investimenti possibili. Di solito il budget viene preparato con qualche mese di anticipo sul periodo di riferimento (ad esempio, tra ottobre e dicembre per l’anno fiscale successivo) e tiene in considerazione tutte le fonti di spesa e di guadagno della struttura: dalle camere, ai servizi ancillari, al cibo e bevande, alla spa, e così via.Ma perché è così importante?

A cosa serve il budget alberghiero

Il budget dell’hotel è essenziale per diversi motivi. Il primo è che consente di allocare le risorse dell’hotel in modo adeguato e sostenibile per la struttura: prevedendo in anticipo quali saranno le uscite e le entrate complessive, saprai anche quanto aspettarti in termini di costi da ciascun reparto. Così potrai stanziare per ognuno i fondi necessari alla sua operatività.

Un altro obiettivo del budget è aiutarti a tenere sotto controllo l’andamento e le performance: le previsioni sono frutto infatti di analisi approfondite e ti aiutano a far fronte agli imprevisti, come improvvisi cali della domanda o guasti tecnici importanti. Grazie a un budget oculato, l’hotel può affrontare le normali spese di routine e quelle straordinarie, perseguendo i propri obiettivi strategici. Questo strumento è fondamentale infatti per determinare, con cognizione di causa, dove investire l’anno successivo: nel personale, in alcuni reparti, nel miglioramento della struttura…

Come creare e sfruttare un budget per l’hotel in 5 step

I principali step da seguire per elaborare un documento completo e affidabile sono 5.
È possibile seguirli per creare un budget di reparto (relativo cioè a ogni singolo dipartimento dell’hotel), oppure complessivo (di tutta la struttura), o ancora relativo a singole sottocategorie come il budget operativo, di cassa o legato solamente agli investimenti strutturali.

1. Raccogli e analizza i dati

Come abbiamo già accennato, il budget è un modello previsionale che tiene conto di tutti i costi fissi (stipendi, utenze, affitti, ecc.) e variabili (spese di marketing, manutenzione extra, staff stagionale, ecc.) di ogni reparto. Questi sono dunque i primi dati da raccogliere rispetto all’anno precedente.
Vanno poi aggiunti quelli relativi alle entrate, inclusi i tassi di occupazione delle camere (OCC), l’Average Daily Rate (ADR), il RevPAR (Revenue Per Available Room) e i ricavi ottenuti da cibo e bevande.

Metriche che possono essere ricavate facilmente da un PMS come Zak, il gestionale per strutture alberghiere di WuBook. L’area Statistiche è dedicata proprio alla registrazione e all’analisi delle informazioni di performance e può essere interrogata per periodi di tempo personalizzati. Uno strumento imprescindibile per elaborare un budget completo e sensato. Inoltre, dai dati forniti, ne possono derivare anche altri. Ad esempio, il Costo per Acquisizione Cliente (CAC), che esprime il rapporto percentuale tra costi sostenuti per ottenere ospiti e il fatturato delle camere.

2. Definisci degli obiettivi raggiungibili

Il secondo passaggio riguarda la definizione degli obiettivi da raggiungere che devono essere specifici, concreti e misurabili. Un parametro importante da stabilire in questa fase è anche il tempo entro cui devono essere soddisfatti: può trattarsi di un trimestre, di un semestre o dell’intero anno fiscale.
Esempi di obiettivi sono la riduzione del 5% delle spese fisse o l’aumento del 10% del RevPAR, e simili, in maniera commisurata alle possibilità reali della struttura. Stabilirli con precisione a monte agevola tutte le operazioni di verifica e controllo successive e consente di organizzare le attività in modo da assecondarli.

3. Fai una previsione dei ricavi

Partire dai KPI (Key Performance Indicator) della struttura serve anche a fare delle proiezioni di crescita obiettive, che costituiscono il terzo passaggio. In questa fase è necessario considerare diversi aspetti come appunto i dati storici dell’albergo per comprendere eventuali andamenti stagionali e/o trend di prenotazione. Ma anche le tendenze di mercato previste, legate ad esempio a variazioni del clima o ad eventi come fiere, concerti e altro ancora. Informazioni che possono essere ricavate tramite un programma dedicato come il Revenue Management System (RMS).
Previsioni di ricavo ben fatte consentono di pianificare al meglio la gestione delle risorse e le azioni per raggiungere gli obiettivi.

4. Distribuisci le risorse

Il passo successivo, infatti, è proprio questo: l’allocazione delle risorse. Ora che hai analizzato l’andamento, stabilito dove vuoi arrivare e ipotizzato quanto puoi investire, è giunto il momento di distribuire le risorse tra i vari reparti. Il budget può essere impiegato in vari modi a seconda del periodo e delle necessità: in alta stagione potrebbe essere necessario aumentare il personale per garantire un servizio impeccabile anche a capienza massima. In bassa stagione, invece, può essere più strategico concentrarsi su investimenti legati alla promozione e al marketing per aumentare le prenotazioni, oppure su strumenti tecnologici come software e altri tool per migliorare l’operatività interna in vista del periodo clou.

5. Controlla e modifica regolarmente

Il budget per hotel è un piano e, come tutti i piani, va messo alla prova ovvero verificato periodicamente per controllare che quanto previsto corrisponda alla realtà. E, se così non fosse, per intervenire con azioni correttive. Può capitare infatti che alcune strategie si rivelino insoddisfacenti o che ci siano variazioni nella domanda che creano instabilità: tutte situazioni a cui puoi far fronte tempestivamente se tieni sempre sotto controllo il rendimento e il budget. Una revisione regolare (mensile o trimestrale) ti permette di affrontare ogni imprevisto con serenità e consapevolezza.

Per riepilogare: cosa includere nel budget

Una delle difficoltà maggiori della creazione del budget, soprattutto per chi è alle prime armi, sta proprio nel primo punto, nella ricognizione di tutti i dati da considerare. Alcuni infatti rischiano di sfuggire, per poi pesare – inaspettatamente – sulle casse dell’albergo.Ecco quali non dovrebbero mai mancare:

• profitti legati alle prenotazioni: OCC, ADR, RevPAR, comprese eventuali modifiche dovute a promozioni o ad offerte speciali già previste;
• guadagni derivanti dalla fornitura di cibo e bevande in base all’occupazione media e ad eventuali pacchetti speciali;
• costi di gestione della struttura: utenze, pulizie, manutenzione, sicurezza, noleggio di strutture, forniture varie;
• spese di capitale, ovvero investimenti necessari a migliorare le condizioni della struttura: una ristrutturazione, l’acquisto di nuovi mobili, ecc.;
• costi tecnologici: abbonamenti e software per l’operatività dell’albergo come PMS e RMS;
• servizi extra per gli ospiti: animazione, mini club, ma anche servizi aggiuntivi come la colazione in camera, lavanderia espressa e simili;
• prestiti e leasing, compresi gli interessi;
• aggiornamento e formazione del personale, compresi consulenti esterni o strumenti relativi;
• fondo per gli imprevisti: un tesoretto da destinare a eventuali emergenze.

Una pianificazione accorta, supportata dalla tecnologia giusta e dall’esperienza (propria o di consulenti esperti) facilita grandemente la gestione alberghiera, con benefici sul piano economico e non solo.