Care e cari WuBookers, tra i tanti parametri da monitorare per migliorare la revenue dell’hotel c’è anche la booking window. Questo valore è infatti molto importante per prevedere l’andamento del mercato e vendere di più (e meglio). Scopriamo insieme in cosa consiste la booking window e come può essere calcolata e sfruttata.

Booking window in hotel: di cosa si tratta

La booking window si traduce con “finestra di prenotazione” ed è l’intervallo di tempo che intercorre tra la prenotazione e il primo giorno del soggiorno. Ad esempio: se un cliente prenota l’1 febbraio per un pernottamento che inizia l’1 giugno, la sua booking window sarà pari a 4 mesi.
Conoscere la booking window media dell’albergo serve a pianificare le attività promozionali con il giusto anticipo e a proporre offerte e prezzi appetibili alla clientela più ricettiva in un dato momento.

La finestra di prenotazione è dunque un dato prezioso che non va confuso con un altro parametro altrettanto importante: il pickup alberghiero. Quest’ultimo indica infatti il numero di camere vendute (o la quantità di prenotazioni ricevute) in una specifica booking window e può essere espresso in cifre o in percentuale.  
Dall’analisi di entrambi questi indicatori è possibile ricavare informazioni essenziali sulle abitudini di prenotazione dei viaggiatori e sulle tendenze di occupazione, per progettare ancora meglio le proprie strategie di vendita.

A cosa serve conoscere la booking window

Come è facile intuire, non tutti i clienti prenotano nello stesso momento e non tutte le settimane dell’anno ricevono lo stesso interesse. Per questo, è necessario rifarsi a una media: analizzando lo storico delle prenotazioni acquisite si può ricavare l’anticipo medio per ogni periodo e usarlo a proprio vantaggio, ecco come.

Aumentare i ricavi durante i periodi più richiesti

Immaginiamo di gestire una struttura situata in una località marittima, che vende soprattutto in estate. Abbiamo capito che la finestra di prenotazione media per la settimana di Ferragosto – alta stagione – è di 60 giorni. Questo significa che i potenziali ospiti prenotano le loro vacanze attorno al 15 giugno ed è probabile che lo stesso succeda anche alla concorrenza. Dunque questo è il momento buono per investire in visibilità con campagne di marketing a pagamento e cercare di vendere di più e a tariffe più alte: la domanda infatti sarà alta e le soluzioni disponibili inizieranno a scarseggiare presto, con conseguente aumento dei prezzi.

Attenzione però a non esaurire tutte le camere con troppo anticipo! Essere al completo da mesi può rivelarsi un’arma a doppio taglio: se da un lato evita il rischio di invenduto, dall’altro può causare una perdita di ricavi (lo abbiamo detto prima: meno camere ci sono in giro, più è probabile che si vendano a caro prezzo, quindi perché occuparle tutte subito?).  
Sapere qual è l’arco di tempo medio che precede l’inizio del soggiorno ti permette di modificare il pricing in modo dinamico e aumentare così la revenue dell’albergo.  

Risollevare la bassa stagione

La booking window consente di affrontare meglio anche la bassa stagione. Di solito, prima e dopo i picchi di maggiore affluenza tendono ad esserci cali consistenti della domanda. Se sai che per questi periodi l’intervallo medio di prenotazione è, ad esempio, di 15 giorni puoi concentrare le tue azioni promozionali in questa fascia di tempo cercando così di risollevare il bilancio. Potresti quindi inviare delle e-mail con offerte dedicate o avviare campagne di advertising sui canali online per incoraggiare le prenotazioni a prezzi scontati.

Un’altra informazione importante riguarda le prenotazioni last minute: se la struttura riceve spesso richieste a ridosso dell’arrivo, è fondamentale predisporre una tariffa ad hoc per ottenere il massimo dai viaggiatori dell’ultimo minuto.

Identificare i canali e i prodotti migliori su cui investire

Infine, c’è un ultimo aspetto da considerare: i canali di vendita. Non è detto infatti che la booking window sia uguale su tutti i portali. Dall’analisi di questo indice potrebbero emergere tendenze differenti, che possono essere sfruttate in vari modi. Ipotizziamo che chi usa il sito dell’hotel prenoti con largo anticipo rispetto a chi compra sulle OTA: in questo caso, dovremmo diversificare le azioni promozionali e i loro periodi di attivazione. Potremmo, per esempio, decidere di sponsorizzare l’hotel su Google Ads per richiamare le prenotazioni dirette settimane o mesi prima e avviare le campagne all’interno delle siti delle agenzie solo in un secondo momento, quando la domanda inizia a crescere anche lì.

Entrando più nel dettaglio, poi, si possono ricavare dati utili sul tipo di camera maggiormente richiesto in una specifica booking window o sulla clientela più attiva. Così facendo, sapremo su quali prodotti puntare e quando, o quali leve di comunicazione usare. La soluzione più gettonata con 30 giorni di anticipo è la camera doppia con cena inclusa? Ottimo: sarà opportuno creare pacchetti simili e spingere su quelli.
Il segmento di pubblico più propenso a prenotare è composto da famiglie con bambini? Allora dovremo costruire messaggi e offerte a loro misura, per stimolare l’acquisto. E così via.

3 fattori che influenzano la booking window

La booking window è frutto di una media tra tutte le prenotazioni, ma non rimane costante nel tempo e alcuni fattori estemporanei possono incidere sulle tempistiche di vendita più di altri.
Tra i principali aspetti che influiscono sulla finestra di prenotazione, ricordiamo:

• eventi, congressi e iniziative pubbliche: concerti, fiere o altre manifestazioni possono attirare diverse centinaia persone e modificare così il calendario delle prenotazioni rispetto all’andamento tipico, facendo aumentare le richieste anche in periodi insoliti;
• la provenienza degli ospiti, in due modi: le festività legate al paese di origine, che possono differire da quelle della destinazione; il tempo necessario per raggiungere la destinazione. È probabile infatti che chi deve percorrere lunghe distanze per il proprio viaggio, tenderà a programmarlo con maggiore anticipo rispetto a chi dista solo poche ore. Sapere chi sono i nostri ospiti e da dove vengono è dunque un elemento essenziale anche quando si parla di booking window;
• il meteo. Soprattutto per le strutture legate alla stagionalità (località sciistiche, ad esempio) o alla presenza di attrazioni naturali (pensiamo a un hotel che offre escursioni panoramiche), anche il clima può condizionare l’anticipo sulle prenotazioni.

Considerare questi fattori serve a prevedere l’anticipo delle prenotazioni ma anche a spiegare possibili variazioni apparentemente inconsuete rispetto allo storico.

Come calcolare la booking window? Con Zak!

Fin qui abbiamo visto cos’è la booking window e quali sono i suoi vantaggi per gestire al meglio la revenue. Ma come si calcola la finestra di prenotazione? Il modo più semplice per farlo e per trarne vantaggio è attraverso il PMS (Property Management System). Programmi come Zak, il software per hotel e strutture ricettive di WuBook, consentono infatti di ricevere, registrare e monitorare le prenotazioni e, dunque, di ricavare anche una panoramica completa del loro andamento nel tempo.

All’interno dell’area dedicata alle Statistiche di performance, infatti, Zak fornisce numerosi dati, compreso quello relativo alla booking window media per ogni giorno o mese o anno, a scelta dall’albergatore. Non solo, è possibile filtrare i risultati per diversi parametri, come la camera e il portale di vendita, e ricavare così informazioni importanti sulla sistemazione più accorsata e sulle prestazioni dei singoli canali. Informazioni che, lo dicevamo, possono essere usate per pianificare azioni e campagne mirate.

Inoltre Zak consente di assegnare a ogni prenotazione un’etichetta personalizzata (ad esempio “business” o “leisure” o “famiglia”, ecc.) e visualizzare i risultati per quelle selezionate: in pochi clic, si otterranno dunque i dettagli sulla booking window e sul target, utili per chi si occupa di promozione e revenue management.

La booking window è un dato fondamentale, che un PMS come Zak consente di calcolare con precisione e di incrociare con tantissimi altri indicatori per ottimizzare al meglio risorse e investimenti. Conoscere la booking window del proprio hotel aiuta infatti a concentrare gli sforzi quando e dove serve, riducendo al minimo gli sprechi e massimizzando i ricavi.