Care e cari WuBookers, stabilire le tariffe di vendita delle camere è una delle operazioni più delicate e importanti dell’attività alberghiera. Soprattutto per chi sceglie il pricing dinamico, i parametri di cui tenere conto sono numerosi. Tra questi c’è anche il pickup: un dato essenziale per intervenire sui prezzi e sull’organizzazione interna. Vediamo insieme di cosa si tratta e perché è così rilevante.

Pickup alberghiero: una definizione

Il pickup è la quantità di camere vendute o prenotazioni ricevute in un certo periodo passato per un determinato arco di tempo futuro. Questo dato può essere espresso in numeri o in percentuale. Il pickup alberghiero permette di analizzare la pressione della domanda sulla struttura e di verificare se questa coincide o meno con le previsioni, adattando strategia e risorse di conseguenza.

Facciamo un esempio pratico. È lunedì 28 novembre e un albergatore vuole sapere quante camere ha venduto la settimana precedente (quindi da lunedì 21 a domenica 27) per il periodo natalizio, ipotizziamo dal 23 dicembre al 1° gennaio. Ebbene, il report di pickup esprime esattamente questo andamento e può essere fatto per qualunque momento (un giorno, una settimana o mesi). Inoltre è possibile confrontare le performance di diversi periodi: per esempio, Natale prossimo con quello precedente – sempre secondo le stesse date di pickup – per comprendere se la domanda si muove in modo analogo o meno rispetto al passato e quali variazioni ci sono.  

A cosa serve conoscere il pickup alberghiero?

Il pickup alberghiero è molto utile per definire e migliorare le proprie tariffe, soprattutto se si decide di adottare un metodo di pricing dinamico o automatico. Nel settore dell’ospitalità esistono infatti 3 tipologie di pricing:

• statico: è un approccio superato ormai poiché prevede che i prezzi vengano stabiliti per tutto l’anno e non più toccati, indipendentemente dall’andamento reale della domanda o del mercato;
• automatico: le modifiche vengono svolte da software specifici sulla base di regole predeterminate dall’albergatore e di algoritmi.
• dinamico: grazie all’analisi di alcuni dati (tra cui il pickup, la stagionalità, la disponibilità e altri parametri), l’albergatore interviene continuamente sui prezzi in modo semi-automatico.

In quest’ultimo caso il report di pickup è essenziale per capire occupazione e disponibilità, e cercare di aumentare i ricavi dell’hotel. Conoscere questo dato ha infatti molti vantaggi.

Farsi trovare preparati e agire prontamente

Nonostante le previsioni accurate, gli strumenti di analisi della domanda e l’esperienza, può capitare che qualcosa non vada come ci aspettiamo, in senso positivo o negativo. Ad esempio, può succedere che, improvvisamente, una certa data riceva un ampio numero di prenotazioni inattese. Può essere l’effetto di un evento che magari non avevamo considerato o di altre dinamiche a noi sconosciute. Monitorare settimanalmente o mensilmente il pickup permette di registrare prontamente questi avvenimenti e di agire di conseguenza, senza perdere tempo e lavorando in anticipo rispetto alla concorrenza.  

Movimentare i prezzi in modo consapevole

Accorgersi che un determinato periodo sta performando piuttosto bene o, al contrario, piuttosto male rispetto alle previsioni o a un periodo precedente è importante per adeguare l’offerta. Quando la domanda è alta, l’hotelier può decidere, ad esempio, di aumentare i prezzi di vendita per guadagnare di più. Se invece le prenotazioni scarseggiano, potrebbe essere necessario abbassare le tariffe o proporre promozioni e pacchetti speciali che incoraggino la domanda.

Ottimizzare l’occupazione e la gestione delle risorse

Vendere le camere non significa solo aumentare la revenue, ma anche migliorare l’occupazione e, di conseguenza, ottimizzare i costi di gestione. Sappiamo infatti che anche le camere invendute costituiscono una potenziale fonte di spesa (per la pulizia, il riscaldamento, ecc.), quindi è fondamentale cercare di massimizzare le vendite per ridurre i costi “improduttivi”.

Valutare l’efficacia delle campagne di marketing (e dei relativi investimenti)

Il pickup alberghiero fornisce informazioni indirette anche sulle prestazioni delle nostre campagne di marketing. Se, ad esempio, abbiamo attivato una campagna promozionale online con l’obiettivo di vendere alcune date, possiamo controllare come procede verificando le prenotazioni ricevute per quelle date nel periodo in cui la campagna è in corso.

Si tratta di informazioni indirette perché solo il tracciamento delle singole prenotazioni può dare una panoramica precisa dell’efficacia della campagna, ma un eventuale aumento è comunque indicatore utile per capire se gli investimenti fatti rendono oppure no.

Come si ricava il pickup

Anche se è possibile ricavarlo manualmente attraverso fogli Excel piuttosto avanzati, per ricavare il pick up alberghiero è molto più comodo e immediato sfruttare software dedicati. Uno di questi è sicuramente il Revenue Management System: un sistema articolato che permette di stabilire prezzi e tariffe in modo proficuo.

Tuttavia, non tutte le strutture sono dotate di questa soluzione, mentre è più probabile che la maggior parte usi un PMS, un programma di gestione dell’albergo. Se si tratta di Zak, il software per strutture ricettive di WuBook, monitorare il pickup è semplicissimo.

Monitorare il pickup alberghiero grazie a Zak di WuBook

Le Statistiche di Zak sono infatti una delle aree più sviluppate e duttili del sofwtare e consentono interrogazioni anche molto sofisticate. La logica del pickup può essere applicata con estrema facilità a diversi set di dati: basta impostare un filtro per data di soggiorno (il giorno o il lasso di tempo che mi interessa analizzare) e uno per data di creazione della prenotazione (il giorno o il periodo). A questo punto Zak restituisce un report completo con tutti i KPI relativi alle prenotazioni raccolti in tempo reale dal gestionale, quindi ad esempio: le prenotazioni confermate, in stand-by, quelle cancellate, i no show. È possibile inoltre entrare nel dettaglio delle tipologie di camera, dei canali di vendita (OTA, metasearch, sito web, agenzie, aziende, ecc.), degli arrivi giornalieri, dei posti letto venduti (le cosiddette presenze), dell’occupazione disponibile e di quella media, della durata media del soggiorno, del numero ospiti unici, della finestra di prenotazione (ovvero l’anticipo con cui è stata effettuata); e vedere tutti i dati relativi alla revenue come la produzione totale e quella relativa solo alle camere, il RevPAR, l’ADR e così via.

Non solo, sempre tramite un semplice filtro, Zak permette di impostare un confronto con un periodo passato, a scelta, da un mese prima fino a cinque anni prima! Così ci si può rendere conto del rendimento della struttura in modo realistico e informato. Per esempio, potremmo accorgerci che per il periodo di Natale 2025, a novembre di quest’anno abbiamo venduto meno camere rispetto all’anno prima. Il livello di analisi consentito da Zak aiuta a circoscrivere meglio questa informazione e ad agire di conseguenza: potremmo scoprire, ad esempio, che l’anno scorso abbiamo ospitato dei gruppi, o che avevamo un ADR più basso di quest’anno o ancora che abbiamo lavorato particolarmente bene con un certo portale.

Il pickup infatti da solo non basta: bisogna sempre contestualizzare e interpretare e Zak, per questo, è lo strumento giusto!