Care e cari WuBookers, chi gestisce un hotel, un B&B o una casa vacanza sa bene di dover fare i conti con le spese che la struttura e la sua operatività richiedono. Si tratta molto spesso di uscite fisse, come il personale o le utenze, che difficilmente possono essere eliminate del tutto. Tuttavia esistono alcuni modi per ridurre questi costi e ottimizzare le economie dell’hotel senza compromettere la qualità del servizio. Come? Vediamolo insieme in questo articolo.

Quanto costa la gestione operativa dell’hotel?

Il primo passo per capire dove e come tagliare è sapere quali sono le spese dell’albergo e a quanto ammonta ciascuna. In questa fase è importante stilare una lista accurata di tutti i costi, fissi e variabili. Nell’elenco dovranno quindi essere inclusi: il personale (interno ed esterno), bollette e utenze (acqua, energia, gas, wi-fi), altre forniture (cibi e bevande o biancheria), programmi e software (sicurezza, gestione, domotica, altro ancora), marketing e comunicazione, incluse eventuali commissioni per le OTA o costi di stampa e promozione online.  

Una volta fatto questo, è bene concentrarsi sulle voci più consistenti, ovvero quelle che pesano di più sul portafoglio della struttura, per cercare di alleggerirle. Purtroppo non esiste una situazione standard e ogni hotel o B&B ha delle economie differenti, però è possibile seguire alcuni accorgimenti generali per cercare di abbassare i costi.

5 consigli per ridurre i costi dell’hotel

Al netto delle fluttuazioni del mercato e dell’occupazione, ci sono costi che possono essere tenuti sotto controllo semplicemente adottando alcune buone pratiche di gestione e operatività.

1. Gestire le risorse in modo oculato

Negli ultimi anni, complice anche la recente situazione geopolitica, il prezzo dell’energia e di altre risorse è salito notevolmente. Far ricadere questi costi sul cliente finale, magari aumentando le tariffe, non sempre è una strategia vincente perché rischia di rendere la struttura meno competitiva e, quindi, meno attraente per gli ospiti potenziali.
Meglio allora optare per una gestione attenta e oculata dell’energia elettrica, oppure ancora per una conversione ecologica dell’intero edificio o appartamento.

Per quanto riguarda la prima strada, è consigliabile, ad esempio:

• sensibilizzare personale e ospiti sull’uso delle risorse, formando adeguatamente lo staff e invitando i clienti a non sprecare energia (ma anche acqua e gas). Per fare questo, può essere sufficiente integrare messaggi dedicati nelle comunicazioni online e prevedere alcuni promemoria all’interno delle camere e negli spazi comuni;
• sostituire tutte le lampadine a incandescenza con luci LED, che sono altrettanto potenti ma consumano decisamente meno;
• servirsi della tecnologia per ridurre gli sprechi. Sensori di presenza e altre soluzioni domotiche permettono infatti di regolare l’accensione e lo spegnimento dei dispositivi di riscaldamento e raffreddamento anche a distanza;
• dotarsi di pannelli fotovoltaici, che consentono di immagazzinare energia e limitare così le necessità di approvvigionamento esterno.

Se invece si ha la possibilità di ristrutturare in modo importante l’albergo o se si è in presenza di una nuova costruzione, meglio scegliere la via della sostenibilità ambientale in tutto e per tutto. Una soluzione spesso incentivata dalle amministrazioni nazionali e internazionali, vantaggiosa sul piano economico (ed ecologico) e apprezzata anche dai viaggiatori, che sempre più spesso cercano luoghi di vacanza eco-friendly e dotati di certificazioni green.

2. Prendersi cura della struttura: meglio prevenire che curare

Un lavandino perde? Una maniglia cigola? Una moquette è strappata? Meglio occuparsene subito. Questo vale per l’arredamento, ma anche per gli impianti e il resto della struttura.
Oltre a riparare eventuali malfunzionamenti, per quanto piccoli possano sembrare, è importante infatti organizzare un servizio di manutenzione programmata e regolare per verificare l’efficienza degli scarichi, della piscina (se presente), del sistema di irrigazione del giardino, e così via.
Così facendo, garantirai livelli di sicurezza e comfort adeguati, ed eviterai il più possibile guasti e rotture improvvise che possono causare disagi, spese in emergenza e l’insoddisfazione della clientela.
Si tratta, in altre parole, di un investimento, utile per ridurre il rischio di riparazioni dell’ultimo minuto, generalmente più costose della manutenzione preventiva.

3. Formare lo staff per una gestione ottimale, anche in caso di crisi

Un altro fattore che incide significativamente sui costi dell’hotel è lo staff. Quando il personale è ben addestrato, infatti, tutta la gestione ne risente positivamente: viene assicurata una maggiore efficienza generale, i clienti possono contare su un servizio di qualità, eventuali imprevisti possono essere gestiti rapidamente e nel miglior modo possibile. Improvvisazione e dispersione, al contrario, non sono solo cattive consigliere, ma rischiano di generare costi extra, legati al tempo perso o al fallimento delle soluzioni adottate.Inoltre, uno staff che conosce bene il proprio lavoro e quello altrui, è in grado di sopperire anche ad eventuali mancanze temporanee legate, ad esempio, all’assenza per malattia dei colleghi o a malfunzionamenti tecnici o tecnologici.

4. Scegliere tool operativi affidabili e performanti

Anche lo staff migliore del mondo non può lavorare bene se la struttura non è opportunamente organizzata. Un aspetto molto importante, che si traduce in costi vivi per l’hotel: meno saranno fluide e chiare le procedure e più spese si attiveranno. Il personale passerà più tempo a sbrigare faccende semplici, ci potranno essere più persone assegnate allo stesso compito, ci sarà bisogno di correre ai ripari più volte rispetto al normale.
Uno scenario da evitare se l’intento è risparmiare (e garantire un servizio ottimo).

Ecco perché scegliere software di gestione è sempre una buona idea, soprattutto se si tratta di programmi sviluppati proprio per l’ospitalità come Zak, il PMS per hotel di WuBook.
In che modo uno strumento come Zak può influire sulle economie della struttura ricettiva?
Più d’uno:

• è un gestionale all-in-one, che significa che concentra al suo interno diverse funzionalità per cui, viceversa, sarebbe necessario acquistare più software, spendendo quindi molto di più;
• permette di organizzare l’attività del personale di pulizia a seconda delle reali necessità e delle prenotazioni ricevute;
• alleggerisce notevolmente il lavoro della reception perché consente agli ospiti di effettuare in autonomia il check-in online, velocizzando così anche tutte le procedure legate alla registrazione e alla trasmissione dei report istituzionali;
• facilita la comunicazione con i clienti grazie alla possibilità di programmare messaggi automatici da inviare, ad esempio, ogni volta che un ospite effettua una prenotazione o per chiedere una recensione, e così via;
• con il Channel Manager, aggiornare prezzi e disponibilità sui canali di vendita esterni è facile e immediato: così si evitano perdite di tempo e si riducono errori potenzialmente anche molto costosi;
• grazie al Booking Engine integrato, i clienti possono selezionare date e tipologie di alloggio in autonomia e finalizzare la prenotazione direttamente dal sito della struttura, rendendo molto più snello tutto il processo per entrambe le parti. Una modalità che, se incoraggiata e promossa, può anche aiutare ad abbassare gli investimenti nelle OTA.

In sintesi, affidando al PMS tutte le operazioni amministrative e manuali più gravose, è possibile alleggerire l’operatività e, quindi, impiegare meglio e in modo più proficuo le risorse disponibili.

5. Valutare attentamente la strategia di marketing

Comunicazione e marketing sono essenziali per portare visibilità e prenotazioni. Tuttavia, non tutte le attività sono sostenibili o producono risultati utili.
Anche in questo caso, quindi, la prima cosa da fare è una ricognizione completa per capire quali canali tenere attivi (e come), e quali invece possono essere sostituiti o eliminati.

Ad esempio, se la tua struttura attira soprattutto viaggiatori business o lavora bene con il segmento MICE, potresti renderti conto che LinkedIn è il canale più redditizio, mentre TikTok potrebbe funzionare meno.
Se invece ti rivolgi a un pubblico di famiglie o giovani coppie è possibile che social come Facebook o TikTok o attività come l’influencer marketing si rivelino particolarmente efficaci.

Il consiglio, in generale, è di non saltare subito a conclusioni ma di considerare ogni strumento per un periodo sufficientemente lungo e tenendo conto delle peculiarità di ciascuno. Una volta individuati quelli più promettenti e produttivi, sarà facile capire dove tagliare.

Altri aspetti da considerare per abbassare le spese

Altri interventi possibili per ridurre la spesa senza inficiare la qualità dell’offerta, riguardano ad esempio i contratti con i fornitori: negoziare per ottenere utenze o servizi analoghi ma a prezzi più bassi può essere una strategia vincente.
Anche le condizioni relative all’assicurazione possono essere verificate ed eventualmente riviste: controlla quindi se la copertura in essere sia adatta alla tua struttura e se ci sono modi per ridurne il peso economico.
Infine, analizza criticamente lo spazio: ci sono aree poco sfruttate che potrebbero essere potenziate? Se è così, mettiti al lavoro per rivalutarle e valorizzarle ad esempio creando zone attrezzate per lo sport o per il lavoro, capaci di attirare nuove fette di pubblico come gli smart workers e altre persone interessate alla workation.

Come anticipato, non tutte le realtà sono uguali e i consigli visti sin qui potrebbero non applicarsi a tutte. Tuttavia sono un buon punto di partenza per cercare di capire dove vanno a finire i soldi e come potrebbero essere investiti per aumentare i ricavi.