Cari e care WuBookers, tra le tante figure che lavorano in un hotel c’è anche il night auditor o revisore notturno. Una figura chiave per l’operatività della struttura, poiché si occupa sia di attività legate al servizio clienti sia di contabilità, assicurando la massima efficienza alla proprietà e agli operatori (diurni) della reception. Ecco quali sono i suoi compiti nel dettaglio e come possono essere agevolati grazie alla tecnologia giusta.  

Di cosa si occupa il revisore notturno

Come è facile intuire, l’hotel night auditor lavora di notte: di solito dalle 23:00 alle 7:00. Le sue mansioni coincidono con quelle che svolge normalmente il personale della reception, ma non solo. Il revisore produce infatti i cosiddetti audit notturni, report dettagliati relativi ai conti dell’albergo e alla situazione giornaliera, che consentono agli altri addetti e a chi prende le decisioni di lavorare al meglio.

I compiti relativi alla reception

Negli alberghi più piccoli, dove l’organigramma dello staff è ridotto, il revisore notturno è in genere l’unico presente in sede durante la notte e, pertanto, è il punto di riferimento per gli ospiti. Si occupa del check-in e del check-out, risponde a richieste e recensioni, e si coordina con eventuali altri reparti (pulizie e manutenzione, ad esempio), applica il protocollo di emergenza quando necessario. Di fatto, è l’autorità principale in servizio e ha funzioni trasversali. Come responsabile della reception, deve registrare i pagamenti dei clienti che lasciano la struttura in orari non tradizionali, predispone quanto necessario per il transfer degli ospiti in arrivo o in partenza, gestisce telefonate e mail, lascia indicazioni operative ai colleghi del turno successivo e segnala eventuali problemi alla direzione.

Questo comporta quindi una serie di skills professionali e personali, come una grande capacità di organizzazione e di comunicazione, sia nei confronti dei clienti che dei colleghi, nonché una estrema precisione e diligenza. Soprattutto perché, mano a mano che si fa notte le operazioni della reception calano e inizia invece l’altra attività, quella legata alla contabilità.  

Le attività amministrative e l’audit notturno

Un’altra mansione fondamentale del revisore è infatti l’audit notturno: un processo di verifica della contabilità e dei dati essenziale per gestire il flusso di cassa dell’hotel. In questo caso, infatti, il night auditor rivede tutta la contabilità:

• riconcilia le transazioni del giorno;
• fa la revisione delle attività di reception (inclusi check-in, check-out e occupazione;
• controlla che i pagamenti e gli anticipi siano stati correttamente immessi e addebitati;
• registra i no-show in hotel per rimettere a disposizione gli alloggi invenduti;
• aggiorna la situazione di ogni ospite con i servizi extra aggiunti.

L’audit può tradursi in veri e propri report dettagliati, dedicati ad esempio alle entrate del giorno, relative solo alle stanze o suddivisi tra guest e non guest; alla situazione finanziaria dell’albergo e/o di alcuni dipartimenti; alle tendenze di prenotazione; alle prenotazioni vere e proprie o ai pagamenti in sospeso. Tutto questo assicura che le economie della struttura siano sempre monitorate e che la direzione riesca a prendere decisioni informate. Anche i colleghi della mattina traggono giovamento dal lavoro del revisore notturno perché sono messi al corrente di potenziali situazioni critiche o necessità operative specifiche.

Ma perché tutto questo deve essere fatto di notte? Perché i sistemi digitali che gestiscono le operazioni contabili, considerano la mezzanotte come fine ufficiale della giornata, quindi le prenotazioni, i conti, le presenze e tutte le transazioni sono registrate entro quella data. Dunque è importante aspettare la mezzanotte per la chiusura contabile giornaliera, per poter avere report esatti sull’occupazione e sulla revenue, o per verificare le transazioni aperte. 

La tecnologia a supporto dell’attività del night auditor

Come abbiamo visto, il revisore notturno svolge 5 operazioni fondamentali per il flusso di cassa e la salute finanziaria della struttura:

si occupa della riconciliazione finanziaria e verifica che entrate e uscite siano ben bilanciate;

passa in rassegna tutto il registro degli ospiti per risolvere eventuali discrepanze nella fatturazione, ripristinare la disponibilità di eventuali no show, ma anche per garantire che l’esperienza degli ospiti avvenga senza intoppi;

produce rapporti quotidiani su tassi di occupazioni, ricavi e transazioni;

controlla che i pagamenti siano stati effettuati regolarmente;

predispone il lavoro per il giorno successivo, quando gli subentra nuovamente il personale di front office.

Ebbene, tutte queste operazioni possono essere fatte manualmente o con l’aiuto della tecnologia, che velocizza i passaggi ed evita gli errori. Un esempio di tool a servizio del revisore notturno? Zak, il PMS di WuBook!

Zak di WuBook per gestire l’hotel, di giorno e di notte

Zak è il gestionale all-in-one di WuBook che semplifica tutte le operazioni dell’albergo, dalla prenotazione al check-out. Uno strumento prezioso anche per chi si occupa di revisione notturna. Oltre a garantire un’organizzazione fluida delle varie attività, infatti, permette di ricavare dati utili sulle finanze dell’albergo in più momenti della giornata.
Zak tiene traccia della lista completa di tutti i pagamenti registrati e di tutti i documenti emessi, che il night auditor può controllare in qualsiasi momento. Alcune sezioni e features facilitano ancora di più il suo compito.

La sezione pagate/non pagate, ad esempio, consente di individuare a colpo d’occhio le prenotazioni che non sono state saldate o che sono state saldate solo parzialmente, con tutti i dettagli del cliente e della prenotazione. Il Cashflow, invece, riporta il flusso di entrate o uscite giornaliere (o di un arco di tempo specifico a scelta) anche in confronto al periodo precedente. È possibile abbinare i movimenti di cassa a singole prenotazioni o annotarli manualmente con indicazioni ancora più esplicite per maggiore chiarezza (ad esempio “Spese di manutenzione”, “Commissione agenzia” e così via).

Infine, l’area dedicata alle chiusure contabili aiuta gli albergatori e i loro collaboratori a gestire il processo di chiusura di cassa, sia per i singoli turni che per l’intera giornata. Per ogni chiusura di cassa, Zak aggiorna i registri e genera un report con tutti i dati e le eventuali annotazioni inserite, sempre accessibile per la consultazione. Inoltre, prima di confermare una chiusura, è sempre possibile verificare e modificare ogni dettaglio.
Tutte le operazioni di chiusura vengono quindi salvate e conservate in memoria, così possono essere recuperate per le analisi finanziarie interne.

Queste e molte altre funzionalità supportano non solo il lavoro del night auditor ma di tutto l’hotel, garantendo efficienza, praticità e accuratezza in ogni passaggio. Anche per questo Zak è un software indispensabile per il tuo albergo!