Care e cari WuBookers, oltre al rendimento presente e passato, chi fa Revenue Management tiene conto anche dell’andamento futuro, ovvero del guadagno previsionale. Come? Attraverso l’OTB per hotel, un dato che consente di misurare le performance attese della struttura e fare valutazioni importanti sulla strategia da adottare.
Vediamo insieme di cosa si tratta, quali vantaggi assicura e con quali strumenti ottenerlo.

Cos’è l’OTB e cosa misura

OTB è l’abbreviazione dell’inglese “On-The-Books” ed è l’indice che calcola i ricavi per camere già prenotate per date future (da oggi/domani in avanti), al lordo di eventuali cancellazioni.
In altre parole, l’OTB mostra l’occupazione attualmente confermata e le entrate future in termini di valore totale delle prenotazioni effettuate, e dunque previste, al momento della misurazione. Si tratta, pertanto, di un dato preciso ma in continua evoluzione: mano a mano che si verificano prenotazioni o cancellazioni, l’OTB si aggiorna, fino alla data di arrivo.
Insieme ad altre metriche essenziali, come il RevPar, l’indice OTB concorre al Revenue Management della struttura, ovvero alla definizione della strategia di prezzo e vendita più remunerative.

3 modi per usare l’OTB in hotel e a che pro

Insieme allo storico dei dati, rilevare le proiezioni future è essenziale per avere la situazione sotto controllo, anticipare eventuali cambiamenti e agire di conseguenza, senza perdere importanti opportunità di guadagno.

1. Monitorare il tasso di occupazione e il ritmo delle prenotazioni

Uno dei modi più efficaci per usare l’OTB è rilevandolo e confrontandolo giorno per giorno. Così facendo, avrai una panoramica aggiornata su occupazione, fatturato e “Booking Pace”.
La Booking Pace non è altro che il ritmo delle prenotazioni, ovvero la velocità con cui si manifesta la domanda in un certo periodo.
Questo ti permette di verificare le prestazioni dell’hotel e individuare eventuali date che non stanno performando adeguatamente.

2. Individuare la correlazione esistente tra occupazione e tariffe

Tracciare il ritmo delle prenotazioni rispetto all’andamento delle tariffe può aiutarti a capire come i prezzi condizionano l’occupazione, se lo fanno, e viceversa.
Tramite l’OTB puoi individuare infatti eventuali difetti della tua offerta (il tuo prezzo di vendita) che potrebbe essere troppo alta o troppo bassa.
Facciamo un esempio: se per il tuo albergo l’alta stagione è l’estate, il fatturato di quel periodo dell’anno dovrebbe essere più elevato rispetto alla primavera o all’autunno, anche in virtù dell’incremento della domanda.
Ma se, a inizio stagione, hai già venduto tutte le stanze disponibili senza un sensibile aumento dei ricavi, c’è qualcosa che non va. Ovviamente molto dipende dall’obiettivo, che può essere più orientato alla crescita economica o all’occupazione.

3. Ricavare una visione d’insieme sul rendimento della struttura

L’indice OTB permette di leggere il rendimento della struttura nel futuro e interpretarlo, sia in quanto tale, sia in relazione al passato.
Se hai prefissato un determinato traguardo (ad esempio, una certa percentuale di occupazione), puoi verificare costantemente la situazione e lavorare per raggiungerlo.
Oppure, puoi paragonare l’occupazione e il fatturato previsto rispetto a una specifica data o allo stesso periodo dell’anno precedente e valutarlo.
Il confronto temporale è molto utile. Tuttavia, prima di intervenire con possibili azioni correttive alla tua strategia commerciale, è necessario considerare tutti i fattori che entrano in gioco, quali eventi straordinari, condizioni meteo, iniziative pubbliche e così via.

Misurare l’OTB grazie al PMS

Misurare l’OTB manualmente rischia di portare via molto tempo e risultare comunque in un valore impreciso e poco affidabile (l’errore umano è sempre dietro l’angolo!). Molto meglio affidarsi alla tecnologia, soprattutto se già provvista di tutti i dati necessari e predisposta per l’interrogazione secondo filtri di ricerca personalizzabili.
Da questo punto di vista, il PMS per hotel è uno degli strumenti più idonei.

OTB su Zak, il PMS di WuBook

Pur non essendo un software di Revenue Management, Zak (il gestionale per strutture ricettive di WuBook) registra i dati della struttura e li restituisce nell’apposita sezione Statistiche, organizzandoli secondo i KPI più importanti aggiornati in tempo reale, ovvero: camere disponibili, camere vendute, camere chiuse, revenue totale, revenue camere, % di occupazione, RevPAR (revenue per available room), TrevPAR (total revenue per available room), TrevPOR (total revenue per occupied room), % di occupazione, RevPOB (revenue per occupied bed), RevPAB (revenue per available bed), ADR. E, ovviamente, OTB, anche se non con questa nomenclatura.

Per facilitare la consultazione di questa metrica, infatti, l’OTB su Zak viene scorporato in ricavo totale – derivato dalle prenotazioni ricevute ad oggi per soggiorni da domani in poi – e presenze posti letto (occupazione). A seconda del valore che si intende visualizzare, è possibile filtrare i risultati per mese/anno/trimestre o selezionando singole date. Inoltre, grazie all’apposita funzione “Compara con altre date”, i dati previsionali fino a 1 anno dopo possono essere messi a confronto con quelli di 1/3/6 mesi prima o fino a 5 anni indietro.
Grafici a istogramma o a torta rendono la lettura immediata, ma per un’analisi più dettagliata è possibile esportare tutto in comodi file tabellari (csv).

La comparazione delle date consente anche di calcolare la Booking Pace, ovvero la differenza di quantità di prenotazioni ricevute per il periodo selezionato.
Zak fornisce però anche un altro indice interessante per chi si occupa di ottimizzazione delle tariffe: la “Booking Window” o finestra di prenotazione, ovvero il tempo che intercorre dalla prenotazione al check-in. Sapere quant’è l’anticipo medio con cui le persone acquistano un alloggio può infatti aiutare a definire un piano di azione e gestione coerente.  
Da notare infine che, dalle statistiche di Zak, si possono ricavare dati ancora più precisi, come la revenue specifica e divisa per canale OTA, e lo scorporo del costo dei pasti a trattamento o per “fly meal” (pasti aggiuntivi).

Come abbiamo visto, l’OTB è un indicatore importante per verificare l’andamento futuro e agire per tempo qualora qualcosa non stesse funzionando a dovere. Ancora una volta, il PMS si dimostra un tool imprescindibile per chi vuole gestire una struttura in modo professionale ed efficace.