Cari e care WuBookers, in questo articolo ci addentriamo in una materia un po’ più tecnica del solito per analizzare il funzionamento della connessione iCal per hotel e strutture ricettive. Questo strumento, alternativo al channel manager, consente infatti di sincronizzare i calendari di prenotazione online e presenta vantaggi e limitazioni che è essenziale conoscere per decidere se utilizzarlo o meno, e in quali circostanze.

Cos’è la connessione iCal e come funziona

iCal è l’abbreviazione di iCalendar, un formato di file (identificato dall’estensione .ics) che permette di trasmettere informazioni relative al calendario di prenotazione della struttura ad altri portali online (OTA, tour operator, e così via), attraverso la condivisione di link.  
Ma quali informazioni? A differenza di altri strumenti, iCal può condividere solo l’apertura o la chiusura di ogni singolo alloggio, quindi il loro stato di occupazione, senza ulteriori informazioni.

Tramite iCal vengono quindi inviate solo le informazioni relative alle date in cui la camera (o la tipologia di camera) selezionata non è disponibile. In tutte le altre date, la stessa sistemazione risulterà disponibile.
Questo significa che iCal non contiene e non trasmette dettagli sulla quantità di camere disponibili in totale, sulle tariffe e sulle restrizioni: tutti questi aspetti vanno infatti inseriti e aggiornati manualmente sulle diverse piattaforme in cui è in uso il formato iCal.

Inoltre, il collegamento tra il gestionale della struttura e il calendario iCal inserito nei portali online è a senso unico. Quando ricevi una prenotazione dal portale, infatti, puoi aggiornare il tuo iCal tramite il PMS, che lo riporta sul portale stesso, ma non puoi far sì che questo aggiornamento avvenga direttamente dal portale sul calendario condiviso. Questa azione automatica è possibile solo con un protocollo a due vie, come quello utilizzato dal channel manager.  

Differenza tra iCal e channel manager

I software per la gestione dei vari canali online (come Zak, Channel Manager di WuBook), sfruttano il protocollo XML che consente la trasmissione di disponibilità, prezzi, restrizioni insieme a contenuti extra come foto e descrizioni delle camere.
Si tratta infatti di una connessione “completa” e a due vie, perché permette di importare sul channel manager anche le prenotazioni ricevute su un portale, escludendo quindi il rischio di overbooking.  

Come abbiamo visto, infatti, iCal non consente di recuperare direttamente le prenotazioni del portale in cui viene utilizzato. Quando si verificano cambiamenti nel calendario, il PMS aggiorna i link iCal in tempo reale, ma la frequenza con cui i portali leggono questi link può variare, esponendo l’albergatore a possibili prenotazioni doppie.  

Pro e contro della connessione iCal

iCal è uno standard consolidato e potente, ma più limitato rispetto alle connessioni standard di un channel manager, sotto vari punti di vista.
Per capire se e quando ricorrere a questa tecnologia, è utile conoscerne vantaggi e svantaggi.

Facile da usare, ma incompleto

La connessione iCal è uno strumento molto facile da usare e, per questo, piuttosto diffuso, sia per i canali OTA sia per le applicazioni personali.
Tuttavia, lo abbiamo accennato, questo calendario conserva e fornisce solo poche informazioni che, a volte, possono risultare incomplete, generando confusione e dispendio di tempo.
Facciamo un esempio pratico: poniamo il caso di due stanze singole occupate in giorni diversi della settimana, una dal lunedì al mercoledì e l’altra dal giovedì al sabato.
Un viaggiatore che volesse prenotare la camera per l’intera settimana troverebbe l’alloggio disponibile, senza sapere che è previsto un passaggio di sistemazione – dall’una all’altra – all’interno del periodo.  
In generale, qualunque altra condizione che esuli dalla chiusura dell’alloggio (come prezzi e politiche di cancellazione) non viene riportata all’interno del calendario e deve essere aggiunta e aggiornata a mano dall’albergatore su ogni singolo portale.

Universale ma alternativo

Proprio in virtù della sua semplicità iCal è supportato da moltissimi canali, compresi Booking.com e Airbnb. Rispetto ad altre soluzioni più evolute, risulta solitamente meno costoso e conveniente per chi inizia a lavorare online e non vuole fare investimenti importanti.
Tuttavia non può coesistere con altri sistemi in uso sullo stesso portale. In altre parole: se sfrutti una connessione XML non usi iCal, ma usi iCal solo dove non è disponibile una connessione XML. Pertanto, se hai già attivo un collegamento tramite channel manager, non puoi attivare contemporaneamente anche iCal, e viceversa.
Questo ti impedisce di attivare protocolli diversi sullo stesso canale nello stesso momento, ed è quindi importante valutare con attenzione quale scegliere prima di procedere.

Sincronizzato ma non in tempo reale

Il calendario iCalendar permette la sincronizzazione della disponibilità tra PMS e OTA. Quando viene registrata una modifica al calendario, il PMS invia il link aggiornato ai portali online. Tuttavia, i tempi di aggiornamento dipendono dalle OTA e possono variare da una volta al giorno a una ogni minuto, a loro discrezione.
Questo comporta un potenziale rischio per la struttura che si trova ad avere aperture e chiusure non perfettamente aggiornate su diversi canali di prenotazione.  

Inoltre, gli aggiornamenti di iCal coprono un periodo di 365 giorni dalla data in cui viene generato: quindi se ricevi prenotazioni che superano un anno o vuoi chiudere delle date oltre questo limite, devi operare manualmente sui vari portali.

Come e quando utilizzare un file iCal per hotel

Dunque come utilizzare iCal e quando conviene?
Dicevamo all’inizio che iCal è un formato di file, ma – per essere condiviso con le varie piattaforme in modo dinamico – deve essere gestito tramite URL. Se ci limitassimo a scaricare e ricaricare il file sui portali avremmo semplicemente una fotografia dello stato delle camere alla data in cui viene generato, senza gli aggiornamenti successivi.  
Perché funzioni, è necessario invece creare – tramite il PMS dell’hotel – un link per ogni singola camera o tipologia di camera presente sul gestionale. Questi potranno poi essere importati nella extranet delle OTA, secondo la procedura prevista da ciascuna (non molto distante da un semplice copia/incolla).
I link rimandano ad un indirizzo che contiene informazioni testuali e che specificano gli intervalli di date all’interno dei quali le camere non sono disponibili. All’infuori di quegli intervalli le camere si intendono sempre aperte. Per verificare queste informazioni e controllarne il contenuto, è possibile inserire il file iCal sui lettori iCal disponibili online.

iCal può essere un’ottima soluzione per testare nuovi canali di cui non si conosce ancora bene la redditività, o che portano volumi di prenotazione piuttosto bassi.
Sono ideali anche per condividere informazioni basiche e immediate con agenzie o altri soggetti che hanno solo bisogno di conoscere la disponibilità degli alloggi.

Se la tua struttura ha tariffe fisse a lungo termine, allora iCal può rivelarsi un ottimo strumento di lavoro, perché basterà impostare i prezzi manualmente sulle OTA e sincronizzare il calendario senza dover intervenire oltre. Viceversa, meglio ricorrere a connessioni più strutturate e complete, a cominciare dal channel manager.