Care e cari WuBookers, vendere sulle OTA è ormai un must per molti albergatori ma per garantire che tutto funzioni bene è necessario dotarsi di strumenti di gestione e controllo avanzati e sicuri. Uno di questi è sicuramente il channel manager che, integrato al PMS, assicura una connessione ottimale tra le varie piattaforme e il software gestionale.
Ne sa qualcosa Roberto Ferrini, Connectivity Manager di WuBook, al quale abbiamo chiesto di spiegarci un po’ meglio come funziona il collegamento alle OTA e perché è fondamentale che tutto funzioni alla perfezione.  

Il Channel Manager: uno strumento essenziale

Partiamo dalle definizioni base: il channel manager è una soluzione tecnologica che permette di gestire facilmente e contemporaneamente l’offerta e la vendita delle camere di una struttura ricettiva su più canali di distribuzione, come appunto le OTA.
Zak, il PMS di WuBook, è provvisto di un Channel Manager proprietario che trasmette le informazioni relative alle tariffe e alla disponibilità delle stanze ai vari portali, e registra le prenotazioni ricevute. Possiamo immaginarlo come un canale di smistamento a più vie, grazie al quale i dati da e per le OTA vengono rilasciati e immagazzinati nel modo corretto.
Un componente essenziale, dunque, che si inserisce perfettamente anche all’interno di un ecosistema tecnologico sviluppato e vario.

“Il PMS è come se fosse il software principale”, spiega Ferrini, “al quale si connettono diversi software accessori. Un caso semplice può essere quello della domotica, ovvero la possibilità di gestire le chiavi elettroniche delle camere oppure i codici di accesso”, una tendenza in crescita negli ultimi anni. “Altri esempi”, prosegue, “possono essere gli RMS, ovvero i software di revenue management. Questi elaborano e calcolano i prezzi migliori ai quali vendere le camere in ogni periodo dell’anno. Tramite integrazione, i prezzi vengono importati direttamente nel PMS che, attraverso il Channel Manager, li invia alle diverse OTA”.
È evidente quindi che si tratta di uno strumento dalle numerose potenzialità, che deve assicurare affidabilità ed efficienza ad entrambe le parti: se qualcosa va storto, a rimetterci è soprattutto l’albergo, ma anche le Agenzie Online possono essere penalizzate.

Possibili conseguenze di un collegamento inefficiente

“Se il software non è affidabile”, avverte Ferrini, “l’integrazione potrebbe non funzionare correttamente con conseguenti ricadute sull’ospite della struttura” e, di riflesso, sull’hotel. Il rischio più grande, infatti, è quello di incorrere nel temuto overbooking che, se non pianificato, può costare caro all’albergo sia in termini pratici, che a livello di reputazione.
Una circostanza che, per altri versi, non fa gioco nemmeno alle OTA, che si impegnano a proporre soluzioni sicure, tutelando i clienti finali.
“Alle OTA conviene che le strutture ricettive utilizzino channel manager e PMS, perchè così facendo hanno la possibilità di aumentare la disponibilità di camere in vendita”: escludendo il pericolo di sovra prenotazione, hotel e B&B possono infatti proporre tutte le loro sistemazioni, senza timori.

Un altro aspetto da considerare è l’aggiornamento e la manutenzione costante delle integrazioni tra OTA e PMS. “È essenziale essere allineati su nuovi sviluppi, nuove regolamentazioni governative e novità a livello di funzionalità”, precisa il Connectivity Manager. Proprio il rapporto diretto con molte Agenzie è la chiave per evitare disservizi e fratture. Infatti, eventuali malfunzionamenti “possono creare problemi con i clienti in comune e di conseguenza delle frizioni con l’OTA partner. Anche per questo, la gestione commerciale della relazione è molto delicata”. Ed è uno dei fattori distintivi di WuBook e della sua organizzazione.

Le garanzie di una connettività eccellente

Chiediamo a Ferrini cosa rende Zak particolarmente adatto a chi cerca una soluzione stabile ma allo stesso tempo evoluta. “WuBook ha una politica molto particolare riguardo le integrazioni e le connessioni con OTA o partner di terze parti”, risponde. “Cerchiamo di selezionarne poche e solitamente le migliori”: invece di connetterle tutte senza distinzioni, il team di WuBook preferisce puntare sulla qualità e sulla sicurezza dei collegamenti.

Una filosofia che permette di sviluppare anche funzionalità speciali, i cosiddetti “add on”, piccoli plugin costruiti su misura dell’OTA connessa. “Sono funzionalità extra, dedicate ad alcuni partner specifici. Sono a pagamento perchè offrono una connettività ad hoc e quindi un utilizzo personalizzato di Zak in relazione al software integrato”.

In altre parole, WuBook non offre solo protocolli standard, ma si adatta alle esigenze del mercato, ampliando le sue features per garantire un servizio ottimale ad entrambe le parti della filiera, albergatori e OTA. Aspetto non indifferente per una realtà internazionale, che però mantiene un approccio artigianale, di cura al dettaglio e ascolto delle esigenze individuali.
Ce lo conferma Ferrini che, in chiusura, ci svela qualcosa in più della sua attività quotidiana. “Solitamente mi interfaccio con i manager delle diverse country e raccolgo le loro necessità. Se mi segnalano un’OTA particolarmente performante in un Paese oppure molto richiesta dai clienti attuali o potenziali di WuBook, mi muovo cercando di instaurare una relazione con il partner in questione”. Un’apertura verso il nuovo che non può che giovare a tutti, inclusi i portali.