[AD288]

Ciao a Tutti,

Cari colleghi albergatori, avete bisogno come nel mio caso, di automatizzare quasi completamente il post-prenotazione, self check in e pagamento un po' come avviene nelle compagnie aeree?

Nel caso in cui abbiate dei codici di accesso diversi per ogni camera o anche solo delle istruzioni per accedere, con la seguente procedura credetemi, ridurrete il volume di lavoro della reception e migliorereste l'esperienza degli ospiti, nella fase tra prenotazione e arrivo!

Spero Luther e il management che valuta gli sviluppi, raccolga questi suggerimenti o mi indichi una soluzione magari usando le ZAK API e un sistema come Zapier, per raggiungere i seguenti obiettivi:

PUNTO 1)
Aggiungere il canale SMS all'invio dei messaggi template che adesso avviene solo via email. 
I caratteri a disposizione sono meno di una mail ma il punto importante è che si possa, nel canale sms, includere il link alla "Pagina Ospite" relativo alla specifica prenotazione.

Luther/Sviluppatori ZAK, se per qualsiasi motivo non ritenete lo sviluppo possibile o appropriato, potresti darmi un po' di supporto per eventualmente svilupparlo combinando: ZAK API + Un fornitore tipo Twilio o Wati + Zapier?
A un certo punto sono sicuro sarà utilissimo a quei colleghi albergatori che voglio usare ZAK anche come strumento per facilitare il processo dalla prenotazione al check out(es. MyStay o Hijiffy).

PUNTO 2)
Check in online/self check in con accesso autonomo e pagamenti automatici.
Creare la funzione dell'invio di un template messaggi al soddisfacimento di una condizione:

a) Check in online completato -> Invio di una mail + sms(di nuovo basta il link alla pagina ospite) con messaggio specifico legato a quella camera specifica con link alla pagina ospite in cui al completamento del check in, sarà visibile una nota specifica col codice di accesso di quella camera(non visibile prima del check in affettuato).

b) Check in online completato + Pagamento effettuato -> stessa procedura del punto a) ma a condizione che sia stato effettuato anche il pagamento online.

c) Pagina ospite: possibilità di attivare/integrare una chat di support della struttura, possibilmente con whatsapp?

PUNTO 3) (priorità + bassa) 
Infine se state lavorando sul CRM, spero stiate considerando la possibilità dell'inbox che convogli oltre che messaggi via mail, anche whatapp, google e messanger, dallo stesso pannello admin di gestione delle richieste, così che l'operatore alla reception controlli tutta la comunicazione dell'ospite da un'unica interfaccia(anche pagando un fornitore extra come Twillio,Wati ecc...).


Grazie per l'attenzione e spero di ricevere una risposta che mi aiuti a risolvere all'interno dello "Zak environment" senza l'utilizzo di moduli esterni.

Ciao,
Andrea

[CN033]

Ciao Andrea,
il self check-in sarebbe una procedura che adotterei molto volentieri, purtroppo in Italia le norme di pubblica sicurezza stabiliscono che occorre accertare al momento del check-in che il documento d’identità mostrato corrisponda alla persona che si presenta.
Mi sto informando da qualche tempo sull'argomento e ho letto un articolo di WE:ll (https://www.wellmagazine.it/information-...fake-news/) in cui un produttore di tecnologia per il self check-in commenta "..Secondo la legge, l’obbligo del receptionist è quello di recepire contestualmente all’arrivo in struttura i dati del cliente attraverso un documento d’identità e trasmettere i dati anagrafici all’Ente di Pubblica Sicurezza. Non c’è altro onere se non questo. Non è vero che l’addetto deve identificare l’ospite pena tre mesi di reclusione: l’identificazione personale spetta solo a un pubblico ufficiale, cosa che il receptionist non è. La pena si riferisce alla mancata comunicazione dei dati anagrafici."
La mia domanda è quindi il self check-in è legale o illegale?
Saluti
Chiara

[yellow]

ciao ragazzi,

un ragazzo di Bergamo ha fatto il lavoro che dite. Sviluppando un piccolo totem collegato a Zak.
Non faccio nomi per questioni di privacy, ma chi frequenta il forum lo ha visto scrivere diverse volte.

E comunque lo invitero' a leggere e magari a partecipare a questo thread.

In poche parole: l'abbiamo invitato per un seminario sul suo lavoro a Fano, al laboratorio Zak.
E io ho una mezza idea di avviare una collaborazione per realizzare lo stesso flusso per tutti i nostri clienti.

Il suo e' un lavoro fantastico, ha pensato a TUTTO e funziona alla grande.

Il problema e' quello di trovare energie e risorse, perche' siamo molto sotto pressione su diversi fronti.

Ci piacerebbe moltissimo sviluppare un modulo per l'alta automazione.
Magari!

[CN032]

Ciao a tutti,

sono molto interessato a questo argomento.
Da pochi mesi ho introdotto VIKEY nella mia struttura e attraverso di lei riesco a proporre il CHECK IN ONLINE a tutti i clienti.
C'è sempre qualche resistenza specialmente di clienti più anziani nell'inviare tramite VIKEY foto dei documenti e pagare la tassa di soggiorno,
ma nel complesso sicuramente viene alleggerito di molto il lavoro della reception.
Ho avuto diversi problemi nella connessione ZAK-VIKEY in primis per caricare le prenotazioni che erano già su ZAK prima dell'introduzione di VIKEY e
successivamente ho proposto a entrambe le piattaforme di collaborare per dare un feedback a zak di CHEK IN ONLINE COMPLETATO o TASSA DI SOGGIORNO pagata o DOCUMENTI DA APPROVARE ecc
idem per il discorso FATTURE, VIKEY non produce fatture mentre con ZAK FINANCE sì.

Tuttavia ai fatti nonostante la collaborazione tanto spammata tra ZAK e VIKEY ad oggi non ho avuto feedback incoraggianti dalle due piattaforme, ma come testimonia
il vostro topic l'argomento è sempre più interessante per gli HOST, specialmente in vista della bella stagione con tutti gli arrivi che ci saranno a ogni ora del giorno e della notte.

Vi seguo con interesse e se desiderate feedback sulla mia esperienza, ci sono per collaborare.

Ciao!

[CN032]

ADDENDUM: dato che ho montato le serrature elettroniche VIKEY in tutta la struttura ritengo inutile il check in online di ZAK ed eventuali sms che zak invii al cliente, l'idea sarebbe ottima se poi il sistema di aperture fosse legato a ZAK e non ad altre piattaforme di check in online (come VIKEY)

[GB046]

Buongiorno

Utilizzo l'online/self check-in da diversi anni perchè nel mio caso, albergo due stelle di 10 camere, non ha senso assumere personale quando ci sono massimo 4/5 check-in al giorno e sporadicamente qualcuno dopo le 20:00, orario di chiusura della reception.

Quando ho preso in gestione l'albergo nel 2013 avevo 25 anni e il primo clienti di b...ng arrivò alle 2 di notte, tanta era l'emozione che gli permisi anche di scaldarsi un pasto nel forno della mia cucina privata. Molti clienti pensavano che un albergo di qualsiasi dimensione/categoria fosse aperto 24 ore e i call center delle OTA sanno solo sirti "se il cliente non arriva potete marcare no-show" non rendendosi conto che le persone poi ti vengono a battere i pugni sulla porta rivolendo i soldi indietro.

Ho provato anche a mettere il late check-in a pagamento a 20 euro, li giravo in toto alla ragazza che veniva a lavorare, risultato: o il cliente affermava di non sapere del supplemento e lasciava una recensione negativa o scriveva le 21 poi arrivava alle 19 e io dovevo pagare lo stesso la ragazza perchè l'avevo impegnata.

Ho quindi creato un modulo da compilare con i dati personali e l'ho aggiunto al mio sito, il cliente deve poi contattarmi, anche tramite whatsapp per avere il codice di accesso della porta principale e sapere dove prendere la tessera della camera, rimane il problema della tassa di soggiorno, risolto ultimamente con stripe.

Non mi sono mai chiesto se il far compilare un modulo al cliente senza avere il documento fisico fosse illegale, anche perchè all'inizio del modulo ho aggiunto la seguente dicitura: "L’ospite dichiara, sotto la propria responsabilità, che i dati ivi forniti sono corrispondenti al vero." e prima dell'invio deve spuntare una casella accanto a questa frase "L'ospite, i cui dati sono indicati al paragrafo “Dati dell’Ospite” del presente modulo, consapevole che chiunque rilasci dichiarazioni mendaci è punito ai sensi del Codice Penale, e delle leggi speciali in materia, ai sensi e per gli effetti dell’Art. 46 D.P.R. 445/2000 e degli art. 1341 e 1342 del c.c., DICHIARA di aver preso chiara visione e di approvare espressamente le clausole riportate nel "Regolamento della struttura", si impegna a rispettare quanto scritto e garantisce il rispetto delle regole della struttura da parte dei suoi eventuali accompagnatori".

Sono piuttosto stufo di una legge regionale ormai antiquata che mi impone di fare almeno 12 ore di reception al giorno, per tipo oggi 3 check-in di cui uno alle 23:00(e ho l'albergo pieno), quando potrei mettere come ho visto all'estero, un totem che svolge al posto mio queste noiose incombenze, che ti allontanano dall'ospite (molti paesi non chiedono il documento) o peggio ti fanno discutere, perchè il cliente sostiene di aver già pagato la tassa di soggiorno.

Spero di aver dato qualche consiglio utile, buon lavoro!

[Matteo]

Io mi oppongo ferocemente a tutto quello che è l'automatismo estremo dell'ospitalità.
Ma proprio in maniera feroce.
Se volevo stare a casa e non occuparmi degli ospiti dalle 18 alle 9 del mattino... avrei cercato altro.

Detto questo la situazione sta nel mezzo ovviamente. Ogni giorno orario simil ufficio postale e self checkin (inventato metodo smart e pickup chiavi in area privata dietro porta chiusa a codice) per i clienti dopo le 1830 con completamento del documento dal link e visualizzazione del documento appena li vedo a colazione il mattino dopo. Ovvio che il codice lo invio solo dopo che hanno compilato tutto.
Qualcuno non si mette in contatto con noi, non riempie i documenti, non risponde al telefono o altro?
IL PROBLEMA RESTA LORO, succede almeno una o due volte a trimestre e avvisando BK o XP prendono sempre in carico la situazione, contattano l'ospite e se questi non risponde mi consigliano di segnare il No Show. Con il noshow il cliente non può lasciare alcun feedback! L'ultima volta mi son limitato a informare l'ospite che o si levava di culo e per i suoi soldi erano cavoli suoi (santa VCC BK) o io non avevo problemi a chiamare la PS per schiamazzi e violazione di proprietà privata.

Ma portare la clientela a fare tutto UNMANNED da cosa mi distinguerebbe rispetto a un IBIS o un Formula1 qualsiasi? Rispetto alle varie agenzie con millemila appartamenti che impestano Firenze?
Per l'estremo automatismo che richiedi non posso supportarti, per alcuni automatismi si, voletieri, ma non così profondi.

M

[AD288]

ADDENDUM: dato che ho montato le serrature elettroniche  VIKEY in tutta la struttura ritengo inutile il check in online di ZAK ed eventuali sms che zak invii al cliente, l'idea sarebbe ottima se poi il sistema di aperture fosse legato a ZAK e non ad altre piattaforme di check in online (come VIKEY)

Grazie per il commento. 
Tuttavia, quando dici che il canale sms è inutile, stai facendo riferimento a un caso molto specifico -> uso di Vkey.

La mia idea è rendere Zak flessibile da poter utilizzare altri sistemi di apertura porta oltre a Vkey(anche un semplice ed economico tastierino, programmabile che funziona sia con codice che con avvicinamento scheda).

Se fossero attive le 2 funzioni spiegate sul post iniziale, si renderebbero il sistema Zak molto più "self check in friendly" e compatibile con molti più sistemi di accesso.

[p.generani#WuBook]

ADDENDUM: dato che ho montato le serrature elettroniche  VIKEY in tutta la struttura ritengo inutile il check in online di ZAK ed eventuali sms che zak invii al cliente, l'idea sarebbe ottima se poi il sistema di aperture fosse legato a ZAK e non ad altre piattaforme di check in online (come VIKEY)

Grazie per il commento. 
Tuttavia, quando dici che il canale sms è inutile, stai facendo riferimento a un caso molto specifico -> uso di Vkey.

La mia idea è rendere Zak flessibile da poter utilizzare altri sistemi di apertura porta oltre a Vkey(anche un semplice ed economico tastierino, programmabile che funziona sia con codice che con avvicinamento scheda).

Se fossero attive le 2 funzioni spiegate sul post iniziale, si renderebbero il sistema Zak molto più "self check in friendly" e compatibile con molti più sistemi di accesso.

Esattamente, ad esempio io ho 2 automazioni:  
1control per il cancello di ingresso al parcheggio
Nuki per il portoncino d'ingresso 
QUINDI sms sarebbe perfetto

[MR294]

Buongiorno

Utilizzo l'online/self check-in da diversi anni perchè nel mio caso, albergo due stelle di 10 camere, non ha senso assumere personale quando ci sono massimo 4/5 check-in al giorno e sporadicamente qualcuno dopo le 20:00, orario di chiusura della reception.

Quando ho preso in gestione l'albergo nel 2013 avevo 25 anni e il primo clienti di b...ng arrivò alle 2 di notte, tanta era l'emozione che gli permisi anche di scaldarsi un pasto nel forno della mia cucina privata. Molti clienti pensavano che un albergo di qualsiasi dimensione/categoria fosse aperto 24 ore e i call center delle OTA sanno solo sirti "se il cliente non arriva potete marcare no-show" non rendendosi conto che le persone poi ti vengono a battere i pugni sulla porta rivolendo i soldi indietro.

Ho provato anche a mettere il late check-in a pagamento a 20 euro, li giravo in toto alla ragazza che veniva a lavorare, risultato: o il cliente affermava di non sapere del supplemento e lasciava una recensione negativa o scriveva le 21 poi arrivava alle 19 e io dovevo pagare lo stesso la ragazza perchè l'avevo impegnata.

Ho quindi creato un modulo da compilare con i dati personali e l'ho aggiunto al mio sito, il cliente deve poi contattarmi, anche tramite whatsapp per avere il codice di accesso della porta principale e sapere dove prendere la tessera della camera, rimane il problema della tassa di soggiorno, risolto ultimamente con stripe.

Non mi sono mai chiesto se il far compilare un modulo al cliente senza avere il documento fisico fosse illegale, anche perchè all'inizio del modulo ho aggiunto la seguente dicitura: "L’ospite dichiara, sotto la propria responsabilità, che i dati ivi forniti sono corrispondenti al vero." e prima dell'invio deve spuntare una casella accanto a questa frase "L'ospite, i cui dati sono indicati al paragrafo “Dati dell’Ospite” del presente modulo, consapevole che chiunque rilasci dichiarazioni mendaci è punito ai sensi del Codice Penale, e delle leggi speciali in materia, ai sensi e per gli effetti dell’Art. 46 D.P.R. 445/2000 e degli art. 1341 e 1342 del c.c., DICHIARA di aver preso chiara visione e di approvare espressamente le clausole riportate nel "Regolamento della struttura", si impegna a rispettare quanto scritto e garantisce il rispetto delle regole della struttura da parte dei suoi eventuali accompagnatori".

Sono piuttosto stufo di una legge regionale ormai antiquata che mi impone di fare almeno 12 ore di reception al giorno, per tipo oggi 3 check-in di cui uno alle 23:00(e ho l'albergo pieno), quando potrei mettere come ho visto all'estero, un totem che svolge al posto mio queste noiose incombenze, che ti allontanano dall'ospite (molti paesi non chiedono il documento) o peggio ti fanno discutere, perchè il cliente sostiene di aver già pagato la tassa di soggiorno.

Spero di aver dato qualche consiglio utile, buon lavoro!

Io faccio praticamente come te, però non capisco una cosa: perchè un modulo personale?? non usi il sistema di prenotazioni di zak (online reception) sul tuo sito??? tramite quello puoi chiedere al cliente di fare il check-in online e lui carica i dati direttamente sul planner, se usi un modulo tuo poi devi caricarli manualmente tu... io per le serrature uso il sistema TTLOCK, ho messo le serrature con scheda anche alle porte delle camere in maniera semplicissima e senza bisogno di cavi visto che funzionano a batteria, e la tassa di soggiorno me la faccio pagare tramite carta di credito assieme al costo della camera