Care e cari WuBookers, lavorare con i gruppi può essere molto vantaggioso ma richiede un’organizzazione perfetta per evitare errori che potrebbero penalizzare il servizio e l’esperienza degli ospiti. Ecco perché da tempo ormai gli albergatori usano uno strumento dedicato alla gestione preliminare di chi viaggia in comitiva: la rooming list.

Cos’è la rooming list e a cosa serve

La rooming list è la lista degli ospiti attesi, comprensiva dei dettagli utili a distribuirli correttamente nelle diverse stanze assecondando esigenze e aspettative di tutti.Tra le informazioni essenziali incluse tipicamente nella rooming list troviamo:

• nome e cognome dell’ospite;
• date di check-in e check-out;
• dati anagrafici per i report istituzionali e l’invio alle autorità (nei Paesi in cui è prevista);
• indirizzo mail e contatti dell’ospite;
• tipologia di stanza (singola, doppia, ecc.);
• altre richieste particolari (intolleranze alimentari, preferenze, ecc.).

Questo elenco di solito viene creato e compilato dal capogruppo o dall’agenzia che organizza il viaggio e condiviso con l’albergo qualche giorno prima o all’arrivo in hotel.
Un’operazione che, di per sé, riduce il carico operativo di chi lavora in hotel, che altrimenti sarebbe costretto a richiedere in autonomia questi dettagli per ciascun cliente, allungando così i tempi di pianificazione.  
Ma i vantaggi di questo strumento non finiscono qui.

La rooming list come strumento per snellire il lavoro

Conoscere in anticipo i nominativi degli ospiti e le loro necessità permette di semplificare non solo la fase di raccolta ma anche tutte le altre. In generale, il check-in risulta più agevole e, all’arrivo in hotel, sarà anche più facile distribuire le chiavi, evitando lunghe attese alla reception per chi fa parte del gruppo e per gli eventuali altri ospiti in arrivo.

La lista completa delle camere previste per ogni cliente, permette inoltre di organizzare meglio la logistica e la suddivisione delle stanze: ad esempio, si potrà decidere di collocare tutte le persone del gruppo sullo stesso piano o in alloggi vicini. Anche le eventuali richieste individuali sono fondamentali per assicurare un servizio personalizzato e prevedere per tempo risorse e forniture specifiche.  

Gestire la rooming list grazie al PMS

Dunque, come detto, nella pratica comune la rooming list è un documento: nella maggior parte dei casi, è una tabella Excel (o formato analogo), che consente di inserire le varie informazioni in modo ordinato e chiaro anche per chi lo riceve.
Una volta inviata, spetta all’hotelier processarla e attingervi per tutte le attività pratiche e burocratiche da adempiere. E quale modo migliore per farlo se non grazie all’aiuto di un valido PMS? Il gestore non dovrà fare altro che riportare i dati degli ospiti con tutta calma e associarli alla prenotazione, attribuendo a ciascuno la sistemazione corretta e avviando – ove possibile e necessario – le procedure amministrative istituzionali e di pagamento.
Tutto questo è sicuramente possibile con Zak, il software per hotel di WuBook, che permette di fare anche qualcosa in più.

Zak per la gestione ottimale dei gruppi

Le prenotazioni di gruppo, lo dicevamo all’inizio, comportano inevitabilmente un certo grado di complessità e, se non vengono governate a dovere, rischiano di trasformarsi in un incubo, sia per gli albergatori che per gli ospiti. Per ridurre al minimo questa spiacevole eventualità, è possibile snellire ancora di più il processo di registrazione degli ospiti evitando persino la rooming list!

Come? Attraverso la Pagina Ospite (o Guest Page): una pagina online privata inviata dall’albergatore al tour leader per collezionare già in forma digitale i dati dei partecipanti. In questa pagina è possibile infatti inserire i nominativi, ma anche le singole preferenze dei viaggiatori, e prenotare servizi extra. Si tratta, a tutti gli effetti, di un check-in online, che potrà essere finalizzato in pochissimo tempo, all’arrivo in struttura, anche con l’aiuto della tecnologia.

E per eventuali verifiche in corso d’opera o analisi a posteriori da parte dell’hotelier? Nessun problema: Zak permette di controllare ogni aspetto in un’area specifica dedicata al dettaglio delle prenotazioni. All’interno di questa sezione, infatti, l’albergatore può visualizzare la panoramica completa con la lista delle camere prenotate dal gruppo e l’elenco di tutti gli ospiti e i relativi room setup. Ad ogni prenotazione è possibile inoltre assegnare delle note, ad esempio come promemoria delle esigenze personali degli ospiti.
Oltre a questo, nel planner (il calendario con tutte le prenotazioni in essere), è possibile adottare un sistema di colori personalizzato per prenotazioni e camere fisiche: in questo modo, è facile organizzare e distinguere a colpo d’occhio le diverse soluzioni e necessità specifiche.

Come abbiamo visto dunque, la rooming list è uno strumento di organizzazione e controllo importante, ma la tecnologia può aiutare albergatori e agenzie a risparmiare ancora più tempo ed energie. In questo senso, Zak di WuBook offre numerose opportunità, anche quando si tratta di gestire i gruppi.