Care e cari WuBookers, se c’è un modo per riempire camere, generare ricavi extra e garantire prevedibilità finanziaria anche nei periodi di bassa stagione, è puntare sul turismo di gruppo. Eppure, molti albergatori trattano ancora i gruppi come categoria marginale, da accettare solo quando mancano prenotazioni individuali. Certo, le comitive sono impegnative sotto molti punti di vista, ma accoglierle – nel giusto modo – potrebbe rivelarsi molto vantaggioso per il business. Vediamo allora come attrarre gruppi di viaggiatori in struttura.

Perché i gruppi sono un’opportunità da non ignorare

I numeri parlano chiaro. Già nel 2024 si era registrata una crescita considerevole delle prenotazioni di gruppo: le previsioni avevano stimato un giro d’affari da 190 miliardi di dollari con i pernottamenti che hanno toccato nuovi record già nel primo semestre. Ebbene, oggi la tendenza non accenna a fermarsi e, al contrario, conferma quanto questa tipologia di turisti meriti un’attenzione particolare sia da parte di chi gestisce grandi catene alberghiere, sia da parte di strutture più piccole e indipendenti.  

I gruppi, infatti, aiutano gli hotel (o i B&B e le case vacanza) a riempire l’occupancy e a incrementare la revenue complessiva, generano business ricorrente, aumentano la prevedibilità degli incassi e hanno costi di acquisizione inferiori rispetto alle prenotazioni individuali. Inoltre, molto spesso, contribuiscono ai ricavi totali attraverso spese in food & beverage, noleggio attrezzature e sale meeting, extra in camera, servizi e altre attività.
In altre parole, una sola prenotazione di gruppo vale molto di più della somma delle singole stanze occupate.

Conosci i tuoi gruppi: i segmenti principali

Il panorama del turismo di gruppo è oggi molto variegato e i trend del 2026 sembrano incoraggiare questa varietà: dagli appassionati di avventura che si ritrovano per escursioni, trekking o attività sportive, ai viaggiatori culturali; dai gruppi con interessi di nicchia ai tour educativi; dai corporate retreat alle riunioni di famiglia multigenerazionali, fino ai cosiddetti gruppi SMERF (Social, Military, Educational, Religious e Fraternal).Cosa significa questo? Che non tutti i gruppi sono uguali e capire con chi hai a che fare è il primo passo per costruire un’offerta davvero attraente. Per ogni segmento esistono infatti priorità diverse nella scelta della struttura: esploriamo i principali nel dettaglio.

I gruppi turistici leisure

Sono comitive di viaggiatori che si muovono per piacere, spesso organizzate attraverso tour operator, agenzie di viaggio o associazioni, solitamente con prenotazione anticipata a tariffa speciale.In questa categoria rientrano quindi gruppi di amici, turisti culturali, appassionati di trekking, viaggi enogastronomici e altro ancora. In generale, questo tipo di viaggiatori cerca ambienti confortevoli, esperienze significative, coordinatori preparati e soprattutto la sensazione di sentirsi “a casa anche fuori di casa”.

Ciò che conta per loro è soprattutto:

• posizione strategica: vogliono essere vicini a ciò che sono venuti a vedere;
• servizi di ristorazione flessibili: orari adattati alla programmazione del gruppo, menù concordati in anticipo, capacità di gestire tavoli comuni o sale dedicate;
• gestione coordinata del check-in e del check-out: il check-in di 10-20 persone tutte insieme può diventare un collo di bottiglia insostenibile senza una procedura dedicata e pertanto va evitato;
• autenticità locale: negli ultimi tempi si stanno affermando forme di turismo emozionale e responsabile che rispettano la natura e le comunità del posto;
• interlocutori dedicati: il capogruppo o il referente del tour operator ha bisogno di una persona di riferimento in hotel con cui interfacciarsi prima, durante e dopo il soggiorno.

I gruppi turistici corporate

I corporate group comprendono tutte le prenotazioni di gruppo legate al mondo aziendale che non rientrano nel perimetro degli eventi strutturati (quello è il MICE, di cui parleremo tra poco). Si tratta di team che si spostano per formazione interna, visite a clienti, retreats, onboarding o trasferte operative di più collaboratori.
Le prenotazioni corporate sono tipicamente negoziate in anticipo: prezzi e livelli di servizio sono già concordati, così come eventuali benefit.

I viaggiatori corporate tendono a prenotare durante i giorni feriali e si aspettano strutture orientate al business, con una connessione internet eccellente. Ecco cosa cercano in un hotel:

• connettività perfetta con Wi-Fi stabile e veloce in tutta la struttura;
• spazi di lavoro flessibili: sale meeting di dimensioni variabili e aree comuni attrezzate sono un altro must insieme alla possibilità di riconfigurare gli spazi in base alle esigenze;
• efficienza operativa: check-in rapido, fatturazione centralizzata, risposte veloci alle richieste: il manager aziendale non ha tempo da perdere;
• discrezione e professionalità: l’hotel deve saper garantire uno stile adeguato quando ospita incontri riservati o eventi interni di alto profilo.

I MICE

Il MICE (acronimo di Meetings, Incentives, Conferences ed Events), rappresenta un segmento vitale dell’industria dell’ospitalità e del turismo. Gli eventi MICE, infatti, producono spesso ricavi sostanziali poiché combinano prenotazioni di camere all’affitto di spazi, servizi di catering e attività ancillari. E lo fanno di solito nelle stagioni di bassa domanda, garantendo così un flusso di cassa più costante durante tutto l’anno.
Imprescindibili per questi gruppi sono:

• spazi meeting professionali e flessibili: sale configurabili, attrezzature audiovisive all’avanguardia, illuminazione e acustica adeguate;
• catering di qualità: i partecipanti MICE richiedono spesso un’offerta enogastronomica on site per favorire l’efficienza operativa;
• coordinamento impeccabile: anche in questo caso, distrazioni e superficialità non sono ammesse e l’allineamento tra l’offerta della struttura e gli obiettivi del programma è uno dei requisiti più richiesti.

I gruppi sociali e gli SMERF

Come anticipato, SMERF è l’acronimo di Social, Military, Educational, Religious e Fraternal, ma rientrano in questa categoria anche gruppi legati allo sport, all’intrattenimento e al divertimento. In termini pratici, parliamo di: riunioni di famiglia, matrimoni e anniversari (Social), raduni di veterani o cerimonie militari (Military), gite scolastiche, convegni accademici e competizioni universitarie (Educational), ritiri spirituali e assemblee di comunità religiose (Religious), raduni di confraternite, club e associazioni civiche (Fraternal).

Ogni categoria SMERF ha esigenze di personalizzazione diverse, ma un elemento accomuna quasi tutti: a differenza dei clienti corporate, i partecipanti SMERF generalmente pagano di tasca propria, il che li rende più attenti al prezzo rispetto ai viaggiatori aziendali. Tuttavia, anche loro prenotano camere in blocco e cercano spazi eventi e servizi food & beverage esattamente come i gruppi corporate.
La finestra temporale è un’altra peculiarità importante: gli eventi sociali come matrimoni, riunioni di famiglia e celebrazioni hanno spesso esigenze legate a date molto specifiche, con forte concentrazione sui fine settimana e una preferenza accentuata per i pacchetti tutto incluso.

Costruisci un’offerta dedicata ai gruppi che vuoi attirare

Ora che sai a chi ti rivolgi (e non è detto che si tratti di una sola categoria), non ti resta che costruire un’offerta adeguata: una tariffa generica con qualche stanza in più non basta. Piuttosto, è importante creare pacchetti ad hoc per ogni segmento. Voucher pasto, sconti su attività o servizi di trasporto possono aggiungere valore alla proposta senza costringerti ad abbassare le tariffe. In questo modo, sarà più facile aumentare il valore percepito e generare potenzialmente ricavi aggiuntivi in altri reparti.

I gruppi hanno esigenze che non sempre si allineano con gli orari standard di check-in e check-out. Ecco perché la flessibilità operativa e logistica è un altro punto essenziale per accontentare questa tipologia di viaggiatori, di qualunque segmento. Come si concretizza? Ad esempio, offrendo soluzioni personalizzate – accoglienza scaglionata, bagagliaio dedicato, spazi di attesa riservati – e un’organizzazione ad hoc. Un valido supporto in questo deriva dalla tecnologia: una delle pratiche più comuni adottate per i viaggiatori in comitiva è la rooming list. Ebbene, uno strumento come Zak (il PMS di WuBook) può rendere questo passaggio molto più snello e ridurre drasticamente il rischio di errori manuali. Inoltre, grazie all’integrazione tra il software e Rivola App è possibile gestire anche il check-in in maniera fluida e senza intoppi per gli ospiti e per la reception.

Presidia i canali di distribuzione giusti e lavora sulla fidelizzazione

Avere un’offerta eccellente non serve a nulla se non viene vista da chi organizza i gruppi. In questo senso, la distribuzione è un pezzo fondamentale della strategia, a cominciare dalle agenzie di viaggio e tour operator. Costruire una relazione solida con queste realtà può infatti garantire un flusso continuativo di prenotazioni, soprattutto durante la bassa stagione. Il rovescio della medaglia è che tendono a negoziare sconti e a richiedere pacchetti che includano servizi accessori come transfer aeroportuali e tour guidati ed è necessario essere preparati.

Altrettanto importante è il canale diretto. Un sistema di prenotazione diretta (booking engine) sul proprio sito è un ottimo modo per semplificare il processo di prenotazione. Sul fronte SEO, è utile creare contenuti ottimizzati rivolti ai diversi segmenti di gruppo e promuovere poi questi contenuti anche sui social media. Vanno poi considerate anche partnership e campagne di influencer marketing con personalità famose nel settore, che possano supportare anche il link building (collegamento tra siti web), essenziale per far emergere il sito “agli occhi” di Google.
A proposito di sito, una delle tendenze di questo settore riguarda le esperienze immersive e interattive come visite virtuali e piani 3D degli spazi: un modo molto utile per raccontare la propria struttura e le sue amenities anche ai gruppi numerosi.

Ricorda poi che anche i gruppi possono diventare clienti affezionati, soprattutto quelli legati a ricorrenze che si ripetono nel tempo, come eventi fieristici o raduni annuali. Per questo, è importante continuare a “nutrirli” anche dopo la fine del soggiorno, magari con offerte personalizzate e campagne di e-mail marketing mirate. Inoltre, chi si è trovato bene durante un’esperienza in comitiva potrebbe diventare a sua volta un promotore dell’hotel presso altre persone o compagnie: mai sottovalutare il potere del passaparola.

In ultimo, una volta implementata la strategia, è importante misurare i risultati: invitare gli ospiti a compilare questionari di soddisfazione, individuare le aree di miglioramento e applicare i suggerimenti ricevuti permette di affinare continuamente l’offerta e migliorare la revenue complessiva.
Gestire le prenotazioni di gruppo non sarà sempre una passeggiata, ma quando la macchina è ben rodata la fatica è ripagata da numerosi benefici, spesso a più zeri!