Care e cari WuBookers, gestire l’inventario delle camere è un’operazione fondamentale per ogni struttura. Anzi, possiamo proprio dire che è il cuore stesso dell’attività di ciascun albergo, B&B o affittacamere. Eppure non sempre viene fatto in modo ottimale, anche per mancanza di strumenti adeguati. Vediamo allora in cosa consiste e come la tecnologia può migliorare non solo la pratica quotidiana, ma anche i profitti.  

Cosa significa gestire l’inventario dell’hotel

Iniziamo dal principio. Un hotel (o qualunque altra struttura ricettiva) per funzionare deve vendere le sistemazioni di cui dispone. L’inventario è l’insieme di alloggi divisi per tipologia e categoria, come camere doppie, singole, deluxe, suite, ecc. Gestire l’inventario significa attuare tutte le operazioni necessarie per assicurarsi prenotazioni e vendite: attività che richiedono un approccio strategico e pratico allo stesso tempo, ma entriamo un po’ più nel dettaglio.

Il tariffario

Dopo aver catalogato le sistemazioni disponibili per il mercato, è necessario definire un listino prezzi, ovvero un tariffario di vendita. Ogni camera deve essere valorizzata in base a tanti fattori diversi: la tipologia, le amenities e i servizi offerti, la posizione dell’albergo, ma anche i prezzi dei competitor, la stagione e il posizionamento di vendita. Le tariffe infatti possono essere modificate nel corso del tempo, anche in un arco di tempo piuttosto breve (pensa, ad esempio, a come cambia la richiesta tra giorni infrasettimanali e weekend) e diversificate per canale. Gestire l’inventario comporta dunque lavorare di pianificazione e strategia, ovvero di revenue management.

Distribuzione e vendita

Il passaggio successivo è vendere e questo può avvenire in due modi: diretto o indiretto. Le vendite dirette comprendono i walk-in, le telefonate in albergo e le prenotazioni online dal tuo sito; quelle indirette provengono invece da intermediari come OTA, grossisti o bed banks, agenzie e tour operator. Le camere sono le stesse, ma i canali di acquisto possono essere molteplici. Questo implica un coordinamento perfetto dell’inventario e un aggiornamento costante della reale disponibilità per evitare sovrapposizioni o overbooking inattesi.

Aggiornamento del personale

Chi lavora in reception deve essere a conoscenza delle tariffe e della disponibilità delle camere in qualunque momento, soprattutto in quelle realtà che lavorano molto con le prenotazioni telefoniche o con i call center per hotel. Le richieste estemporanee devono essere gestite con precisione e coerenza: non c’è niente di peggio di un cliente che si è sentito dire un prezzo a voce e poi si trova a pagarne un altro, soprattutto se al rialzo! Anche in questo caso, una corretta gestione dell’inventario assicura non solo tariffe redditizie e una distribuzione efficace, ma anche una diffusione capillare e centralizzata delle informazioni.

Come gestire l’inventario in modo efficace: il PMS

Il PMS, Property Management Software, serve proprio a questo. Meglio ancora se si tratta di un PMS all-in-one, come Zak di WuBook, che al sistema gestionale collega anche Channel Manager e Booking Engine. Ma andiamo con ordine.

Abbiamo detto che l’inventario è l’insieme di alloggi divisi per categoria e tipologie rese disponibili per il mercato a un determinato costo, che può variare nel tempo. Ebbene, immagina di doverlo fare con carta e penna o con una semplice tabella sul tuo computer: potrà funzionare all’inizio, ma dopo poco ti renderai conto che si tratta di strumenti inadeguati perché dispersivi e imprecisi, che ti espongono al rischio di errori, perdite economiche e brutte figure.

Con il PMS questo non succede: registrando al suo interno le varie camere con i relativi prezzi e le disponibilità, hai sempre sotto controllo la tua offerta e il suo andamento nel tempo. Così puoi intervenire sulle tariffe di vendita e modificarle a seconda della stagione e della domanda, ad esempio attraverso strategie come il Dynamic Pricing, essenziali per massimizzare gli introiti. Oppure puoi decidere di chiudere alcuni alloggi in certi momenti dell’anno (magari per ridurre i costi di gestione) o cambiare le condizioni di vendita per aumentare i guadagni.

A proposito di vendite, un PMS come Zak è l’ideale perché integrato con altri due moduli fondamentali:

• Booking Engine: il sistema che permette ai viaggiatori di acquistare online le camere dell’albergo, senza intermediari e costi extra (né per loro, né per la struttura);
• Channel Manager: che permette di vendere le camere su portali terzi, ed è sempre sincronizzato e aggiornato in tempo reale.

Precisione e flessibilità sono essenziali quando si tratta di gestione dell’inventario e infatti sono anche tra i primi vantaggi dell’uso di un gestionale per alberghi come Zak.

I vantaggi dell’uso di un PMS per la gestione dell’inventario

Come abbiamo visto, il PMS è la risposta a una serie di criticità molto concrete che, viceversa, sarebbe difficile affrontare. I suoi benefici, pratici e strategici, sono numerosi.

Rischio di errore ridotto al minimo

Un inventario condiviso attraverso un sistema di gestione sofisticato come Zak consente di ridurre al minimo il rischio di errore. Infatti, aggiornandosi in tempo reale, evita situazioni spiacevoli come prenotazioni sovrapposte o in sovrannumero rispetto alla disponibilità reale. Questo significa che è possibile mettere in vendita lo stesso alloggio su più piattaforme contemporaneamente senza doversi preoccupare di nulla: sarà il software a governare il calendario generale in base agli acquisti ricevuti, aprendo o chiudendo la camera su tutti i canali in cui è presente.

Personalizzazione e flessibilità massime

Il PMS consente anche una grande flessibilità e personalizzazione. A partire dal tipo di camere e set-up che si possono creare. Così, ad esempio, è possibile attribuire alla stessa camera fisica diverse configurazioni (singola, doppia, ecc.), a seconda della stagionalità e delle opportunità di business. In Zak è possibile persino creare i cosiddetti super prodotti: camere che possono essere proposte singolarmente – come sistemazioni a sé stanti – o come alloggio unico. Per esempio, un appartamento bifamiliare può essere prenotato per intero o suddiviso in più soluzioni.

Lo stesso margine di manovra si ha anche per tutto ciò che riguarda le tariffe e le promozioni: sempre modificabili a piacere e diversificabili per canale di vendita.

Strategia a partire da dati reali

Definire i prezzi delle camere è la parte più delicata ma anche quella più dinamica, almeno per chi decide di adottare una strategia di prezzi variabili. Un processo che si basa anche sullo storico delle performance. I dati di andamento sono infatti preziosi per capire meglio chi sono gli ospiti, cosa acquistano e a quale prezzo, quando e con quali guadagni per la struttura. Informazioni che devono guidare costantemente l’offerta, insieme ad altri fattori esterni (eventi, condizioni meteo, ecc.). Le Statistiche di Zak offrono una panoramica completa su camere vendute, canali e margini e sono essenziali per determinare la strategia di prezzo ottimale.

Distribuzione ottimizzata e guadagni potenziati

Questo si porta dietro anche un altro effetto: alla luce dei numeri e delle rendite generate dai diversi canali, è possibile scegliere anche su quali conviene o meno investire e con quale trattamento. Un albergatore potrebbe così decidere di non condividere tutto l’inventario con una certa OTA, ma solo alcune camere e solo con certe configurazioni, perché magari sono quelle maggiormente richieste su quell’agenzia; oppure, al contrario, potrebbe voler aprire l’intero catalogo per sfruttare al massimo tutte le potenzialità della piattaforma o per ottenere altri vantaggi (maggiore visibilità, accesso a programmi riservati dell’OTA, ecc.). Il PMS all-in-one semplifica tutte queste valutazioni e azioni.

Efficienza assicurata

A proposito di facilitazione, anche ospiti e personale interno sono grandemente avvantaggiati dall’introduzione di un software per la gestione dell’inventario. Come? I primi, perché possono prenotare in autonomia quando e come vogliono: telefonicamente, di persona o online (grazie all’integrazione con il Booking Engine). A sua volta, lo staff non deve più temere possibili overbooking indesiderati e può fornire indicazioni accurate grazie al calendario delle prenotazioni sempre aggiornato. Il suo lavoro si velocizza e si semplificano passaggi viceversa onerosi e mangia tempo.

Soddisfazione degli ospiti (e reputazione al sicuro!)

Una gestione dell’inventario efficiente ed efficace comporta sommi benefici anche per gli ospiti, che possono così contare su un servizio impeccabile e su un personale molto più disponibile perché non impegnato in lunghe operazioni manuali. Questo si traduce in maggiore soddisfazione per i clienti e, di conseguenza, in immagine e reputazione generalmente positive.

Gestire l’inventario è davvero il cuore dell’attività dell’albergo ma non tutti sanno farlo per bene. Un vantaggio che, in un contesto altamente competitivo come quello del turismo, potrebbe contribuire a fare la differenza in termini di operatività e guadagno.