Care e cari WuBookers, le realtà extralberghiere sono un’alternativa sempre più apprezzata dai viaggiatori che cercano esperienze autentiche e autonomia. Case vacanza e B&B, però, richiedono una gestione impeccabile, tanto quanto gli alberghi. Ecco perché negli ultimi tempi si è sviluppata una figura dedicata all’amministrazione e valorizzazione di affitti brevi e turistici: il Property Manager. Scopriamo insieme di cosa si occupa e come fare per intraprendere questa carriera.  

Chi è e cosa fa un Property Manager?

Il Property Manager è un professionista del settore incaricato di gestire le strutture ricettive. Questo comprende un ampio ventaglio di attività: la ricerca degli ospiti e la loro accoglienza, la risoluzione di eventuali problemi, il check-in e il check-out, ma anche la supervisione dei pagamenti e tutta la burocrazia legata alle pratiche amministrative. Il Property Manager può lavorare per uno o più proprietari e gestire diversi alloggi, occupandosi di tutto quello che riguarda la loro promozione e vendita. L’obiettivo è aumentare il reddito prodotto dagli immobili, per sé e per chi li possiede.

Secondo i dati pubblicati da Glassdoor, un Property Manager in Italia guadagna in media 35.000 euro l’anno ma le cifre possono variare a seconda di diversi fattori come la tipologia di struttura, la sua posizione, il prezzo medio delle sistemazioni, le spese operative e così via. Tendenzialmente, la percentuale prevista per il Property Manager è tra il 15% e il 30% del totale generato dagli immobili.

Le ultime tendenze rivelano che una fetta sempre più ampia di viaggiatori cerca soluzioni come case vacanza e B&B per le proprie vacanze: un trend che fa del gestore immobiliare una figura chiave del settore. Ma come si diventa Property Manager e quali competenze bisogna avere per poter esercitare al meglio questa professione?

Come diventare Property Manager

Ad oggi non esiste un percorso di laurea specifico per questa categoria e chi la pratica di solito ha un background in ambito economico, giuridico o immobiliare. Tuttavia, non è necessario avere un titolo di studio per intraprendere questo mestiere.
L’importante è acquisire tutte le competenze previste per farlo al meglio, anche attraverso singoli corsi ed esperienze dirette sul campo presso altre agenzie, per iniziare.

Quali competenze servono per diventare un gestore di immobili

Strategia di vendita, contabilità, contatto con il pubblico, coordinamento del personale: il Property Manager deve farsi carico di diverse attività piuttosto diverse tra loro. Per questo è essenziale che abbia un bagaglio completo di conoscenze professionali e attitudini personali.

Ottime capacità di comunicazione e di problem solving

Iniziamo dalla capacità relazionale, fondamentale per assicurarsi la fiducia dei proprietari e il successo con il viaggiatori. Avere una comunicazione chiara ed efficace aiuta infatti a creare rapporti di lavoro trasparenti e duraturi e collaborazioni efficienti con tutto il team. Anche i collaboratori e i fornitori, infatti, sono una parte imprescindibile del lavoro: riuscire a creare un clima disteso e comunicazioni efficaci si riflette anche sulla qualità del servizio. A questo proposito, autocontrollo, pazienza e cortesia non possono mancare quando ci si interfaccia con i clienti, anche e soprattutto nelle situazioni di crisi, quando bisogna esercitare tutte le proprie capacità di problem solving.

Organizzazione e precisione sempre al top

Un altro aspetto immancabile è la capacità di organizzazione. Gestire una struttura ricettiva prevede moltissime mansioni, dal back-office al front office, per numerose ore al giorno. E quando le strutture sono più d’una, la situazione si complica ancora di più. Saper pianificare a puntino ogni attività e distribuire in modo equilibrato i compiti riduce al minimo gli errori e rende più preparati e reattivi in caso di imprevisti. Non scordiamo inoltre che ottimizzare il tempo e le energie delle risorse significa ridurre i costi e, dunque, massimizzare i guadagni; mentre una gestione dispersiva o poco attenta rischia di trasformarsi in una voragine di spese.    

Interesse per il settore e aggiornamenti costanti

Qualunque sia il percorso formativo pregresso, per essere dei buoni Property Manager è necessario conoscere bene il settore turistico e alberghiero. L’ideale sarebbe avere un’esperienza di prima mano, magari in una realtà specializzata, da coltivare con continui aggiornamenti e approfondimenti. Questi riguardano sia i trend e le mode di viaggio, sia l’andamento del mercato e della domanda: una competenza che si intreccia con quella, altrettanto importante, legata all’amministrazione della struttura.

Competenze finanziarie e legali

Una struttura è, di fatto, un’impresa e come tale va trattata. Il primo obiettivo, dunque, è far quadrare i conti, ovvero assicurarsi che le entrate generate dalla vendita degli appartamenti compensino e superino le uscite prodotte dall’operatività (costi di promozione, housekeeping management, forniture, ecc.). Non solo, come ogni impresa anche una casa vacanza o un B&B ha degli oneri amministrativi e burocratici da rispettare, che possono variare da Paese a Paese. Informarsi e gestire anche tutti questi aspetti fa parte dei compiti del Project Manager, che deve saper produrre report istituzionali e rapporti finanziari, stilare budget e adempiere a tutte le pratiche necessarie affinché sia tutto sempre in regola.

Attenzione al marketing (e alle strategie di vendita)

In un settore altamente competitivo come quello dell’hospitality, spesso la differenza la fa non soltanto l’alloggio in sé, ma la sua strategia di comunicazione, promozione e vendita. Come viene presentata? Su quali canali di distribuzione? E con quale offerta? Stabilire con attenzione tutti questi aspetti, tenerli monitorati nel tempo e adattarli a seconda delle performance reali, significa valorizzare la struttura e trasformarla in una fonte di introito affidabile.

Dimestichezza con la tecnologia

In questo scenario così articolato, è facile immaginare che non tutto può essere fatto manualmente, anzi. La tecnologia rappresenta una componente importante del lavoro del Property Manager perché permette di gestire con maggiore precisione, velocità e fluidità numerose operazioni: dalla registrazione delle prenotazioni, alla distribuzione, all’invio dei documenti alle autorità locali, alla rendicontazione e fatturazione. Sebbene gli strumenti informatici siano sempre più semplici e intuitivi da usare, una certa dimestichezza con la tecnologia è raccomandabile.

Zak, l’alleato perfetto dei Property Manager

Parlando di tecnologia, non possiamo che menzionare Zak, il PMS alberghiero di WuBook, perfetto anche per i Property Manager. Da qualche settimana, infatti, è disponibile il modulo Vacation Rental pensato e realizzato proprio per chi si occupa di affitti brevi.
Il software permette di eseguire tutte le attività legate al coordinamento e alla supervisione dell’immobile, nonché alla sua promozione e vendita. Tra le numerose funzioni di Zak, ricordiamo in particolare:

• l’attribuzione multiproprietari: allo stesso alloggio, si possono associare anche più titolari, un passaggio necessario per allinearsi alla nuova DAC7;
• le spese chiare e sempre sotto controllo: per ogni appartamento è possibile impostare la relativa ripartizione di costi, suddivisi tra commissioni delle OTA, costi di pulizia, percentuale per il proprietario e per il Property Manager;
• la gestione semplificata e semiautomatica dei pagamenti e delle fatture tra Property Manager e owner;
• la vista dedicata per il proprietario con permessi di modifica variabili. In questa pagina, l’owner può consultare l’elenco dettagliato delle prenotazioni, le date disponibili e – se abilitato – chiudere la disponibilità in certe date;
• i report dettagliati sull’andamento, filtrabili e personalizzabili per Property Manager e proprietario, comprensivi di dati sulle prenotazioni ricevute divise per Paese di provenienza, tasso di occupazione, fatturato annuo, andamento dei guadagni, classifica degli alloggi in base alla loro performance di guadagno, ADR (Average Daily Rate) delle sistemazioni.

Tutto questo, all’interno di una piattaforma di facile utilizzo, che agevola il lavoro dei gestori immobiliari su tutta la linea, garantendo conformità legale e precisione nella ripartizione finanziaria (tasti potenzialmente delicati nei rapporti con la proprietà!).

Il Property Manager è un mestiere impegnativo che richiede tante abilità e competenze diverse: un alleato tecnologico come Zak è una scelta furba, oltre che saggia.