Care e cari WuBookers, da tempo accanto ad albergatori e proprietari si è affermata una nuova figura, quella del property manager: professionisti dell’ospitalità incaricati di gestire più soluzioni abitative per conto di altri. Proprio pensando a loro e alle loro esigenze specifiche, abbiamo sviluppato il Vacation Rental, un modulo dedicato all’interno del nostro PMS. Scopriamolo insieme.

Che cos’è il Vacation Rental e a cosa serve

Gestire un hotel, una casa vacanza o un B&B è un lavoro oneroso che richiede organizzazione, tempo e risorse. Quando le proprietà aumentano, l’attività si complica ancora di più. Ecco perché abbiamo deciso di supportare chi, per lavoro, si occupa di diverse proprietà, spesso non sue. Vacation Rental è il modulo di Zak di WuBook pensato proprio per chi fa questo mestiere. Grazie ad alcune features specifiche, semplifica il lavoro dei property manager sia per quanto riguarda la gestione dell’operatività e dei differenti proprietari, che le pratiche amministrative.

Inoltre, essendo sviluppato all’interno del nostro PMS per strutture turistiche, può essere integrato facilmente con tutti i software di vendita, come il Channel Manager e il Booking Engine, essenziali per garantire visibilità e fatturato.
Ma come funziona nel dettaglio?

Funzionalità e caratteristiche del nuovo modulo

Partiamo dall’inizio: all’interno di Zak Vacation Rental è possibile registrare una o più proprietà, ciascuna con le sue caratteristiche (nome della struttura, tariffe e regole di vendita, ecc.). A ognuna di queste può essere inoltre associato uno o più proprietari (owner), uguali o diversi dalle altre.
Ipotizziamo il caso di un property manager che amministra 5 appartamenti turistici a Bologna: accedendo al PMS potrà visualizzare l’andamento complessivo di tutto il business – ad esempio, gli introiti generati da tutte le proprietà – o concentrarsi solo su un singolo appartamento, per intervenire con modifiche e variazioni ad hoc. Queste possono riguardare i turni di pulizia, i prezzi, il calendario di disponibilità, i canali di vendita e così via.

La piattaforma infatti è facile e intuitiva da usare e consente di effettuare azioni rapide in blocco o di agire in modo puntuale su ogni specifica sistemazione. Non ci sono limiti al numero di alloggi che si possono inserire, né requisiti circa la loro collocazione geografica: il property manager potrebbe gestire senza problemi proprietà anche in diverse regioni, sempre dalla stessa interfaccia.
Ma l’immediatezza d’uso non è l’unica qualità del Vacation Rental: vediamo alcune funzionalità salienti più nel dettaglio.

Gestione facilitata dei contratti per gli ospiti: burocrazia addio

In molti Paesi, quando un ospite prenota una camera o un appartamento, firma un contratto che regola le condizioni di vendita e gli accordi con il gestore della sistemazione. Ora, pensiamo al property manager di Bologna di cui sopra e proviamo a immaginare quanti contratti si trova a dover preparare, spedire e controllare per ciascuno dei 5 appartamenti che gestisce. Per evitare che passi tutto il suo tempo a fare soltanto questo, Vacation Rental di Zak è già provvisto di un sistema che permette di automatizzare questa attività. Grazie al templating system, infatti, è possibile preparare e salvare dei contratti standard che possono essere programmati o inviati manualmente per ogni singola prenotazione. Così non devono essere personalizzarli ogni volta e il property manager può occuparsi di altro.

Report di rendicontazione dettagliati e diversificati: tutto sempre sotto controllo

La salute del business si vede dai dati. Zak permette al property manager di visualizzare i KPI alberghieri di una sola struttura o di tutte le soluzioni gestite, oppure di selezionare solo quelle appartenenti a un certo proprietario. In base ai filtri applicati, potrà vedere le prenotazioni ricevute, gli importi, gli extra generati, i costi di pulizia e – ulteriore fattore di semplificazione – la commissione prevista per sé, per il proprietario e per le eventuali OTA di provenienza della vendita.
Un report analogo può essere poi condiviso con i vari proprietari, che così hanno sempre sotto controllo le prestazioni e la rendicontazione dell’alloggio.

Vista (e setting) dedicati ai proprietari: viva l’autonomia

A proposito di proprietari, sappiamo che molti vogliono rimanere informati sull’occupazione e sulle prenotazioni ricevute. In alcuni casi, però, questa comprensibile curiosità rischia di trasformarsi in uno stress per il property manager che deve preoccuparsi non solo di far funzionare tutto ma anche di tenere aggiornati i diversi owner.
Le viste dedicate risolvono egregiamente il problema: attraverso un semplice link personalizzato, il proprietario può vedere sempre in tempo reale la disponibilità delle camere e per quali date ha ricevuto prenotazioni. E, se il property manager ha concesso i permessi di modifica, può anche chiudere delle date in autonomia per disporre direttamente del suo appartamento.

Messaggistica centralizzata: un unico pannello per tutte le comunicazioni

E quando un ospite chiede informazioni da Booking.com o da Airbnb? Niente panico: Zak consente di gestire tutti i messaggi provenienti da queste OTA da un’unica pagina. Quando un messaggio viene ricevuto, Zak notifica il property manager che, accedendo a questa sezione, può leggere e rispondere a tutte le richieste degli ospiti che hanno prenotato tramite i due canali.
In questo modo non deve più perdere tempo tra i vari intranet delle agenzie ma può comunque tenere il polso delle comunicazioni con gli ospiti.

Generazione del report DAC7 (per il mercato italiano)

Con l’introduzione della norma europea denominata DAC7 le piattaforme che gestiscono vendite online sono obbligate a comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati dei venditori che superano determinate soglie di guadagno. Ebbene, Vacation Rental prevede la generazione dei report destinati al fisco: una funzionalità essenziale, che riduce la pressione operativa sui property manager, e che presto verrà sviluppata anche per gli altri mercati europei.

Tutti i vantaggi del modulo di WuBook per i property manager

Tutte queste features garantiscono al property manager un’operatività fluida ed ergonomica, cosicché possa concentrarsi sugli aspetti del business che richiedono la sua massima attenzione, senza distrazioni. La dashboard completa e amichevole, la gestione della DAC7, la divisione automatica delle commissioni tra sé e i vari owner, la creazione e l’invio di contratti di locazione per gli ospiti sono fattori pratici che fanno risparmiare tempo ed energie, a vantaggio – in ultima analisi – della revenue delle strutture.
Inoltre, in questi mesi stiamo lavorando all’implementazione di altre funzionalità che permetteranno, ad esempio, di gestire in modo ancora più snello e semi-automatico i pagamenti e le fatture tra professionisti dell’ospitalità e owner.

Dunque, come si ottiene questo modulo così prezioso? Contattando l’assistenza per attivarlo o per ricevere maggiori informazioni, siamo sempre a disposizione di chi vuole crescere insieme a noi!