Care e cari WuBookers, tra gli oneri che spettano ad albergatori e property manager ci sono anche diversi adempimenti legali e burocratici quotidiani. Questi comprendono, ad esempio, la creazione e l’invio di report istituzionali, a fini statistici o di controllo, ai dipartimenti locali competenti. Procedure che si aggiungono alle attività di routine, come quelle relative alla strategia di vendita e alla gestione della revenue.
Scopriamo insieme come Zak di WuBook supporta gli hotelier sia nella produzione di rapporti statistici interni, sia nella generazione dei documenti ufficiali.

Statistiche e dati di andamento ad uso interno

Prima di entrare nel vivo dell’argomento, è importante fare una premessa: report istituzionali e report interni non sono la stessa cosa. I primi possono essere richiesti dalle autorità o dagli istituti di statistica locali: una pratica vigente in molti Paesi, ma non in tutti.

I report interni, invece, sono quelli che raccolgono le statistiche della struttura relative alle prenotazioni ricevute, alle tariffe, ai ricavi. In altre parole, sono gli indicatori e i risultati che servono al Revenue Manager o a chi di dovere per valutare l’andamento della struttura e intervenire ove necessario. Si tratta di dati riservati, utili a prescindere dal Paese di pertinenza dell’albergo. Per questo Zak, il PMS all-in-one di WuBook, integra anche questa funzione al suo interno e restituisce una panoramica completa della revenue generata dalle prenotazioni. Come? Attraverso dati sempre aggiornati e personalizzabili per periodi di tempo e relativi a:

• entrate totali, inclusi vendita delle camere, extra e pasti;
• produzione camere, ovvero entrate generate dalla sola vendita delle camere;
• revenue pasti: incassi generati da tutti i pasti, sia quelli compresi nella tariffa, sia quelli aggiuntivi;
• revenue extra: che riguarda solo gli extra delle prenotazioni;
• rooms revenue rate: rapporto percentuale tra la produzione generata dalle sole camere e quella totale;
• available rooms (camere disponibili);
• closed rooms (camere chiuse);
• sold rooms (camere vendute);
• occupancy rate: rapporto percentuale tra le camere vendute e quelle disponibili;
• RevPAR: produzione generata per ciascuna camera disponibile;
• ADR: tariffa media giornaliera delle camere vendute;
• TrevPAR: produzione totale per ogni camera disponibile;
• TrevPOR: total revenue per occupied room.

Un’area di lavoro importantissima e spesso trascurata dagli altri PMS, che contribuisce ad ottimizzare la gestione della struttura e dei suoi ricavi.

Il modulo PII per la gestione dei file istituzionali

Il modulo PII di Zak, il software per hotel di WuBook, permette di configurare e inviare automaticamente i report istituzionali alle autorità competenti, alleggerendo così l’operatività dello staff e riducendo il rischio di errori o dimenticanze.
Grazie alle sue funzionalità specifiche e di default, può essere utilizzato così com’è in diversi Paesi oppure adattato alle esigenze specifiche di ciascuno: vediamo le principali funzionalità di cui è dotato.

Paesi e report già compresi nel pacchetto

PII di Zak è già predisposto per la creazione di file destinati ai principali enti preposti alla registrazione e al controllo delle presenze turistiche di:

• Andorra (report ROAT)
• Cile (report INE)
• Colombia (report Sire)
• Grecia (report Elstat)
• Italia (report Istat e Alloggiati)
• Portogallo (report Sef)
• Spagna (report: Istac, Eustat, INE, Viajero)

Questo significa che, dopo aver attivato il pacchetto e inserito i tuoi dati, Zak consente di produrre il report con tutte le informazioni richieste da ciascun sistema e di trasmetterlo ai vari soggetti istituzionali secondo le tempistiche e le modalità previste.

Modalità di invio: automatico, semi automatico, manuale

Non tutti i portali funzionano allo stesso modo e possono esserci differenze anche tra una regione e l’altra all’interno dello stesso Paese. Per questo Zak offre l’opportunità di decidere quale modalità adottare tra invio automatico, semi automatico e manuale.
Nell’invio automatico, a partire da una certa ora in poi (che dipende dalla regolamentazione locale), il PMS rileva in autonomia la presenza di eventuali check-in e check-out, registra il report con i dati degli ospiti e lo invia all’autorità competente, senza ulteriori passaggi da parte dell’albergatore.
La modalità semi automatica è pressoché identica, ma prevede l’autorizzazione dell’operatore affinché l’operazione sia completata. In altre parole, prima di trasmettere il report, è possibile controllare che tutto sia a posto e confermare l’invio.
Nella versione manuale, invece, potrai sfruttare Zak per la compilazione del modulo, che dovrà poi essere salvato sul computer e inviato manualmente al portale ufficiale.  

I report generati sono comunque accessibili per un certo periodo di tempo, e possono essere scaricati ogni volta che si desidera. Inoltre, se qualcosa non dovesse andare a buon fine nella procedura di invio automatico o semi automatico, Zak invia una notifica mail per avvisare della presenza di errori o problemi.

Il modello generico per tutte le altre esigenze

Per tutti quei Paesi per cui non è predisposto già un report all’interno di Zak, è possibile configurare il report generico PII Generic che comprende i dati di check-in.
In questo caso, l’opzione di invio è solo manuale, pertanto – una volta creato il documento – è necessario scaricarlo sul proprio computer e inviarlo attraverso il portale di riferimento.  

Le multiproprietà

E se si possiedono più strutture? Nessun problema: Zak consente di gestire anche multiproprietà, sia all’interno dello stesso Paese, sia in Nazioni diverse.
Nel primo caso, infatti, basta contrassegnare con etichette personalizzate le camere, per distinguere a quale struttura appartengono (es. “mare” o “montagna”), e attivare la modalità “Multiproperty” all’interno di PII, configurando le diverse proprietà. Così facendo, configurazione e produzione dei file rimarranno separate per ogni struttura.
Una procedura simile vale anche nel caso di catene con hotel ubicati in paesi diversi, per cui è possibile accedere in modo distinto a seconda della proprietà e decidere liberamente in quale PII effettuare l’invio.

I report istituzionali nel dettaglio

Abbiamo visto che Zak è programmato per conoscere le tempistiche, i dati e il formato richiesti per ogni Paese (o, nel caso dell’Italia, per ogni regione) necessari a generare il report relativo.
Per capire meglio come si traduce all’atto pratico, passiamo in rassegna le principali caratteristiche di ciascuno.

ROAT (Andorra)

Richiesto dal Registre d’Ocupació d’Allotjaments Turístics in Andorra, include i seguenti dettagli:

• i check-in (e non i check-out);
• ospiti sia nazionali sia stranieri;
• ospiti che abbiano almeno 16 anni.

Prevede tutte e tre le modalità di invio (manuale, semi automatica e automatica) e ogni ospite viene inviato una sola volta.

INE (Cile)

In questo caso, l’invio è solo manuale e va effettuato sul portale dell’Istituto Nazionale di Statistica cileno. I dettagli inclusi sono:

• i check-in;
• i check-out;
• informazioni sull’occupazione e sui prezzi;
• ospiti nazionali;
• ospiti stranieri.

Sire (Colombia)

È solo manuale anche l’invio del report Sire, necessario per il Dipartimento del Turismo colombiano, che prevede:

• i check-in;
• i check-out;
• solo gli ospiti stranieri, quindi non colombiani.

Ogni ospite viene inoltre inviato una volta sola.

Elstat (Grecia)

Il report istituzionale richiesto dall’Hellenic Statistical Authority, prevede il raggruppamento degli ospiti della struttura in base al Paese di residenza: questo è pertanto l’unico campo necessario all’albergatore, che potrà produrre mensilmente il modulo tramite Zak e caricarlo manualmente sul portale dell’Istituto.

Istat (Italia)

In Italia sono richiesti due tipi diversi di report con finalità diverse: Istat (Istituto Nazionale di Statistica italiano), a scopi statistici, e Alloggiati, destinato alla Polizia di Stato Italiana.
Il report Istat include:

• i check-in (i check-out dipendono dalla Regione);
• informazioni sull’occupazione (a seconda della Regione);
• ospiti nazionali;
• ospiti stranieri.

Oltre all’invio manuale, semi automatico e automatico, per alcune Regioni è prevista inoltre la possibilità di resettare il report e inviarlo nuovamente in caso di errori o modifiche dell’ultimo minuto alla prenotazione post invio.

Alloggiati (Italia)

Per quanto riguarda il report Alloggiati o “schedine” Alloggiati, come vengono chiamate, Zak comprende:

• solo gli arrivi del giorno;
• ospiti nazionali;
• ospiti stranieri.

Ogni ospite viene inviato una sola volta. Le tempistiche di invio, che può essere effettuato in tutte le modalità, dipendono dalla durata della permanenza: se l’ospite rimane più giorni, l’albergatore ha 24 ore di tempo; mentre se rimane solo una notte, l’invio va fatto subito dopo il check-in.
È importante ricordare anche che è obbligatorio conservare le ricevute dell’invio del report in caso di controlli.

Sef (Portogallo)

Il report SEF è previsto dal Dipartimento di Polizia Portoghese e può essere trasmesso solo in modalità manuale con i seguenti dati:

• i check-in;
• i check-out;
• solo gli ospiti stranieri, quindi non portoghesi;
• ogni ospite viene inviato una volta sola.

Gli albergatori hanno fino a 3 giorni di tempo per effettuare l’invio.

ISTAC (Spagna)

Esportazione manuale anche per il report necessario per l’Istituto Nazionale di Statistica delle Isole Canarie. Le informazioni incluse sono:

• i check-in;
• i check-out;
• occupazione e prezzi;
• ospiti nazionali;
• ospiti stranieri.

EUSTAT (Spagna) 

L’Istituto Basco di Statistica prevede un report analogo a quello dell’ISTAC ma valido solo per i Paesi Baschi. Alle informazioni relative agli ospiti si aggiungono anche il Paese di residenza e la Città o il CAP.
Il report deve essere prodotto mensilmente e può essere inviato automaticamente.  

INE (Spagna)

Il report INE è diretto all’Istituto Nazionale di Statistica spagnolo. Può essere inviato manualmente e deve contenere i seguenti dettagli:

• i check-in;
• i check-out;
• informazioni sull’occupazione e sui prezzi;
• ospiti nazionali;
• ospiti stranieri.

Viajero (Spagna)

Il Dipartimento di Polizia spagnola richiede invece un report dedicato, con informazioni su:

• check-in (e non i check-out);
• ospiti nazionali con almeno 16 anni di età;
• ospiti stranieri con gli stessi criteri anagrafici di quelli nazionali;

L’hotelier ha circa 72h di tempo per effettuare l’invio e ogni ospite deve essere inviato una sola volta.

Criteri stringenti e variabili differenti per ogni Paese rendono queste procedure piuttosto onerose se non si è supportati dalla tecnologia: Zak di WuBook fa anche questo!