Care e cari WuBookers, oggi affrontiamo uno dei temi più divisivi tra gli albergatori (e i revenue manager): le tariffe non rimborsabili in hotel. Chi le ama, le ritiene uno strumento fondamentale per garantire introiti e flussi di cassa regolari; i loro detrattori invece ne evidenziano i limiti e le controindicazioni. Entriamo allora nel vivo della questione per analizzare un trattamento che, a seconda del punto di vista, offre opportunità o insidie.

Cosa sono le tariffe non rimborsabili

Le tariffe non rimborsabili sono tariffe scontate che non prevedono alcun rimborso per il cliente anche in caso di rinuncia al viaggio, cancellazione o no show. A differenza di quelle flessibili, nelle tariffe non rimborsabili il pagamento del soggiorno avviene per intero al momento della prenotazione, senza possibilità di modifica. Una rigidità compensata dal prezzo ribassato che rende maggiormente appetibile questa soluzione, soprattutto tra chi è più sicuro di partire.È evidente che sulla carta questo tipo di tariffa ha diversi lati positivi per tutti gli attori coinvolti: il cliente risparmia e l’hotelier incassa subito, senza correre il rischio di dover restituire quei soldi. Ma c’è di più.

Vantaggi e svantaggi: una questione di punti di vista

Per capire davvero quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle tariffe non rimborsabili, proviamo a calarci in una situazione reale. Alberto gestisce un hotel in una località di mare che lavora prevalentemente in alta stagione. Maria è invece la titolare di un albergo situato in una città d’arte, che ospita turisti e business traveller in modo abbastanza regolare per tutto l’anno. Quali sono i pro e i contro per questi due profili?

Incasso immediato e senza eccezioni

Entrambi con le tariffe non rimborsabili hanno l’opportunità di guadagnare immediatamente dalla vendita, qualunque cosa l’ospite decida di fare al momento del soggiorno. Questo consente anche di distribuire gli introiti in modo più uniforme rispetto alla stagionalità. Vero, ma così Alberto rinuncia a potenzialità di guadagno superiori in alta stagione, mentre Maria – che può contare su un’occupazione costante – rischia di svendere camere che sarebbero vendute ugualmente. Se il vantaggio principale è la gestione del flusso di cassa, potrebbe essere più efficace intervenire in maniera strutturata sul listino, piuttosto che sfruttare unicamente le tariffe non rimborsabili.

Copertura del costo di gestione e possibilità di rivendita

Il prezzo basso invoglia le prenotazioni e, siccome una camera invenduta ha comunque dei costi fissi di manutenzione e promozione, è meglio un profitto minimo piuttosto che nullo. Non solo, se un ospite cancella la prenotazione, l’albergatore può rimettere in vendita la sistemazione, cercando così di raddoppiare i guadagni.  

Anche questa osservazione è corretta, ma passibile a sua volta di alcuni interrogativi: se ciò che attira le prenotazioni è sostanzialmente lo sconto, non converrebbe rivedere le proprie tariffe standard per adeguarle alla domanda? Proviamo infatti ad allargare lo sguardo: cosa succede se la concorrenza inizia a proporre tariffe scontate, ma con condizioni di prenotazione e cancellazione flessibili? È altamente probabile che, a parità di prezzi, i viaggiatori le preferiranno a quelle fisse e non rimborsabili.
Dunque il vantaggio garantito dalla vendita e l’opportunità di moltiplicare gli incassi si basa su un equilibrio potenzialmente fragile, che dipende molto dall’offerta delle altre strutture vicine.

Vendite sicure e senza stress

Veniamo così all’ultimo aspetto: il comportamento e la percezione dei clienti. Un prezzo basso, lo dicevamo, può spingerli a prenotare, anche senza la prospettiva di rimborso in caso di imprevisti. E questo si traduce in vendite sicure per la struttura.

È difficile, però, che questa prenotazione avvenga con largo anticipo, perché solo chi è certo di viaggiare acquista senza garanzia di rimborso, dunque è probabile che si tratti di prenotazioni last minute, oppure di clienti business che hanno un calendario di trasferte già definito.Torniamo allora ai nostri esempi iniziali: una struttura che già lavora con questa clientela, come quella di Maria, ha davvero bisogno di ricorrere a questo tipo di tariffa? E un hotel stagionale, come quello di Alberto, è in grado di gestire prenotazioni estemporanee durante il picco dell’affluenza o in bassa stagione, quando magari il personale è ridotto?
Infine, come viene percepito un albergo che impone un pagamento vincolato rispetto a un altro che lascia i viaggiatori liberi di ripensarci?

Dunque, tariffe non rimborsabili sì o no?

Come abbiamo cercato di mostrare, non c’è una risposta unica e universale, ma va considerato il contesto più ampio, valutando bene pro e contro per la revenue e la reputazione della struttura.  

In generale, infatti, le tariffe non rimborsabili rimangono uno strumento molto utilizzato nel settore anche per via dei loro benefici strategici. Ad esempio, consentono di diversificare l’offerta tra i vari canali: così un hotel potrebbe decidere di esporre lo stesso prezzo con e senza cancellazione gratuita rispettivamente sul proprio sito e sulle OTA, per incoraggiare la prenotazione diretta.
Ciò che conta, sempre, è la logica che guida la scelta e l’obiettivo che si intende ottenere. Un obiettivo molto più facile da raggiungere se si è supportati dalla tecnologia.

Zak per la gestione delle tariffe, rimborsabili e non

Non c’è nulla di più frustrante – e fallimentare – che pianificare una strategia di vendita e trovarsi poi con mezzi limitati o errori dovuti a distrazione o interventi manuali. Ecco perché è essenziale dotarsi di un’ottima preparazione a livello di revenue management (o di una figura dedicata) e della strumentazione giusta per mettere in pratica ciò che si vuole. Zak, il PMS per strutture ricettive di WuBook, fa esattamente questo: non solo consente di tenere sotto controllo l’intera struttura, ma permette anche di governare, modificare e aggiornare le tariffe in qualunque momento.

Ad esempio, attraverso Zak è possibile stabilire un prezzo per ogni giorno-prodotto e le restrizioni relative, distinguendo tra: OTA (per una distribuzione con tariffe controllate), soggiorno minimo e massimo, anticipo minimo e massimo e tantissime altre condizioni. A questi parametri, è possibile poi associare anche:  

• trattamento, ovvero i pasti che possono essere compresi o meno nel prezzo della tariffa (solo pernottamente, B&B, mezza pensione, pensione completa, all inclusive);
• regole di cancellazione: le penali applicabili per le cancellazioni di vendite dirette sul sito della struttura;
• valuta, grazie al cambio valuta automatico.

Un software completo che consente di attuare strategie di prezzo variabili e massimizzare i profitti, anche impostando tariffe non rimborsabili.