Cari Wubookers,

vogliamo annunciarvi un aggiornamento veramente importante ed interessante, che riguarda la gestione dei pagamenti e l’emissione dei documenti fiscali sul nostro PMS Zak. Zak, nato come fratello “minore” di Wubook, sta però crescendo molto in fretta, anche se non è ancora in grado di affrontare le sfide dell’età adulta. Infatti, com’è adesso, non è ancora in grado di gestire alcune situazioni che voi albergatori vi trovate ad affrontare quasi ogni giorno. Per questo abbiamo deciso di creare un nuovo sistema di pagamenti/fatturazione: flessibile, completo, facile da usare e dalla grafica gradevole e accattivante 🙂

Questo articolo  solo un’anticipazione. Pubblicheremo l’aggiornamento di Zak la prossima settimana, ma manterremo in contemporanea anche il vecchio sistema per tenere sotto controllo il comportamento del nuovo. Non vogliamo che l’aggiornamento vi crei nessun genere di problema: in alcun modo.

Entrambi i sistemi saranno disponibili in contemporanea per almeno un mese, dopodiché, quando le modifiche si saranno consolidate in maniera stabile (anche se già abbiamo fatto moooolti test), rimuoveremo il vecchio (quello attuale) sistema di pagamenti/fatturazione.

Attenzione: ti consigliamo di non emettere fatture su importi parziali con un sistema e poi emettere la fattura a saldo con l’altro sistema. Se emetti una fattura parziale con il vecchio sistema, emetti anche la fattura a saldo con il vecchio sistema: lo stesso vale per il nuovo. Non li mischiare!

Quando la fase Beta (quella in cui i due sistemi convivono) sarà finita, i link al vecchio sistema di pagamenti e di fatturazione scompariranno. Non sarà più possibile creare un pagamento senza documento associato. In questo modo vogliamo evitare qualsiasi possibilità di ottenere statistiche e report sbagliati e l’analisi del tuo business dovrebbe diventare veramente accurata.

I pagamenti saranno sempre riportati all’interno di ogni documento fiscale che vorrai creare. Diventeranno parte del documento stesso ma potrai finalmente posticipare i pagamenti del documento: chiamiamoli “pagamenti futuri” (con data di emissione nel futuro). Inoltre ti sarà richiesto di selezionare la modalità di pagamento e il conto di destinazione. E si può facilmente capire che questo è il primo passo per ottenere la gestione del flusso di cassa per più conti (bancari, contanti, ecc) e il pagamento alle agenzie sia web che tradizionali.

Questi sono i tipi di documenti che potrai emettere:

•  Fatture
•  Ricevute
•  Note di credito
•  Preventivi/Pro-Forma

Ogni tipo di documento ha le proprie caratteristiche e peculiarità. Ad esempio, le ricevute possono essere numerate o meno. Le ricevute non numerate possono essere convertite in qualsiasi momento in fatture o ricevute numerate (che un numero progressivo associato), ma non il contrario. Una volta che si è convertita una ricevuta non numerata in un documento numerato, questo processo non è reversibile. Tutti i documenti avranno un pagamento associato (o più di uno) e il totale dei pagamenti deve corrispondere con l’importo totale del documento. Se si aggiungono extra, trattamenti, o se si modifica l’importo della fattura, allora si dovranno modificare anche gli importi dei pagamenti ricevuti al fine di far corrispondere nuovamente i due totali.

Preventivi o documenti proforma non avranno pagamenti incorporati e non saranno registrati sul database in quanto sono preventivi senza alcun valore fiscale. Sono documenti utili solo quando si fa una offerta ad un potenziale ospite e si desidera mostrargli una proposta scritta. In questi casi, infatti, puoi creare una prenotazione, quindi emettere il preventivo e impostare una data di scadenza per dare un limite temporale all’offerta.

Le note di credito sono documenti che si riferiscono sempre ad altri documenti già emessi: e precisamente a una fattura. Questo perché le note di credito sono correzioni di importi già fatturati, e quindi ci deve essere un riferimento a importi specifici della fattura precedente. I pagamenti sulle note di credito sono sempre negativi, perché sono rimborsi. Anche in questo caso, l’importo del rimborso e l’importo totale fatturato (valore negativo) deve corrispondere.

Una ulteriore news è la possibilità di emettere una fattura (o qualsiasi tipo di documento) senza riferimento a una prenotazione. Questo è particolarmente utile per quelli di voi che hanno un bar o ristorante annesso o nelle vicinanze dell’hotel e che vogliono utilizzare un unico sistema di fatturazione per tutti i clienti, e avere la stessa numerazione progressiva per entrambe le attività. Abbiamo aggiunto una piccola icona sulla barra delle icone, in alto, in modo che creare un nuovo documento sia facile come fare un click :-)

Ultimo ma non meno importante, quali saranno i prossimi sviluppi? Cosa manca ancora?

Stiamo già lavorando sulla possibilità di migliorare la presentazione dei dati all’interno dell’archivio fatture, dove si possono vedere tutti i documenti emessi . Vorremmo aggiungere molti filtri come fatture a saldo, fatture parziali, “pagamenti futuri” e così via.

Dedicare una sezione specifica ai conti di accredito e alla gestione dei flussi di cassa è un altro aggiornamento importante che abbiamo già in programma e sarà portato a termine il più presto possibile.

Nel il prossimo articolo che pubblicheremo tra pochi giorni, inseriremo una sintetica spiegazione su come inerire pagamenti ed emettere documenti con il nuovo sistema.

Rimanete connessi 🙂