Carissimi, rieccoci qua! 🙂
Come anticipato nel precedente articolo del blog, oggi pubblichiamo il nuovo sistema di fatturazione per Zak, il nostro amato Property Management System. Con questo articolo vogliamo spiegare le novità introdotte e come funzionano. La prima novità è che ci saranno due modi per creare un documento fiscale:
- dalla barra del menu in alto nella pagina, cliccando sulla nuova icona che aggiungeremo con questa nuova versione
- dai dettagli della prenotazione,cliccando su “Emetti fattura – nuova versione” che troverai appena sotto l’attuale link “Emetti fattura”
L’icona nella barra del menu principale è utile per creare documenti da qualsiasi sezione del programma, in qualsiasi momento e per qualsiasi cliente. Ma soprattutto ora sarai in grado, in modo semplice e veloce, di fatturare ad un cliente un servizio extra alberghiero, slegato da una prenotazione!
Come potrai vedere, cliccando sull’icona nella barra del menu in alto, l’anteprima del documento sarà vuota (nessun cliente, nessuna voce di costo), perché il documento non deve essere associato ad un ospite. In altre parole, il cliente a cui si fa il documento potrebbe anche non essere un ospite della struttura, e la voce fatturata potrebbe non essere il pernottamento nella camera XX. Questa possibilità è molto utile se gestisci un bar o un ristorante annesso o vicino all’albergo e accetti anche clienti esterni. Un cliente che non alloggia nella tua struttura può prendere un caffè e adesso, se vuoi, tu potrai fargli una ricevuta usando Zak invece che un altro software. Attenzione: i prodotti fatturati attraverso Zak, non riferiti ad una prenotazione, in questa prima versione del nuovo sistema di fatturazione non saranno inclusi nelle statistiche dei pagamenti. Recupereremo questi pagamenti e li includeremo nelle statistiche generali in un secondo momento, quando saremo in grado di produrre statistiche dinamiche per ciascuna attività.
Creare un documento dai dettagli della prenotazione significa che puoi creare una fattura, una ricevuta, una nota di credito e/o un preventivo/proforma riferiti alle voci di costo che hai inserito nella prenotazione stessa.
Come prima, potrai emettere un documento come attestazione di pagamento dei servizi legati alla prenotazione (camera, extra alberghieri, tassa di soggirono, etc.). Le novità sono descritte in maniera dettagliata qui di seguito:
Come puoi vedere nell’immagine sopra, ci sono alcuni dettagli importanti:
- Puoi scegliere il tipo di documento che vuoi creare. Se vuoi emettere una fattura oppure una ricevuta numerata, questi tipi di documenti avranno un numero progressivo.
- il cliente sarà aggiunto in automatico dai dati della prenotazione e sarà il “cliente di default” (ma potrai personalizzare questa voce *).
- Nel documento saranno sempre presenti i riferimenti alla prenotazione.
* Modificare il cliente sarà molto facile. Basterà cliccare sul campo “Personalizza i campi” se la modifica deve essere valida solo per questo documento. Potrai anche cliccare sul campo “Modifica cliente” se vuoi modificare i dati del cliente nell’archivio di Zak. Potrai cliccare su “Aggiungi/cambia cliente” se vuoi fatturare ad un altro cliente.
Ancora:
Questa è la sezione dove specificare le voci da fatturare e dovi trovi i riepiloghi degli importi:
- La voce “soggiorno” (camera + durata del soggiorno) apparirà di default e sarà modificabile a piacimento. Inoltre troverai tutti i dettagli sugli importi (netto, sconti, % IVA, importo totale, etc.) che potrai modificare voce per voce.
- Potrai aggiungere voci da fatturare, per gli extra dell’ultimo minuto ad esempio, e questo creerà un nuovo costo che andrà ad aggiornare i dettagli della prenotazione con una spesa o un trattamento aggiuntivo.
- I riepiloghi del totale delle voci fatturate e degli importi saranno dettagliati: questo è importante per farli corrispondere ai pagamenti riscossi.
Insieme al riepilogo della prenotazione, troverai una nuova sezione dedicata ai pagamenti. Questa sezione potrà apparire o meno nella parte finale del documento che andrai a stampare. Come vorrai. Le informazioni sui pagamenti finora non comparivano nei documenti fiscali, ma erano solo nella pagina di dettaglio della prenotazione. Con il nuovo sistema invece sarai obbligato a inserire un pagamento in ciascun documento per poterlo salvare.
Quindi, quello che stiamo per cambiare è:
- Accanto al pagamento troverai la modalità di pagamento (contanti, carta di debito, carta di credito, etc.)
- Il conto di accredito è il conto nel quale versi i pagamenti. Quindi potrà essere la cassa dell’albergo o il conto corrente bancario. Con il prossimo aggiornamento di Zak, questa funzionalità ti consentirà di gestire tutti i flussi di cassa relativi a ciascun conto di accredito, per consentirti di gestire al meglio tutte le tue attività.
- Pagamenti differiti. Con questa funzione adesso potrai finalmente inserire un pagamento con data futura. Potrai quindi creare un documento con pagamenti posticipati.
- Se creai un pagamento parziale o solo un acconto (il motivo potrebbe essere la data o la modalità di pagamento) potrai aggiungere diversi pagamenti (o rimborsi per note di credito)
- Quest’ultima funzione è per i nostri clienti non europei 🙂 C’è la possibilità di aggiungere pagamenti con altre valute: potrai cioè ricevere pagamenti in dollari anche se emetti il documento fiscale in pesos.
Ultimo, ma non meno importante, per poter completare e salvare il documento dovrai fare in modo che il totale fatturato e il totale dei pagamenti riscossi corrispondano. Finché non corrisponderanno, un messaggio ti avvertirà che c’è qualcosa di sbagliato. Vedi l’immagine sotto:
Infine, sono sicuro che mi sto dimenticando qualcosa, ma spero che ce lo ricorderete voi indicandoci i bug da fixare, le funzioni da aggiungere e i dettagli da modificare o migliorare! Considerate, per favore, che si tratta di un gran cambiamento per Zak e abbiamo messo tutto il nostro entusiasmo per darvi finalmente una buona risposta a quasi tutte le esigenze che ci avete espresso nel corso degli anni!
Ricordate che il vecchio sistema di fatturazione scomparirà fra 30 giorni.
Nel frattempo, spero impariate a conoscere ed apprezzare il nuovo sistema.
Un caro saluto
PS: una grande ringraziamento a Jade, che è il creatore del nuovo sistema di fatturazione, e a tutti quelli che hanno contribuito a questo cambiamento (Dario, Fabio, Felipe, Angela e tutti gli altri che ci hanno spronato con i propri suggerimenti).