Ciao a tutti.

Dopo tanto tempo siamo proprio contenti di scrivere un articolo che riguarda Zak, il nostro Gestionale (o PMS come lo chiamano gli anglofoni!). É vero, ci abbiamo messo un po’ prima di pubblicare novitá che interessano la gestione interna di un hotel ma ora che abbiamo analizzato a fondo la situazione possiamo lanciare varie piccole novitá che probabilmente vi rallegreranno.

Qui di seguito vi descrivo brevemente le prime due, quelle che publichiamo oggi stesso. Poi, dulcis in fundo, una dichiarazione di intenti che vuole essere la mappa del nostro sviluppo per i prossimi mesi. Dentro questa mappa, ci sono tante delle necessitá che a piú riprese avete manifestato, sia al telefono sia sul forum.

E ci sono anche cose che dobbiamo correggere e che attualmente non facciamo o, peggio, facciamo male!

Partiamo allora da una correzione/novitá che riguarda il Broom paper. Tanti di voi usano questo plugin ma non per tutti si tratta di un plugin usabile al 100%. Sappiamo che non é semplice gestire il servizio di Pulizia e che la presentazione delle informazioni é da migliorare (stiamo pensando a una nuova dashboard) ma l’idea di avere questo plugin é quella di poter stampare un foglio da consegnare a chi si fa responsabile di pulire camere ed eventualmente la disposizione dei letti dentro le camere.

Ecco perché i cambi apportati sono ancora pochi e non “rivoluzionano” il servizio ma semplicemente ampliano e migliorano l’esperienza nell’ uso dello stesso. Per esempio, graficamente:

Finora non era possibile personalizzare le icone e i colori che danno significato all’azione da apportare in determinate camere. Ecco, con questo aggiornamento si può personalizzare l’icona e il colore che indica ogni tipo di pulizia (pulizia da check-in, pulizia bagni, cambio asciugamani, ecc.) in modo che al momento della stampa non si perda la “chiarezza” dell’informazione.

Infine, se alcuni di questi servizi non sono offerti (non tutti usano la stessa frequenza né tanto meno sono interessati a usare certe funzionalitá) é possibile ridurre i campi da visualizzare e stampare, personalizzando cosi il foglio di stampa.

Presto, molte delle informazioni che tanti di voi richiedono saranno pubblicate ma non in questa sezione, che ripeto, ha lo scopo di stampare il foglio per la governante della struttura. Le informazioni giornaliere che vogliamo presentare sono molto molto semplici ma al tempo stesso utili. E pensiamo che si possano pubblicare nella Dashboard:

• Check-in (camera e cliente)
• Check-out (camera e cliente)
• Alloggiati (camera e cliente)
• Colazioni (camera e cliente)
• Pasti (camera e cliente)
• % occupazione (basata sulle camere)
• % occupazione (basata sui clienti)

Attualmente alcuni di questi dati stanno nella “Daily Section” del Broom paper, ma pensiamo devano stare nella pagina della DashBoard, perché utili alla visione generale dell’andamento della struttura.

La seconda novitá (abbastanza attesa ed al contempo importante) é l’introduzione della Nota di Credito. Questo documento é utilissimo se pensiamo che tanti di voi utilizzano spesso le tariffe Non Rimborsabili o sono soliti far pagare una caparra prima dell’arrivo in hotel.

Infatti, ogni volta che si riceve un pagamento in anticipo o si prende anche solo un deposito, sarebbe opportuno emettere il documento relativo. Ma cosa succede se poi si deve rimborsare il cliente? Cosa succede se per qualsiasi ragione, é necessario annullare quella fattura che abbiamo giá fiscalizzato?

La risposta é la Nota di Credito, che serve a stornare delle fatture o parte di esse, per regolare i conti nella gestione contabile della struttura. Infatti, ora si può emettere da dentro i dettagli della prenotazione, una nota di credito che storni fatture intere o semplici “voci” all’interno di ogni fattura.

Oppure si può emettere dalla sezione “Archivio/Fatture” loggandosi sempre come amministratore dell’account.

Il risultato sará in tutto e per tutto simile a una fattura classica (come anche da normativa).

Quindi riassumendo vi ricordo che stiamo lavorando al nuovo sistema di pagamenti e fatturazione per poter inserire quelle funzionalitá che ancora non abbiamo (su tutte la fattura a fine mese per agenzie che lavorano offline, la cosiddetta fattura cumulativa). Ho visto un anteprima del lavoro che stiamo svolgendo e devo dire che é molto carino ma prima di pubblicare questa “rivoluzione” dobbiamo continuare i test!

Ah, quasi dimenticavo. Con questa pubblicazione, abbiamo aggiunto anche 2 funzionalitá non da poco:

• possibilitá di emettere documenti a 0.0€ (utile nel caso in cui si fatturi il 100% all’agenzia ma si deva consegnare al cliente un documento con ricevuta fiscale a 0.0€)
• la possibilitá (sempre se loggato come Admin) di cambiare il numero della fattura!

Questo é quanto abbiamo pubblicato oggi stesso.

Per il futuro, vi accenno come promesso sopra, una parte di quanto vogliamo offrire. Almeno spero di riuscire a comunicarvi la logica che vogliamo introdurre nella mappa dello sviluppo di Zak e spero possiate apprezzare e condividere l’idea generale.

Vogliamo lavorare in parallelo su:

• correzione comportamenti del sistema attuale (vedi sezione pending, vedi fatturazione a agenzie, vedi gestione Extra e Boards, vedi management dei prezzi di WuBook)
• sviluppo nuove funzionalitá (vedi webcheck-in, vedi marketing e messaging per poter comunicare con i clienti, vedi creazione di un Zym, vedi integrazione di CRM esterni, ecc.)

Nella prima fase queste due vie parallele avranno lo stesso valore perché ci sono cose come Istat, Alloggiati e Tassa di Soggiorno che grazie alle nostre istituzioni sono l’incubo di tutte le software house italiane, ma in seguito, una volta assestate queste fondamentali funzionalitá, dobbiamo dedicarci tantissimo alla innovazione. Come storicamente si é fatto.

E come storicamente si é fatto, avrete da Zak tante belle funzionalitá che possano permettervi di dedicarvi al vostro business in forma professionale e performante. Siamo a conoscenza del fatto che la sezione statistica e reportistica non vi aiuta affatto attualmente e vogliamo creare delle sezioni dedicate al Business Intelligence (come lo chiamano sempre sti anglofoni), ma prima, abbiamo da correggere alcuni calcoli interni.

Senza questi passi intermedi (che non apporteranno inizialente nulla alla interfaccia utente) non potremmo avanzare. Chiedere pazienza é brutto, infatti noi, vi chiediamo solo fiducia! 🙂

A presto e come sempre, siamo all’ascolto per eventuali suggerimenti, errori o lamentele!