Care e cari WuBookers, digitalizzazione e dematerializzazione sono fenomeni che da tempo riguardano anche le strutture alberghiere, esposte alla crescente ricerca di efficienza e riservatezza della clientela. Per questo, insieme a camere sempre più smart e processi di prenotazione sempre più automatizzati, si stanno affermando anche i cosiddetti “keyless hotel”. Grazie a dispositivi tecnologici ad hoc (simili a quelli già in uso in molti B&B, case vacanza e strutture extralberghiere), anche gli hotel più tradizionali possono adattarsi a questa nuova dimensione: vediamo come.  

Cosa sono i keyless hotel e come funzionano

“Keyless hotel” significa letteralmente hotel senza chiavi e definisce quelle strutture che non prevedono supporti fisici per accedere alle camere. Una condizione che esclude quindi sia le classiche chiavi di metallo, sia le card magnetiche, ad oggi ancora molto diffuse. E allora, come si fa ad entrare nella stanza? Ci sono vari sistemi, più o meno avanzati, che consentono all’ospite di essere autonomo in ogni momento senza doversi preoccupare di ritirare o restituire le chiavi alla reception durante il check-in e il check-out. Oltre all’assenza di chiavi, infatti, queste soluzioni sono per lo più contactless, cioè funzionano anche senza alcuna interazione personale con lo staff dell’albergo. Ecco quali sono le principali.

Codice PIN

La versione più semplice è il sistema di codici PIN. Il cliente riceve un codice identificativo sul proprio telefono (o su un altro device dell’hotel) e, per entrare, deve semplicemente digitarlo sulla tastiera che trova al di fuori della stanza. Questa opzione è molto pratica perché facile, immediata e intuitiva, e non necessita nemmeno di una connessione internet.

App dell’albergo

In questo caso, l’ospite scarica l’app dell’albergo sul proprio smartphone e riceve una chiave di sblocco digitale quando la camera è pronta. Per accedere gli basta un tocco o uno swipe sul suo smartphone: l’app comunica direttamente con la serratura e la porta si apre. In alternativa, esistono microchip che funzionano allo stesso modo ma senza un’app collegata: in entrambi i casi, però, è necessario essere connessi al wi-fi.

QR Code

Simile al codice PIN ma con il QR Code, che viene generato e inviato all’ospite tramite e-mail o SMS. Per aprire la porta, il viaggiatore dovrà mostrare il QR code ricevuto tramite il suo telefono allo scanner esterno e sbloccarla. Di solito, in questi dispositivi, la connessione internet è opzionale.

Sistemi biometrici

Decisamente più avanzati, i sistemi biometrici sono stati introdotti per ora solo in pochi hotel di lusso. Il riconoscimento facciale o tramite impronte digitali è certamente all’avanguardia, ma può richiedere un hardware piuttosto costoso anche per garantire la privacy dei clienti e la protezione dei loro dati.    

Riconoscimento vocale

Altrettanto embrionale – ma comunque utile da conoscere – è la tecnologia che si basa sul riconoscimento vocale dell’ospite. Perché tutto funzioni, è necessario prevedere anche uno smart speaker o un’assistente mobile che possa ricevere il comando e aprire la porta.  

Vantaggi e svantaggi delle soluzioni keyless

Varie e attuali, le soluzioni keyless hanno molti lati positivi ma richiedono anche qualche accorgimento che è bene sapere per fare una scelta consapevole e adatta alle esigenze della propria struttura e clientela.

5 buoni motivi per diventare un hotel keyless

Le soluzioni keyless sono in linea con le tendenze del momento in fatto di tecnologia ed evoluzione del settore e offrono diversi vantaggi, sia agli ospiti che al personale alberghiero. Ad esempio:

1. evitano code e lunghe attese al check-in: immagina come sarebbe bello poter offrire la possibilità ai tuoi ospiti di arrivare in struttura e accedere direttamente alla propria stanza senza passare dalla reception. Ecco, questo è quello che succede con i sistemi keyless che garantiscono un processo fluido e senza seccature; 
2. permettono allo staff di lavorare meglio: risparmiare lunghe attese agli ospiti significa anche evitare che si creino situazioni di imbarazzo o nervosismo, che ricadono poi sullo staff. Gestire l’insoddisfazione della clientela può provocare stress e affaticare il personale, abbassando la qualità del servizio. Inoltre, questi sistemi possono rimanere operativi anche in orari notturni al posto degli addetti alla reception; 
3. aumentano la sicurezza e riducono i costi: dimentica il problema delle chiavi perse o duplicate. Con le soluzioni keyless la sicurezza aumenta (i codici sono usa e getta e possono essere rigenerati in pochissimo tempo), anche perché non ci sono dispositivi fisici che possono essere smarriti o copiati e, di conseguenza, non si attivano nemmeno le spese correlate alla stampa di nuove card; 
4. possono tracciare l’accesso degli ospiti anche a distanza: la questione della sicurezza potrebbe però far sorgere qualche perplessità presso gli albergatori. Ebbene, i sistemi funzionano da remoto tracciando tutti gli accessi degli ospiti: così è sempre possibile verificare i movimenti di entrata e uscita e intervenire in caso di necessità;
5. garantiscono maggiore privacy: sempre più clienti dichiarano di apprezzare le soluzioni tecnologiche che evitano il contatto umano. Una condizione assicurata all’interno degli hotel keyless perché, come dicevamo, tutti i metodi descritti sono anche contactless e tutelano la riservatezza dei clienti;

Possibili lati negativi e accorgimenti da considerare

Come tutte le novità, anche le soluzioni keyless possono comportare qualche aggiustamento, in primis all’albergo che deve adattarsi alla nuova tecnologia e introdurre i nuovi sistemi, sia a livello pratico che operativo. Oltre alle modifiche strutturali, bisogna considerare l’aggiornamento del personale che, d’altra parte, non viene eliminato del tutto: è comunque necessario prevedere un servizio di assistenza in caso di problemi momentanei o un supporto umano per i clienti che riscontrano difficoltà.

Rimangono poi a metà tra pro e contro l’aspetto ecologico e quello economico. È vero infatti che rinunciare alle card in plastica significa ridurre la quantità di rifiuti in questo materale; dall’altro lato però anche la tecnologia consuma energia e risorse naturali per funzionare.

Dal punto di vista economico, invece, è possibile che, escludendo il contatto umano, si possano anche perdere occasioni di upselling e cross selling, soprattutto se non vengono sopperite da altri canali e strategie, come l’e-mail marketing ad esempio.  

Cosa considerare quando si sceglie una soluzione digitale

Al netto di vantaggi e svantaggi generici, per orientarsi sulla soluzione che fa davvero al caso nostro, è utile fare alcune considerazioni molto pratiche.

1. Integrazione con il sistema gestionale

La tecnologia keyless dovrebbe comunicare senza problemi con il PMS, il sistema di gestione dell’hotel, per rendere tutto il processo davvero efficiente senza interferire con l’organizzazione interna. Prima di acquistare un sistema contactless ricorda quindi di verificare quali sono le applicazioni possibili e come si integra con il tuo property management software.

2. Misure di protezione dati aggiornate

Se è vero che questi sistemi aumentano il livello di sicurezza della struttura, è vero anche che, utilizzando i dati e i contatti dei clienti, devono a loro volta rispondere agli standard di sicurezza online vigenti nel Paese in cui si utilizzano. Per questo è importante accertarsi che i protocolli di protezione dati siano validi e aggiornati.

3. Facilità di utilizzo

Infine, non dimenticare che sarete tu e il tuo personale a doverlo utilizzare. È importante quindi prevedere un momento di formazione dedicato insieme al fornitore e controllare che il sistema sia facile e intuitivo da usare. L’ultima cosa che vuoi è snellire le procedure di accesso per i clienti e aumentare il carico di lavoro dello staff!

Zak di WuBook e Rivola App per hotel keyless che cercano il meglio

E se ti dicessimo che, proprio per far fronte a tutte queste condizioni, abbiamo collaborato alla creazione di una App dedicata al self check-in che con sistema keyless? Così, dalla collaborazione dei rispettivi team tecnici, è nata Rivola App, la app per alberghi che si integra perfettamente a Zak, il PMS di WuBook, e facilita tutte le operazioni di registrazione e accesso alle camere.

Prima di arrivare in albergo, gli ospiti ricevono infatti un codice identificativo della loro prenotazione che dovranno semplicemente inserire nel monitor presente in struttura. Qui, dopo aver completato in pochi passaggi il riconoscimento facciale da remoto (face matching), ottengono un secondo codice che serve per sbloccare la serratura elettronica della stanza o la key box con le chiavi. Così l’albergatore è sicuro di ricevere gli ospiti attesi: i sistemi di liveness detection (rilevamento della vitalità) e anti-spoofing (anticamuffaggio) garantiscono la massima tranquillità per i gestori perché assicurano che l’ospite sia fisicamente presente davanti alla telecamera o al sensore e non sia un tentativo di frode tramite video, maschere o altri sistemi.

Non solo, chi utilizza la versione web di Rivola App può contare anche sulla geolocalizzazione del cellulare dell’ospite: in questo modo, l’host ha la certezza della reale presenza dell’ospite in struttura e non si corre il rischio di un check-in fraudolento ad opera di terzi.
Dall’altro lato, i viaggiatori sono autonomi e guidati passo passo nella procedura di accesso alla camera, mentre il personale dell’hotel può occuparsi anche di altro.
Infatti, tra i vantaggi di Rivola App c’è anche la perfetta compatibilità con la reception fisica. In altre parole, l’hotelier può decidere se attivare solo la App – e in quali momenti – oppure se lasciare all’ospite la libertà di decidere tra desk fisico o check-in virtuale. E, ovviamente, lavora in moltissime lingue.

È vero, le soluzioni keyless possono generare qualche perplessità, ma una volta trovata quella giusta per te, non vorrai più tornare indietro.