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Buongiorno

Utilizzo l'online/self check-in da diversi anni perchè nel mio caso, albergo due stelle di 10 camere, non ha senso assumere personale quando ci sono massimo 4/5 check-in al giorno e sporadicamente qualcuno dopo le 20:00, orario di chiusura della reception.

Quando ho preso in gestione l'albergo nel 2013 avevo 25 anni e il primo clienti di b...ng arrivò alle 2 di notte, tanta era l'emozione che gli permisi anche di scaldarsi un pasto nel forno della mia cucina privata. Molti clienti pensavano che un albergo di qualsiasi dimensione/categoria fosse aperto 24 ore e i call center delle OTA sanno solo sirti "se il cliente non arriva potete marcare no-show" non rendendosi conto che le persone poi ti vengono a battere i pugni sulla porta rivolendo i soldi indietro.

Ho provato anche a mettere il late check-in a pagamento a 20 euro, li giravo in toto alla ragazza che veniva a lavorare, risultato: o il cliente affermava di non sapere del supplemento e lasciava una recensione negativa o scriveva le 21 poi arrivava alle 19 e io dovevo pagare lo stesso la ragazza perchè l'avevo impegnata.

Ho quindi creato un modulo da compilare con i dati personali e l'ho aggiunto al mio sito, il cliente deve poi contattarmi, anche tramite whatsapp per avere il codice di accesso della porta principale e sapere dove prendere la tessera della camera, rimane il problema della tassa di soggiorno, risolto ultimamente con stripe.

Non mi sono mai chiesto se il far compilare un modulo al cliente senza avere il documento fisico fosse illegale, anche perchè all'inizio del modulo ho aggiunto la seguente dicitura: "L’ospite dichiara, sotto la propria responsabilità, che i dati ivi forniti sono corrispondenti al vero." e prima dell'invio deve spuntare una casella accanto a questa frase "L'ospite, i cui dati sono indicati al paragrafo “Dati dell’Ospite” del presente modulo, consapevole che chiunque rilasci dichiarazioni mendaci è punito ai sensi del Codice Penale, e delle leggi speciali in materia, ai sensi e per gli effetti dell’Art. 46 D.P.R. 445/2000 e degli art. 1341 e 1342 del c.c., DICHIARA di aver preso chiara visione e di approvare espressamente le clausole riportate nel "Regolamento della struttura", si impegna a rispettare quanto scritto e garantisce il rispetto delle regole della struttura da parte dei suoi eventuali accompagnatori".

Sono piuttosto stufo di una legge regionale ormai antiquata che mi impone di fare almeno 12 ore di reception al giorno, per tipo oggi 3 check-in di cui uno alle 23:00(e ho l'albergo pieno), quando potrei mettere come ho visto all'estero, un totem che svolge al posto mio queste noiose incombenze, che ti allontanano dall'ospite (molti paesi non chiedono il documento) o peggio ti fanno discutere, perchè il cliente sostiene di aver già pagato la tassa di soggiorno.

Spero di aver dato qualche consiglio utile, buon lavoro!

Io faccio praticamente come te, però non capisco una cosa: perchè un modulo personale?? non usi il sistema di prenotazioni di zak (online reception) sul tuo sito??? tramite quello puoi chiedere al cliente di fare il check-in online e lui carica i dati direttamente sul planner, se usi un modulo tuo poi devi caricarli manualmente tu... io per le serrature uso il sistema TTLOCK, ho messo le serrature con scheda anche alle porte delle camere in maniera semplicissima e senza bisogno di cavi visto che funzionano a batteria, e la tassa di soggiorno me la faccio pagare tramite carta di credito assieme al costo della camera