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Archivio clienti e fatturazione: come sopravvivere - purple - 02-27-2015
Carissimi Zakers,
da qualche giorno stiamo lavorando a pieno regime per inserire modifiche importanti che riguardano la gestione dei clienti grazie alle quali poter fatturare a clienti e/o ad agenzie/società con maggior facilità.
Ecco l'elenco dettagliato delle modifiche aggiunte:
-durante la creazione di una prenotazione manuale, è ora possibile prelevare il cliente direttamente dal database cliccando sull'icona a forma di lente d'ingrandimento, posizionata poco prima del campo Nome Cliente;
-quando si crea una nuova prenotazione, nel caso in cui il cliente non esista già, verrà aggiunto all'archivio clienti automaticamente;
- durante la creazione di una nuova prenotazione, nel caso in cui si tratti di una persona fisica, i suoi dati anagrafici verranno direttamente aggiunti nell'anagrafica della prima camera prenotata;
- è stato aggiunto un pulsante a forma di dischetto nei dettagli della prenotazione utile per aggiungere all'archivio clienti gli ospiti associati a delle prenotazioni che provengono dal web o gli ospiti associati alle prenotazioni che sono state create precedentemente agli ultimi aggiornamenti in questione;
- di fianco al nome del prenotante, in alto nei dettagli della prenotazione, abbiamo inserito un pulsante “Cambia cliente” utile per sostituire il cliente principale prelevandolo dall'archivio o per crearne uno nuovo;
- in fase di fatturazione, poco sotto la specifica che ti permette di scegliere a chi intestare la fattura, troverete anche una voce “Mostra nomi clienti”, utile per specificare i nomi degli ospiti che occupano quella camera in caso di fatture destinate a ditte o agenzie;
- nell'archivio fatture, invece, è stato aggiunto il pulsante "Emetti il prossimo documento n° x da un programma esterno o manualmente", utile per incrementare la numerazione nel caso in cui siano stati emessi documenti manualmente o da altri software e non relativi ad una prenotazione specifica;
- sempre nell'ottica di semplificarvi la vita quanto più possibile, è stata aggiunta nella lista delle opzioni documenti (Configurazioni - documenti) la possibilità di specificare se utilizzare l'intestazione automatica di Zak oppure crearla manualmente:
- se abilitata, l'intestazione automatica nelle fatture mostrerà i dati precedentemente immessi nella prenotazione, quindi le informazioni relative all'indirizzo, alla città, il cap, la nazione e Partita Iva e il tasto “Modifica” renderà possibile definire, anche successivamente, Part. Iva e/o codice fiscale, senza formattazione alcuna;
- se abiliti invece l'intestazione manuale, l'intestazione della fattura mostrerà esattamente quello che vuoi specificare di caso in caso, formattazione inclusa;
In ultimo, ma non meno importante, sono stati rafforzati tutti i controlli per evitare doppioni in anagrafica e presto verranno inserite nuove opzioni per la gestione dell'anagrafica clienti in arrivo.
Per entrare nel dettaglio e aiutarvi a capire come meglio fatturare sulla base delle modifiche inserite,
i passaggi e i casi noti possono essere così riassunti:
1) inserimento di una nuova prenotazione: se in fase di creazione della prenotazione, si è già a conoscenza che chi prenota è una persona fisica, si procede regolarmente come fatto fino ad ora. In questo caso il Tipo cliente corrisponderà alla tipologia “Cliente”.
I dati anagrafici che vengono inseriti su Zak al check-in verranno riportati in automatico nell'intestazione della fattura. Utilizzando il “Modifica” dell'anteprima fattura, è comunque sempre possibile modificarne i dati.
Se invece, sempre in fase di inserimento di una nuova prenotazione, si è già a conoscenza che chi prenota è un'agenzia o a una società è utile prendere la prenotazione specificando fin da questa fase il “Tipo” (Agenzia o Società). Così facendo, la prenotazione è intestata direttamente alla Agenzia/società e con l'icona del block notes che compare a lato del nome si andranno ad inserire i dati utili per la fatturazione. Al check-in si andranno ad inserire i singoli ospiti come da procedura normale (Inserisci cliente) e si potrà scegliere in fase di fatturazione se specificare o meno i nomi degli occupanti con il pulsante “Mostra nomi clienti”.
L'icona del Block Notes che compare nei dettagli a fianco il nome del prenotante in alto destra oppure a fianco il nome del cliente nella parte riservata all'Inserisci cliente da capo ad un'unica schermata che pè quella dell'anagrafica clienti. Da qui è sempre possibile modificare/aggiungere i dati anagrafici dell'intestatario della fattura.
2) se invece la prenotazione è intestata a una persona fisica (Cliente) e solo nella fase del check-out nasce l'esigenza di intestare la fattura a una Part Iva specifica, è necessario cliccare sul block notes e modificare la tipologia cliente che da “Cliente” diventerà “Dipendente”.
In automatico, Zak mostrerà la possibilità di specificare i dati della società a cui intestare la fattura (nome, indirizzo e part iva). DI conseguenza, in “Emetti fattura” sarà possibile scegliere se intestare la fattura al cliente o alla società.
I dati della società potranno essere comunque modificabili attraverso il pulsante “Modifica Informazioni Società” che comparirà soltanto se il cliente è di tipologia “Dipendente”.
3) In qualsiasi caso sopraelencato, se si dovesse intestare la prenotazione a un Cliente, a una Società o a un'Agenzia, sarà sempre possibile modificare il prenotante utilizzando il pulsante “Cambia cliente”.
Importante:
Cliente: corrisponde all'ospite normale, dunque persona fisica che non ha bisogno di specificare alcuna Part. Iva;
Dipendente: rimanda allo status dell'ospite che necessita di specificare una Part Iva di terzi (sia essa la sua Part Iva della sua società o di terzi);
Agenzia: può corrispondere ad una agenzia viaggi che fornice prenotazioni;
Società: può corrispondere ad una Società/azienda che fornice prenotazioni;
RE: Archivio clienti e fatturazione: come sopravvivere - MG077 - 02-27-2015
Ottimo lavoro Purple!
Giusto 3 cose:
1- Come mai per le prenotazioni che vengono da internet avete creato questo dischetto per salvare i dati dei clienti, anziché salvarli automaticamente?
2 - E' possibile che spesso si fanno prove nelle prenotazioni, ed automaticamente Zak salva il nome messo come prova in quella determinata prenotazione, sarebbe molto utile avere la possibilità di eliminare i clienti, le società o le agenzie che si vogliono eliminare (magari appunto perché memorizzati per provare il sistema), onde evitare di trovarseli sempre quando si fa una ricerca per un cliente/società/agenzia esistente. Strettamente collegato a questo, sarebbe utile poter visualizzare direttamente su Zak (magari in una griglia) TUTTI i clienti/società/agenzie registrate, in modo tale da poterli selezionare e quindi modificare/cancellare.
3 - Possibilità di dividere una prenotazione di ad es. 2 camere in 2 singole prenotazioni di una camera, in modo tale da permettere la realizzazione di 2 fatture diverse riguardanti ognuna la singola camera a cui sono riferite. (Me l’hanno già più volte richiesto ed io ho dovuto emettere fattura con i pagamenti parziali, il problema è che quando si fa il pagamento parziale, nella descrizione della fattura viene fuori l’intera prenotazione con la percentuale di saldo e NON la singola camera con l'intero importo per quella camera).
Per il resto veramente OTTIMO LAVORO...Bravi!