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Come proteggere la struttura da improvvise cancellazioni o no-show degli ospiti? 💳 - luther - 11-05-2026 Ciao Zakers!  Oggi vogliamo spiegarvi come potervi tutelare e proteggere da potenziali prenotazioni non coperte da alcuna garanzia e non esporvi dunque ad un potenziale rischio. La gestione delle garanzie di prenotazione è un aspetto fondamentale per proteggere gli incassi della propria struttura ricettiva e ridurre i rischi legati a cancellazioni,  mancate presentazioni e prenotazioni non confermate. Con Zak PMS è possibile configurare diversi metodi di garanzia, scegliendo quello più adatto alle proprie politiche e alle caratteristiche di ogni prenotazione. La prima distinzione  che facciamo tra prenotazioni, è sicuramente basata sulla rimborsabilità di una policy di cancellazione. Le garanzie di prenotazione sono validi alleati che vi aiuteranno a proteggervi dal rischio di mancati incassi. In pratica, stabiliscono le condizioni necessarie per confermare una prenotazione, rendendo chiari fin da subito gli impegni dell’ospite e le tutele previste per la struttura. Ma prima di addentrarci nei dettagli, facciamo un passo indietro: per attivare le garanzie, avrete bisogno di un gateway di pagamento. Un gateway di pagamento è un servizio software che funge da intermediario tra un sito di e-commerce e i circuiti bancari, consentendo di elaborare i pagamenti online. Zak PMS può  integrarsi con diversi gateway, tra cui Nexi, Stripe e PayPal. In base al Profilo del Gateway a cui poi deciderete di aderire, saranno necessari i dati richiesti per la configurazione su Zak,  al menu Impostazioni-Configurazioni-Gateway di pagamento: Solo una volta che avrete configurato il Gateway potremo poi procedere con la creazione delle garanzie. Per maggiori informazioni sulla configurazione,  qui sotto vi linkiamo la nostra documentazione online: https://kb.wubook.net/help/it-it/206-zak-configurazioni/368-zak-configurazione-gateway-di-pagamento  Dove si configurano i metodi di garanzia?       Per configurare i metodi di garanzia in Zak PMS, occorrerà accedere all’apposito menu Camere & Tariffe-Politiche-Metodi di Garanzia. La scelta del metodo è importante perché determina come verranno gestiti i dati della carta di credito, le eventuali autorizzazioni, le preautorizzazioni e i pagamenti. Di default vedrete sempre il metodo “Standard credit card” che potete tranquillamente bypassare poiché ne andremo a crearne dei nuovi (nel caso infatti in cui abbiate già delle prenotazioni associate a quel metodo di garanzia, queste attivando nuove richieste, potrebbero diventare non garantite). Quali metodi di garanzia sono disponibili? - Carta di credito - Solo dati Con questa modalità, all'ospite viene richiesto di inserire i dati della propria carta di credito a garanzia della prenotazione, senza effettuare alcun addebito o blocco dell'importo. Per utilizzare questo metodo non è necessario aver configurato un gateway di pagamento, ma non incoraggiamo mai solo l’attivazione di questo metodo. - Carta di credito - Autorizzazione all'addebito Questo metodo consente di raccogliere i dati della carta e l'autorizzazione del cliente per procedere a un eventuale addebito successivo direttamente dal dettaglio prenotazione sezione “Pagamenti” su Zak, come in questo esempio: Vogliamo precisarvi che la prenotazione risulterà garantita, ma per motivi di sicurezza, i dati completi della carta non vengono mostrati direttamente in Zak,  saranno disponibili però nella extranet del Gateway. - Carta di credito - Blocco dell'importo La pre-autorizzazione consente di riservare temporaneamente una somma X sulla carta dell'ospite, senza effettuare immediatamente l'incasso. È importante ricordare che la  pre-autorizzazione non equivale a un pagamento definitivo: il blocco ha una durata limitata e non garantisce automaticamente che l'importo possa essere successivamente incassato. È inoltre possibile impostare un anticipo massimo, espresso in giorni prima del check-in, entro il quale richiedere di pre-autorizzare. Ad esempio, una struttura può decidere di bloccare  il 30% del totale della prenotazione entro 14 giorni dall'arrivo. Ciò vuol dire che se un cliente effettuasse una prenotazione a Gennaio per Luglio, la richiesta di blocco verrebbe fatta a  14 giorni dal giorno di arrivo della prenotazione e non a Gennaio quando la prenotazione viene effettuata. Infatti la pre-autorizzazione ha una durata limitata, che dipende dal gateway  utilizzato: l'importo pre-autorizzato può essere addebitato entro una settimana con Stripe e entro due settimane con Nexi. Anche per questo metodo, sarà possibile addebitare la somma  richiesta comodamente da Zak dalla sezione “Pagamenti”: - Pagamento Con il metodo di pagamento, l'ospite può effettuare un pagamento immediato per confermare la propria prenotazione da Booking engine oppure dalla Guest page. Cliccando su  “Paga adesso” infatti l’ospite completerà il pagamento e la prenotazione entrerà su Zak già garantita e pagata; meglio di così?  Va da se che questo metodo è particolarmente utile  per le tariffe non rimborsabili! Ma tutti i Gateway di pagamento supportano gli stessi metodi di garanzia? La risposta è no, infatti: - Stripe / Nexi supportano tutti i metodi di garanzia sopra elencati - PayPal supporta invece la raccolta dei soli dati della carta o il pagamento immediato Come richiedere automaticamente una garanzia via email? Una delle funzionalità più utili di Zak PMS è la possibilità di automatizzare le comunicazioni con gli ospiti che non hanno ancora garantito la propria prenotazione.  Immaginate infatti per le prenotazioni create manualmente da Youbook, sicuramente prima di indicarle come confermate, avrete bisogno di una caparra o di una garanzia appunto  di prenotazione e dunque consigliamo di crearle in opzione. È possibile da Zak indicare in ogni metodo di garanzia un apposito template che parta secondo differenti tempistiche scelte da voi, così il cliente potrà ricevere un promemoria immediato  e garantire subito la sua prenotazione. Nel caso in cui la prenotazione non venga subito garantita, è possibile impostare un secondo reminder a distanza di tot. e dopo N promemoria inviati in  precedenza. Nel caso in cui l’ospite venisse a meno di questo onere, sarà possibile impostare anche la cancellazione automatica della prenotazione, così che non dobbiate più preoccuparvene e gestire tutto manualmente! Tutti i template possono essere creati al menu Impostazioni-Template. In questo modo puoi organizzare le comunicazioni e ridurre la necessità di contattare manualmente ogni cliente: Come capire se una prenotazione è garantita? Le prenotazioni garantite presentano sempre uno scudo verde, che può essere visto a colpo d’occhio nella Home di Zak di fianco ad ogni prenotazione ricevuta in  “Ultime prenotazioni” : Oppure all’interno di ogni prenotazione: È possibile anche rapidamente da Planner filtrare per il periodo che si sta consultando tramite apposita opzione “Non garantita”; le prenotazioni già garantite diventeranno trasparenti. Come sfruttare al meglio le garanzie? Sicuramente, scegliere il metodo di garanzia associato alle proprie politiche renderà più snella e veloce la comunicazione con il cliente; ad esempio se aveste una policy di cancellazione che richiede il pagamento al 30% della prenotazione a 7 giorni dall’arrivo, non consiglieremmo di impostare una richiesta di pagamento del 50%, poiché contrastante con la politica di cancellazione. Prima abbiamo parlato solo di prenotazioni manuali, ma chiaramente i metodi di garanzia sono vantaggiosi per essere abbinati alla vendita da sito e dunque tramite Booking engine. È possibile effettuare ciò al menu Online-Online reception-Modello di prenotazione: Ricordiamo che per il Booking engine è possibile associare un massimo di due metodi di garanzia, uno per le prenotazioni rimborsabili e uno per quelle parzialmente  o totalmente rimborsabili. Concludendo possiamo sicuramente stabilire che con la configurazione di un Gateway di pagamento sicuramente: - aumenterete la vostra tutela contro ospiti potenzialmente falsi, o che non si presentano o che non rispettano i termini di cancellazione - contare sull’appoggio del gateway di pagamento in caso di controversie - evitare di inseguire clienti per la rincorsa di bonifici o richieste di pagamento - prevedere incassi e fatturato Nel caso in cui vogliate attivare le garanzie di prenotazione e avere l’aiuto del nostro Team di Assistenza, non esitate a richiederci un appuntamento telefonico per poter vedere step by step insieme le opportune configurazioni in base a quanto indicato sopra. Ecco qui anche l’articolo alla nostra documentazione online: https://kb.wubook.net/it/knowledgebase/28/docs/353-zak-metodi-di-garanzia-per-le-prenotazioni ════ • ════ • ════ ════ • ════ • ════ Wubook Staff