{"id":18703,"date":"2026-02-04T09:00:00","date_gmt":"2026-02-04T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wubook.net\/blog\/?p=18703"},"modified":"2026-02-02T09:42:06","modified_gmt":"2026-02-02T08:42:06","slug":"call-management-in-hotel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wubook.net\/blog\/call-management-in-hotel","title":{"rendered":"L\u2019arte del call management in hotel: come trasformare le telefonate in prenotazioni dirette"},"content":{"rendered":"\n<p>Care e cari WuBookers, in questo articolo parliamo di un tema che certamente sar\u00e0 gi\u00e0 stato al centro delle vostre riflessioni: il telefono. Croce e delizia degli albergatori, questo strumento \u00e8 allo stesso tempo una voce di costo (soprattutto operativo) e una risorsa. Vediamo dunque come l\u2019arte del call management in hotel pu\u00f2 far pendere l\u2019ago della bilancia pi\u00f9 verso il lato positivo e persino <strong>trasformare le telefonate in occasioni di vendita diretta<\/strong>. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"le-telefonate-in-hotel-come-potenziali-fonti-di-guadagno\">Le telefonate in hotel come potenziali fonti di guadagno<\/h2>\n\n\n\n<p>Uno degli obiettivi pi\u00f9 comuni di chi gestisce una struttura ricettiva \u00e8 generare quante pi\u00f9 prenotazioni dirette possibile. Lavorare con OTA e altri canali terzi, infatti, accresce la visibilit\u00e0 e pu\u00f2 contribuire ad aumentare l\u2019occupazione, ma spesso le <a href=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/commissioni-booking-e-airbnb-per-le-strutture-ricettive\">spese di commissione<\/a>\u00a0sono elevate e alla lunga potrebbero non essere cos\u00ec sostenibili.<br>Ecco perch\u00e9 le <strong>potenziali fonti di vendita<\/strong>\u00a0prive di intermediari \u2013 come il sito internet della struttura, i walk-in e le telefonate \u2013 devono essere curate e coltivate a dovere.<\/p>\n\n\n\n<p>Potenziali, s\u00ec, perch\u00e9 non \u00e8 detto che chi telefona sia gi\u00e0 pronto a comprare, ma dimostra un interesse molto forte che, se gestito bene, pu\u00f2 produrre numerosi vantaggi tra i quali:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>ottenere una <strong>prenotazione diretta<\/strong>\u00a0senza costi aggiuntivi per la struttura;<\/li>\n\n\n\n<li>dare un\u2019<strong>immagine positiva<\/strong>\u00a0dell\u2019albergo e migliorarne la reputazione;<\/li>\n\n\n\n<li>raccogliere <strong>informazioni importanti<\/strong>\u00a0sui viaggiatori.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Sappiamo che le agenzie online e gli altri \u201crivenditori\u201d hanno un ruolo essenziale e rimangono un canale imprescindibile per tante realt\u00e0 ricettive, ma non tutti i viaggiatori le usano per comprare. Molti infatti ne sfogliano semplicemente il catalogo per farsi un\u2019idea e poi\u00a0<strong>preferiscono entrare in contatto diretto<\/strong>\u00a0con la struttura per finalizzare l\u2019acquisto. Saper condurre la conversazione con il cliente nel modo giusto, allora, pu\u00f2 rivelarsi strategico per tutta la struttura.<\/p>\n\n\n\t\t<div data-elementor-type=\"section\" data-elementor-id=\"9444\" class=\"elementor elementor-9444\" data-elementor-post-type=\"elementor_library\">\n\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-6cfe7acd elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"6cfe7acd\" data-element_type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-6349b64e\" data-id=\"6349b64e\" data-element_type=\"column\">\n\t\t\t<div class=\"elementor-widget-wrap elementor-element-populated\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-element elementor-element-2e4a2d1b elementor-widget elementor-widget-heading\" 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Hotel<\/option>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<option value=\"Homestay\">Homestay<\/option>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<option value=\"Affittacamere\">Affittacamere<\/option>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<option value=\"Albergo Diffuso\">Albergo Diffuso<\/option>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/select>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-field-type-hidden elementor-field-group elementor-column elementor-field-group-field_8136136 elementor-col-100\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<input size=\"1\" type=\"hidden\" name=\"form_fields[field_8136136]\" id=\"form-field-field_8136136\" class=\"elementor-field elementor-size-md  elementor-field-textual\" value=\"Wong Articolo\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-field-type-acceptance elementor-field-group elementor-column elementor-field-group-field_531d1ce elementor-col-100 elementor-field-required\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<label for=\"form-field-field_531d1ce\" class=\"elementor-field-label 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Qui, ci soffermiamo su alcune buone pratiche che, in linea generale, possono aiutare a non perdere il contatto acquisito e, nel migliore dei casi, a trasformarlo in un cliente vero e proprio.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"crea-un-rapporto-di-fiducia\">Crea un rapporto di fiducia<\/h3>\n\n\n\n<p>\u2026a partire dalle presentazioni. Le prime parole sono fondamentali per fare una buona impressione e avviare un dialogo fluido. Dunque, <strong>presentarsi e dimostrare subito la propria disponibilit\u00e0<\/strong>&nbsp;nei confronti di chi chi chiama \u00e8 il primo tassello per costruire un rapporto di fiducia. \u201cBuongiorno, hotel Pincopallo, sono Claudia come posso aiutarla?\u201d suona molto pi\u00f9 accogliente di un semplice: \u201cHotel Pincopallo, mi dica\u201d. Non \u00e8 solo una questione di educazione, ma di opportunit\u00e0 e di stile di comunicazione, che far\u00e0 sentire a proprio agio (o meno) le persone dall\u2019altra parte. Ricorda inoltre che tutto contribuisce all\u2019identit\u00e0 della struttura, anche le telefonate con i potenziali ospiti.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"conosci-il-tuo-interlocutore\">Conosci il tuo interlocutore<\/h3>\n\n\n\n<p>Sotto il capitolo della fiducia rientra anche la necessit\u00e0 di conoscere il proprio interlocutore. Il primo passo \u00e8 <strong>chiedere il suo nome<\/strong>: potrai usarlo nel corso della telefonata per creare vicinanza, lavorando sul fattore empatia. Basta un semplice: \u201cPosso chiedere gentilmente il suo nome\u201d o \u201cPosso sapere gentilmente con chi ho il piacere di parlare?\u201d: sono formule passepartout che possono essere usate senza particolari timori. Ma questo \u00e8 solo l\u2019inizio. Nel corso della telefonata, \u00e8 importante <strong>fare domande<\/strong>&nbsp;per capire bene necessit\u00e0 e preferenze del viaggiatore, per guidarlo verso le soluzioni pi\u00f9 adatte e migliorare l\u2019esperienza durante il soggiorno. Cerca di andare oltre le informazioni di base come il numero di ospiti previsti e le date di arrivo e partenza: prova a capire i motivi del viaggio, le attivit\u00e0 che interessano di pi\u00f9, il paese di provenienza e gli spostamenti previsti per raggiungere l\u2019hotel. Questo \u2013 sempre che sia fatto con discrezione e cortesia \u2013 sar\u00e0 molto utile non solo per creare una buona dose di confidenza, ma anche in ottica di <a href=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/upselling-cross-selling-hotel\">upselling e cross-selling<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int3_20260202_56345.jpg\" alt=\"call management in hotel receptionist al telefono\" class=\"wp-image-18712\" srcset=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int3_20260202_56345.jpg 960w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int3_20260202_56345-300x169.jpg 300w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int3_20260202_56345-200x113.jpg 200w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int3_20260202_56345-768x432.jpg 768w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int3_20260202_56345-600x338.jpg 600w\" sizes=\"(max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"proponi-soluzioni-tagliate-su-misura-di-chi-chiama\">Proponi soluzioni tagliate su misura di chi chiama<\/h3>\n\n\n\n<p>Una camera doppia serve per due ospiti, una suite per due ospiti con un potere di spesa maggiore. Se ci limitiamo a questa visione delle cose (sicuramente vera ma un po\u2019 riduttiva), faremo fatica a vendere le nostre camere. Ad esempio, pensiamo a una coppia che vuole festeggiare un anniversario importante: \u00e8 evidente che basterebbe una camera doppia, ma magari per quel tipo di occasione potrebbe essere pi\u00f9 efficace proporre una suite, oppure una matrimoniale con un <a href=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/idee-per-creare-pacchetti-vacanza-per-hotel\">pacchetto speciale<\/a>&nbsp;abbinato (servizio spa, cena a lume di candela, tour romantico per la citt\u00e0, ecc.). Ecco cosa si intende con soluzioni su misura: gli alloggi e i servizi ancillari sulla carta sono gli stessi per tutti, ma <strong>si adattano di volta in volta alle necessit\u00e0 di chi li acquista<\/strong>. E anche in questo sta l\u2019abilit\u00e0 del receptionist al telefono.Anche i trattamenti possono variare a seconda del canale di provenienza del cliente, magari applicando <strong>una tariffa riservata a chi chiama<\/strong>, con l\u2019obiettivo di aumentare ADR e revenue. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"chiedi-un-indirizzo-e-mail-alla-fine-della-telefonata\">Chiedi un indirizzo e-mail alla fine della telefonata<\/h3>\n\n\n\n<p>Bene, il potenziale cliente ha chiamato, siete riusciti a entrare in sintonia ed \u00e8 stata avanzata una proposta. E ora? C\u2019\u00e8 un ultimo accorgimento da mettere in pratica e riguarda la chiusura o il post telefonata. Qualunque sia l\u2019esito (prenotazione finalizzata o meno), ricorda di <strong>farti<\/strong> <strong>lasciare<\/strong>&nbsp;<strong>l\u2019indirizzo mail<\/strong>&nbsp;del cliente e di inviare un riepilogo dell\u2019offerta qualora non fosse stata gi\u00e0 accettata durante la vostra chiacchierata. Oltre che come promemoria utile ad entrambe le parti, questo ti servir\u00e0 per raccogliere un contatto in pi\u00f9 da inserire nelle tue attivit\u00e0 di marketing, trasmettendo professionalit\u00e0 e attenzione per i potenziali ospiti. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"3-errori-da-non-fare-quando-si-gestisce-una-chiamata\">3&nbsp;errori da non fare quando si gestisce una chiamata<\/h2>\n\n\n\n<p>Quelle che abbiamo visto sin qui sono le accortezze consigliate, ma quali sono gli errori da evitare per non rischiare di perdere occasioni di conversione importanti? Ecco i principali:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"1-farsi-trovare-impreparati-causando-lunghe-attese-al-telefono\">1. Farsi trovare impreparati, causando lunghe attese al telefono<\/h3>\n\n\n\n<p>Il pi\u00f9 delle volte, chi chiama un albergo lo ha gi\u00e0 cercato online e ha gi\u00e0 le informazioni di base (sono quelle che lo hanno convinto a entrare in contatto!). Ci\u00f2 che vuole \u00e8 conoscere meglio i prezzi, valutare eventuali soluzioni non visibili online, chiedere maggiori dettagli sulla struttura e i suoi servizi\u2026 insomma, approfondire. Pertanto \u00e8 fondamentale che dall\u2019altra parte ci sia una <strong>preparazione impeccabile<\/strong>&nbsp;su tutto ci\u00f2 che riguarda le tariffe, le camere disponibili, i possibili sconti e offerte, le attrezzature e le facilities&nbsp;dell\u2019hotel. O, quantomeno, che si sia pronti a recuperare questi dettagli in poco tempo, senza lasciare il cliente a lungo in attesa. Questo potrebbe spazientirlo e trasmettere un\u2019idea sbagliata sul livello di (in)efficienza&nbsp;dell\u2019albergo. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int7_20260202_43807.jpg\" alt=\"call management in hotel reception\" class=\"wp-image-18709\" srcset=\"https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int7_20260202_43807.jpg 960w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int7_20260202_43807-300x169.jpg 300w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int7_20260202_43807-200x113.jpg 200w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int7_20260202_43807-768x432.jpg 768w, https:\/\/wubook.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/02\/int7_20260202_43807-600x338.jpg 600w\" sizes=\"(max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"2-lasciarsi-sfuggire-delle-occasioni\">2. Lasciarsi sfuggire delle occasioni<\/h3>\n\n\n\n<p>Non sempre si ha il tempo di gestire una telefonata nel migliore dei modi: magari ci sono ospiti in attesa del check-in o richieste pi\u00f9 urgenti da fronteggiare. Quindi, come ci si comporta in questi casi? Si risponde al telefono scusandosi da subito per il poco tempo a disposizione, <strong>ci si fa lasciare il contatto e, alla prima occasione utile, si richiama<\/strong>, possibilmente senza far passare troppe ore dalla prima chiamata. In alternativa, \u00e8 possibile impostare un sistema di registrazione dei numeri in entrata e una segreteria telefonica o messaggi di benvenuto per informare il cliente che verr\u00e0 ricontattato al pi\u00f9 presto.<\/p>\n\n\n\n<p>La velocit\u00e0 \u00e8 un fattore chiave in queste situazioni perch\u00e9, nel frattempo, il viaggiatore potrebbe aver trovato un\u2019altra soluzione e potresti averlo perso per sempre.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"3-perdere-traccia-delle-richieste-e-delle-telefonate\">3. Perdere traccia delle richieste e delle telefonate<\/h3>\n\n\n\n<p>Un altro errore abbastanza comune riguarda <strong>il monitoraggio delle richieste<\/strong>, ovvero la necessit\u00e0 di tenere traccia di chi chiama, di ci\u00f2 che desidera e dei suoi contatti. Un passaggio fondamentale, per i motivi di cui sopra e per svolgere analisi e valutazioni interne. Avere un registro con questi dettagli, infatti, serve a capire <strong>quanto le telefonate incidono sull\u2019attivit\u00e0<\/strong>&nbsp;in termini di fatturato e se ci sono margini di miglioramento, pratici e operativi. L\u2019ideale sarebbe riuscire a ricavare anche la durata media delle chiamate e gli orari in cui si concentrano di pi\u00f9, e se ci sono persone che riescono a convertire pi\u00f9 di altre a parit\u00e0 di risposta: tutti dati che possono aiutare a ottimizzare ulteriormente il processo e aumentare la revenue di questo canale.<\/p>\n\n\n\t\t<div data-elementor-type=\"section\" data-elementor-id=\"9461\" class=\"elementor elementor-9461\" data-elementor-post-type=\"elementor_library\">\n\t\t\t\t\t<section class=\"elementor-section elementor-top-section elementor-element elementor-element-7130d722 elementor-section-boxed elementor-section-height-default elementor-section-height-default\" data-id=\"7130d722\" data-element_type=\"section\">\n\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-container elementor-column-gap-default\">\n\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-column elementor-col-100 elementor-top-column elementor-element elementor-element-72eed895\" data-id=\"72eed895\" 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class=\"elementor-element elementor-element-1563a68 elementor-button-align-stretch elementor-widget elementor-widget-form\" data-id=\"1563a68\" data-element_type=\"widget\" data-settings=\"{&quot;step_next_label&quot;:&quot;Successivo&quot;,&quot;step_previous_label&quot;:&quot;Precedente&quot;,&quot;button_width&quot;:&quot;25&quot;,&quot;step_type&quot;:&quot;number_text&quot;,&quot;step_icon_shape&quot;:&quot;circle&quot;}\" data-widget_type=\"form.default\">\n\t\t\t\t<div class=\"elementor-widget-container\">\n\t\t\t\t\t\t\t<form class=\"elementor-form\" method=\"post\" name=\"Rimani aggiornato\" aria-label=\"Rimani aggiornato\">\n\t\t\t<input type=\"hidden\" name=\"post_id\" value=\"9461\"\/>\n\t\t\t<input type=\"hidden\" name=\"form_id\" value=\"1563a68\"\/>\n\t\t\t<input type=\"hidden\" name=\"referer_title\" value=\"Il blog di WuBook\" \/>\n\n\t\t\t\n\t\t\t<div class=\"elementor-form-fields-wrapper elementor-labels-\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"elementor-field-type-text 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Una delle pi\u00f9 trasversali \u00e8 il PMS: scegliere un programma di gestione dell\u2019hotel completo e performante facilita il lavoro anche quando si tratta di prenotazioni dirette. Prendiamo Zak, ad esempio. Il <a href=\"https:\/\/wubook.net\/page\/gestionale-hotel-bb-case-vacanze-9.html?_gl%3D1*6ixtac*_up*MQ..*_ga*NDAzMTkyMDUuMTc2ODgzMTQwNw..*_ga_0TFGQWK9Y1*czE3Njg4MzE0MDYkbzEkZzEkdDE3Njg4MzE0MDkkajU3JGwwJGgw\">software per strutture ricettive di WuBook<\/a>&nbsp;risponde in modo preciso a tutte le possibile problematiche elencate:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>il <strong>calendario<\/strong>\u00a0(planner) <strong>\u00e8 aggiornato in tempo reale<\/strong>\u00a0con tutte le prenotazioni provenienti da tutti i canali: questo permette ai receptionist di visualizzare subito la situazione, verificando occupazione, tariffe e prodotti disponibili per i giorni desiderati. Una consultazione immediata\u00a0che riduce i tempi di attesa anche per chi sta al telefono;<\/li>\n\n\n\n<li>il <a href=\"https:\/\/wubook.net\/page\/preventivatore-hotel-131.html\">modulo Preventivatore<\/a>\u00a0permette di creare offerte personalizzate da inviare subito al cliente, ma c\u2019\u00e8 anche un\u2019opzione in pi\u00f9. Se, al momento della chiamata, non si ha modo di produrre un preventivo, \u00e8 comunque possibile <strong>registrare i dettagli del potenziale ospite e inviare la quotazione<\/strong>\u00a0successivamente. Basta aprire una richiesta all\u2019interno di Zak: questa verr\u00e0 etichettata come \u201cmanuale\u201d (perch\u00e9 inserita a mano dall\u2019albergatore) e potr\u00e0 essere recuperata in qualunque momento per essere tradotta in offerta;<\/li>\n\n\n\n<li>nella pagina di <strong>riepilogo di tutte le richieste<\/strong>\u00a0ricevute, l\u2019hotelier pu\u00f2 decidere di visionare solo quelle \u201cmanuali\u201d per controllare quante sono state trasformate in preventivo; mentre nello <strong>storico dei preventivi<\/strong>, potr\u00e0 vedere quanti di questi sono diventati prenotazioni. Mettendo insieme i due report, si ottiene la panoramica completa dell\u2019andamento delle vendite dirette, comprese quelle telefoniche.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>In un mondo digitalizzato come il nostro, la telefonata pu\u00f2 sembrare ormai superata o persino noiosa: eppure \u00e8 una fonte importante di conversione diretta e di informazioni, soprattutto se supportata da strumenti adeguati (e gestita da personale qualificato). Un PMS per hotel come Zak \u00e8 essenziale anche per questo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In questo articolo parliamo di un tema che certamente sar\u00e0 gi\u00e0 stato al centro delle vostre riflessioni: il telefono. Croce e delizia degli albergatori, questo strumento \u00e8 allo stesso tempo una voce di costo (soprattutto operativo) e una risorsa. Vediamo dunque come l\u2019arte del call management in hotel pu\u00f2 far pendere l\u2019ago della bilancia pi\u00f9 verso il lato positivo e persino trasformare le telefonate in occasioni di vendita diretta.<\/p>\n","protected":false},"author":2638,"featured_media":18718,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[387],"tags":[],"class_list":["post-18703","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestione-hospitality","content-wrap"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Call management in Hotel: dalla telefonata alla prenotazione<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Se gestite a dovere e supportate dalla tecnologia giusta, le telefonate possono essere trasformare in prenotazioni dirette e aumentare la revenue dell\u2019hotel.\" \/>\n<meta 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