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Questa documentazione WuBooK non è più aggiornata. Per ottenere tutte le informazioni più recenti e aggiornate, vi invitiamo a consultare la nostra documentazione ufficiale

Come Configurare WuBook, in Pochi Semplici Passi


Premessa

La configurazione del pannello di controllo WuBook puo' avere più scopi:

1. La vendita diretta delle camere dal proprio sito web dell'albergo. Questo avviene tramite un widget o bottone che viene installato nel sito Web e che apre un percorso di prenotazione detto Online Reception. Attraverso l'Online Reception l'utente che visita il sito potrà consultare la disponibilità, valutare offerte speciali ed inserire una prenotazione diretta.

2. La distribuzione dei dati su diversi portali di prenotazione attraverso il channel manager. I dati inseriti su WuBook possono essere infatti distribuiti sulle varie OTA in modo da centralizzare la gestione solo su WuBook. Il channel manager aggiornerà infatti i valori di disponibilità, prezzo e restrizioni non solo sul booking engine dell'hotel ma anche sulle OTA collegate e sará in grado di ricevere automaticamente le prenotazioni provenienti da tutti i canali di vendita Online. In questo modo la disponibilità delle camere sará sempre ben aggiornata su tutti i portali di prenotazione e sul sito Web proprio dell'Hotel.

3. La distribuzione dei dati sui diversi siti “comparatori di hotel” (o metasearcher). WuBook fornisce la tecnologia fount che consente di far apparire la propria online reception anche dai portali che confrontano gli hotel e mostrano recensioni come TripAdvisor o come Google Hotel Finder.


Creazione di una nuova camera

Nella vendita su internet, con il termine camera intendiamo una tipologia di camera, ovvero una categoria o insieme di camere, cui corrisponde sempre lo stesso prezzo e le stesse restrizioni. Qualora due stanze dovessero avere, anche solo in certi periodi dell'anno, prezzi o restrizioni diverse, allora faranno parte di due distinte categorie. Il numero massimo di categorie di camera inseribili è 80. La disponibiltà della camera è il numero di stanze della stessa categoria che sono disponibili alla vendita su internet.

Seguono i parametri necessari per inserire una nuova camera.

  • Nome: il nome dovrebbe essere univoco e descrivere la tipologia di camera. Il nome può essere definito anche per ogni lingua.
  • Tipologia: indica il tipo di alloggio offerto (appartamento, camere, letti ecc.). Viene visualizzato nell'online reception.
  • WooDoo Only: se selezionata, la camera non viene venduta sull'online reception ma solo sui portali connessi al channel manager. È fortemente sconsigliato e viene usato solo in particolari casi di necessità.
  • Letti: è il n umero di posti letto previsti per quella tipologia di camera.
  • Prezzo: rappresenta il prezzo di default che popola il calendario di WuBook. Il prezzo può essere variato per ogni giorno usando gli strumenti Tabla e Sytar. È consigliabile inserire in questo campo il prezzo della tariffa piú alta (per esempio: alta stagione)
  • Trattamento: è il trattamento con cui si vende la camera: B&B, Half Board, Full Board, ecc.
  • Disponibilitá Camere: rappresenta la disponibilità di default che popola il calendario di WuBook. Per modificare questo valore, si usano gli strumenti Tabla e Sytar. È consigliabile inserire la disponibilitá massima della tipologia in questione.
  • Codice Camera: è un codice personalizzabile composto al massimo da 4 caratteri (alfanumerici) che ha lo scopo di rendere più sintetico il nome camera nelle sezioni del pannello di controllo. Esempi di codice facilmente riconducibili alle tipologie create possono essere: Dbl, Twin, Trip, Fami, ecc. Non viene pubblicato nell'online reception.

Si puó accedere a questa sezione direttamente dal seguente link: struttura - camere


Configurazione di Prezzi, Restrizioni & Disponibilitá

Per la gestione dei prezzi, delle restrizioni e delle disponibilitá esistono 2 strumenti principali: Tabla e Sytar

Entrambi gli strumenti possono modificare i valori di:

  • Prezzo: è il valore che indica il prezzo standard di vendita della camera sia per l'Online Reception sia per il channel manager
  • Disponibilitá: è il valore che indica il numero di camere disponibili alla vendita. All'ingresso di una prenotazione diretta dal proprio sito o proveniente da un'OTA attraverso il channel manager, la disponibilità viene scalata automaticamente. Allo stesso modo, quando si riceve la cancellazione di una prenotazione, la disponibilità viene automaticamente ripristinata.
  • Chiusura di Vendita: permette di sospendere la vendita online su tutti i canali di vendita (Online Reception e channel manager) simultaneamente e senza variare il valore della disponibilità.
  • Min Stay: numero di giorni di permanenza minima. Non potrà entrare la prenotazione di un soggiorno di durata inferiore al min-stay.
  • Min Stay Arrival: numero di giorni di permanenza minima a partire dal giorno del check-in. Solo i soggiorni richiesti con data di arrivo nel giorno in cui è configurato il min-stay-arrival, dovranno rispettarlo.
  • Max Stay: valore che indica la durata massima del soggiorno, al di sopra del quale non è permesso soggiornare, ne tanto meno prenotare la camera in questione
  • Close to arrival: blocca l'ingresso di nuove prenotazioni che abbiano come data di arrivo il giorno in cui il Close to arrival è selezionato
  • Close to departure: blocca l'ingresso di nuove prenotazioni che abbiano come data di partenza il giorno in cui il Close to departure è selezionato
  • No OTA: permette chiudere la vendita solo ed esclusivamente nei portali, mantenendola attiva sul booking engine di WuBook. Ha senso configurarlo solo se si utilizza il channel manager.

Si puó accedere a questa sezione direttamente dalla seguente link: struttura - piani


Configurazione della password per la CC e del Modello di Prenotazione

Configurazione dell'utilizzo delle carte di credito(cc): si tratta di decidere, inserire e confermare una password per accedere ai dati delle carte di credito rilasciate dagli utenti a conferma della prenotazione. Dalla pagina del dettaglio prenotazione sarà possibile leggere la carta di credito inserita dal cliente solo se si dispone di questa password. Se si smarrisce o si dimentica la password delle cc, se ne potrà configurare una nuova, ma tutte le cc inserite quando era attiva la vecchia password non saranno più leggibili con quella nuova. Se la password delle cc non è configurata quando il channel manager è attivo, sarà impossibile leggere le cc delle prenotazioni entrate dai portali.

Si puó accedere a questa sezione direttamente dal seguente link: amministrazione - carte di credito

Configurazione del modello di prenotazione

Per modello di prenotazione s'intende il modo con cui l'utente che prenota potrà garantire e confermare la prenotazione che inserisce su WuBook. WuBook consente di scegliere frà più modelli di prenotazione:

  • Modello differito: non viene richiesta la carta di credito a garanzia. La prenotazione non e' garantita e non è confermata ma si trova in stato di attesa di conferma. Dal dettaglio prenotazione l'albergatore potrà accettare o rifiutare la prenotazione. L'utente che ha inserito la prenotazione sa che non è confermata e che l'albergatore è libero di accettarla o rifiutarla. L'albergatore puo' richiedere un bonifico per caparra prima di accettare la prenotazione.
  • Modello Tempo Reale: Viene richiesta la carta di credito a garanzia della prenotazione che entra subito come confermata. L'utente e l'albergatore ricevono entrambi la notifica della prenotazione attraverso un email.
  • Modello Libero: Comprende sia il modello in Tempo reale che quello differito. In fase di conferma della prenotazione l'utente potrà scegliere se inserire i dati della sua carta di credito per avere una conferma immediata o se restare in attesa di un contatto dall'albergatore.
  • Modello con pagamento immediato: Richiede la configurazione in WuBook di un gateway di pagamento come paypal. Viene chiesto un pagamento in fase di conferma prenotazione.

Inizialmente l'unico modello disponibile è quello differito. È necessario Configurare l'utilizzo delle Carte di Credito per poter selezionare il modello di prenotazione Tempo reale e quello Libero.

Si puó accedere a questa sezione direttamente dal seguente link: struttura - struttura - modello di prenotazione


Configurazione della Regola di Cancellazione

La regola di cancellazione è una frase di testo che viene pubblicata nell'Online Reception in fase di prenotazione e nel voucher di conferma che viene inviato al cliente per email. Questo testo disciplina le penali applicate in caso di No Show o cancellazioni fatte senza adeguato anticipo. L'albergatore quindi, indica nella regola di cancellazione la penalità che verrà applicata in questi casi.

La policy master è la regola di cancellazione generica che viene usata per le prenotazioni dirette WuBook. La regola di cancellazione non viene inviata alle varie OTA con il channel manager ma riguarda solo la vendita diretta.

WuBook mette a disposizione delle regole predefinite con frasi standard, ma consente anche l'utilizzo di un proprio testo libero detto clausola. La configurazione avviene attraverso la selezione dei seguenti parametri:

  • Tipo Multa: tipo di penalitá della regola predefinita. (Es: prima notte, intero importo, ecc.)
  • Visualizza: consente di decidere se mostrare solo la regola predefinita WuBook, solo le clausole scritte liberamente, oppure se far apparire entrambe: prima la regola WuBook e poi il testo della clausola.
  • Valore Multa: diventa necessario specificare un valore in questo campo nel caso in cui il parametro Tipo Multa richieda un valore percentuale o a importo fisso.
  • Anticipo Minimo: è il valore che indica il numero di giorni necessari per evitare la multa in caso di cancellazione.

Si puó accedere a questa sezione direttamente dal seguente link: struttura - regole


Controllo dell'Online Reception

L'Online Reception WuBook è lo strumento di prenotazione WuBook. È il percorso o la successione di pagine web che l'utente finale usa per inserire una prenotazione diretta WuBook. Sarà accessibile dal sito web dell'albergo, ma è anche possibile visualizzarla direttamente dal proprio pannello di controllo WuBook (sull'estrema destra del pannello di controllo è cliccabile una piccola luna grigia).

L'inserimento delle camere, delle camere virtuali, dei prezzi e delle restrizioni, della regola di cancellazione ha effetto sull'online reception. Dopo aver gestito i suddetti dati si potrà controllarne facilmente l'effetto dal proprio account WuBook.

L'online reception consente di inserire una prenotazione attraverso diversi step:

  • Step 1: l'inserimento del periodo. Viene richiesta la data di arrivo e numero notti del soggiorno. Questi dati sono essenziali per effettuare la ricerca di camere disponibili.
  • Step 2: viene mostrata la lista delle camere disponibili, la lista di supplementi acquistabili e le offerte speciali attive. L'utente compone liberamente la propria prenotazione selezionando ció che preferisce acquistare.
  • Step 3: conferma della prenotazione. L'utente è tenuto ad inserire i propri dati ed eventualmente i dati della propria carta di credito per confermare la prenotazione.


Installazione del Widget sul Sito

Per widget di prenotazione si intende il piccolo form che chiede la data di arrivo ed il numero di notti del soggiorno a coloro che vogliono controllare velocemente la disponibilità della struttura dal sito web. L'installazione del widget viene generalmente fatta dal webmaster che si occupa del sito della struttura. E' possibile passare al webmaster tutte le informazioni utili per l'installazione del widget inviandogli un semplice link.

Nella sezione Struttura/Sito della extranet é possibile accedere alla documentazione tecnica che apre un'ulteriore sezione: La reception online WuBook sul tuo sito. In questa pagina troveremo un link (con tutte le informazioni utili) da inviare in un'email al webmaster per metterlo nelle condizioni di installare il form di prenotazione. Non sará necessario fornire credenziali (utente e password) di WuBook per l'installazione.

Le possibilità di personalizzazione sono moltissime. Potete usare il widget standard, un semplice link o un semplice bottone. E' possibile creare la propria form HTML completamente personalizzata. Il webmaster riceve tutte le informazioni dal suddetto link.

Si puó accedere a questa sezione della extranet direttamente dal seguente link: struttura - sito


Acquisizione di un canale nel Channel Manager

L'attivazione del channel manager richiede diverse fasi. La struttura deve essere innanzitutto già affiliata ed attiva nell'OTA. È possibile acquisire gratuitamente i primi 2 mesi di servizio di channel manager WooDoo per ogni canale disponibile. Una volta acquisito il canale, questo viene inserito nella lista dei vostri canali ”I miei Canali”. Cliccando sul link canale si accede alla pagina di configurazione del canale. Generalmente, in questa pagina è indicata la procedura di attivazione del canale.

Ogni OTA richiede una propria procedura per la richiesta di attivazione dell'interfaccia XML e quindi per l'attivazione del canale. Alcuni richiedono la compilazione di un documento, altri un'email di richiesta. WuBook facilita la procedura di connessione proprio attraverso le indicazioni e gli strumenti visibili nelle pagine di configurazione WooDoo del canale.

Per una lista completa: procedure connessione canali

Si puó accedere a questa sezione della extranet direttamente dal seguente link: amministrazione - woodoo


Come richiedere Assistenza

WuBook offre diversi modi per richiedere assistenza:

  • Ticket/Messaggi di Assistenza: Questi rimangono attivi e visibili allo staff di supporto WuBook finchè non vengono risolti. Sarà possibile visionare le proprie domande con le relative risposte ricevute con la tempistica delle risposte. Un ticket chiuso dal supporto Wubook può essere sempre riaperto se la risposta ricevuta fosse incompleta o insoddisfacente.
  • Chat Online: è possibile richiedere supporto immediato attraverso la chat. Troverete i nomi degli operatori disponibili dello staff WuBook. Scrivendo in chat il nome di un'operatore attirerete la sua attenzione.
  • Forum: Per richiedere modifiche al sistema è necessario utilizzare il forum. Considerando la notevole mole di richieste wubook utilizza il forum per valutare al meglio l'interesse e il grado di urgenza di ogni specifica richiesta.

Si puó accedere a questa sezione della extranet direttamente dal seguente link: support

get-started.txt · Ultima modifica: 2015/10/06 10:05 da arsenic

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...but don't worry :), we have a new docs here: